Applicare una firma elettronica o la marca temporale a un documento mentre lo si sta gestendo, per poi inviarlo direttamente tramite Pec: l’integrazione dei trust service nella gestione documentale è un elemento fondamentale per avere processi snelli, sicuri ed efficienti. Occuparsi in modo corretto ed efficace dei documenti è del resto un aspetto fondamentale per un’azienda. Ordini, contratti, accordi e provvedimenti costituiscono la base di strategie e azioni irrinunciabili per le attività d’impresa.
È importante però che la gestione di tale mole di documenti avvenga assicurando sempre il loro valore legale e che il processo si svolga in un ambiente sicuro e al contempo flessibile, dove la condivisione sia facile ma non esponga a rischi per la riservatezza dei dati trattati. In quest’ottica, Siav e Aruba hanno stretto una partnership per portare sul mercato una soluzione in cloud che integra trust service e gestione documentale.
Integrazione fra trust service e gestione documentale: i 5 vantaggi
I trust service integrati nei processi documentali portano semplificazione, efficientamento e, soprattutto, tutele: «Non si rischiano brutte sorprese, il valore probatorio della documentazione gestita è sempre assicurato – racconta Andrea Barbizzi, business development manager di Siav -. Un aspetto irrinunciabile, considerando che la gestione documentale viene svolta nell’ambito di processi strategici, come la sottoscrizione di un contratto o la partecipazione a un appalto».
I principali benefici dell’integrazione sono riassumibili in:
- Sicurezza e fiducia nei processi aziendali: «Con l’adozione di un trust service viene garantita in modo assoluto l’integrità dei documenti e delle transazioni – spiega Barbizzi -. I trust service certificano che il documento proviene proprio dalla persona identificata come mittente e che il documento non è stato alterato, aspetti fondamentali in tutti i processi legali o amministrativi e che permettono di evitare controversie sull’autenticità in caso di dispute».
- Compliance normativa: non solo al regolamento eIDAS, che detta le norme sui servizi fiduciari, ma anche al Gdpr. Per esempio, i trust service sono fondamentali per garantire una corretta data retention (il periodo di conservazione dei dati personali) in accordo ai tempi indicati dal regolamento europeo.
- Efficienza operativa: digitalizzando e automatizzando i processi burocratici si può sostituire in tutto il cartaceo, ridisegnando i processi in modo da ottimizzarli. Per esempio, «una grande azienda che gestisce milioni di contratti all’anno può evitare moltissime diatribe legali», suggerisce Barbizzi.
- Accessibilità e miglioramento della collaborazione: riuscendo a integrare trust service e gestione documentale e creando workflow efficaci si possono creare tavoli di lavoro virtuali sicuri e condivisi. Barbizzi spiega che «contemporaneamente si può accedere ai documenti condivisi, avendo la certezza che il documento mantiene sempre il proprio valore probatorio».
- Archiviazione sicura: «Ogni modifica è tracciata e registrata – sottolinea Barbizzi -, i documenti possono essere conservati per lunghi periodi senza avere rischi di compromissione e non perdono il loro valore legale».
Oltretutto, utilizzando processi totalmente digitali si evitano i rischi connessi al cartaceo, come la poca tutela dei dati, il rischio di compromissione dei documenti o della loro perdita, ma anche i costi di mantenimento e conservazione.
Come integrare trust service e gestione documentale
Per concretizzare tutto ciò, «bisogna rivolgersi a un provider esperto del settore enterprise content management». L’integrazione tra gestore e trust service infatti avviene a monte, non è un problema dell’utente finale. Per farlo, serve un cloud provider che metta a disposizione un’architettura di riferimento e un provider di trust service affidabile, oltre ovviamente al fornitore della soluzione di gestione documentale. È importante che i fornitori siano in grado di consigliare il cliente in maniera trasparente e competente, andando incontro alle proprie esigenze e approfondendo la conoscenza dei processi in atto in modo da reingegnerizzarli nella mia maniera corretta per renderli più efficienti secondo le reali necessità, senza sprechi di budget. Una volta ottenuta la soluzione, «il cliente potrà accedere tramite portale online, quindi web service, oppure se richiede l’integrazione nei propri sistemi potrà avere un accesso diretto alla piattaforma – spiega Barbizzi -. Le soluzioni grazie al cloud sono flessibili, scalabili e completamente personalizzabili».
Un esempio concreto per capire l’utilità pratica di avere i trust service integrati nel gestore documentale in cloud è quello del processo per accedere a un bando pubblico di gara. I processi legati al procurement possono essere molto complessi: «Una volta valutata l’opportunità di partecipare alla gara, si possono svolgere i passaggi successivi come la scrittura del capitolato tecnico e gli altri documenti di gara tramite specifici workflow – racconta Barbizzi -. Grazie alla possibilità di collaborazione in team, ognuno dei soggetti coinvolti può visionare lo stato di avanzamento della pratica fino alla conclusione e intervenire quando necessario apportando modifiche o, grazie ai trust service, firmando con valore legale e avendo sempre sotto controllo la situazione». Alla fine del processo, i documenti saranno inviati agli uffici competenti e avranno piena validità legale.
Trust service e gestione documentale, la partnership tra Siav e Aruba Enterprise
In questa direzione va la soluzione realizzata in partnership da Siav, che da trent’anni si occupa di enterprise content management, e Aruba enterprise, divisione del gruppo Aruba, cloud provider e qualified trust service provider: «La piattaforma Connect di Siav viene veicolata e valorizzata dal cloud e dai servizi trust di Aruba – spiega Barbizzi -. L’obiettivo sono le aziende che già puntano al cloud come paradigma tecnologico vincente e che vogliono soluzioni customizzabili in base ai loro bisogni». La partnership «funziona bene per le imprese perché entrambe le parti hanno team di ricerca e sviluppo e di gestione dei prodotti che permette di personalizzare al massimo la soluzione, sia dal punto di vista delle funzioni documentali sia architetturali in cloud – aggiunge Barbizzi -. Per esempio, se un’azienda ha bisogno di specifici workflow, questi possono essere realizzati in quanto la soluzione è modulare e flessibile».
Data l’esperienza sul mercato di Aruba enterprise e Siav, i due provider sono in grado «di accompagnare il cliente come partner nel percorso di reingegnerizzazione dei propri processi, consigliando con trasparenza e competenza. Infatti, per prima cosa si studiano i processi esistenti e si lavora per capire come ottimizzarli, cosa mantenere e cosa eliminare, puntando all’efficienza», conclude Barbizzi.
