L’eProcurement è il volano per ridurre le inefficienze nella gestione dei sistemi di workflow, rendendo anche più produttivo il tempo dei dipendenti che si occupano della gestione documentale. Questo quanto ribadito da Forrester, che punta l’attenzione sulla capacità delle aziende di ridurre la cosiddetta spesa “Maverick” (o “Maverick spend”).
Che cosa è la Spesa Maverick
Innanzittutto è opportuno chiarire di che cosa si parla. Con il termine Spesa Maverick si fa riferimenti agli acquisti effettuati all’interno di un’organizzazione che non sono in conformità con le condizioni contrattuali negoziate. In generale si tratta di acquisti estemporanei, che non seguono i passaggi approvativi previsti o sono gestiti al di fuori dei contratti già in essere. Ecco perché per la loro stessa natura si tratta di quelle voci di spesa più difficili da individuare. Tuttavia c’è un modo per evitare che si diffonda la presenza di questa tipologia di acquisti, il tutto con tre semplici mosse.
Guidare l’acquisto da fornitori “approvati” della società a prezzi pre-negoziati
Il principale obiettivo è non perdere gli sconti e le agevolazioni che scaturiscono da una razionalizzazione dei volumi previsionali, che dovranno essere ordinati concentrandosi su un certo numero di aziende e non disperdendo le forze.
Abilitare sistemi di approvazione degli acquisti
È fondamentale la definizione di politiche di governance che riescano ad arginare tutti quei comportamenti che veicolano l’acquisto di beni e servizi senza un controllo da parte degli organi decisionali.
Ridurre i ritardi nell’elaborazione delle fatture e gli errori
L’ufficio contabilità della maggior parte delle aziende dedica più del 25% del proprio tempo alla risoluzione degli errori (ad esempio le fatture che non fanno riferimento a un PO o il disallineamento sulla quantità e/o sul prezzo, rispetto a quanto previsto).
Secondo quanto rilevato da Forrester, le imprese che combinano strumenti di eProcurement e fatturazione elettronica riescono a raggiungere eccellenti performance in termini di contabilità con il doppio della probabilità rispetto a tutte le altre.
Va da sé che il passo successivo all’introduzione di tali strumenti è che essi siano utilizzati costantemente e correttamente. È quindi importante riuscire a trasferire alle persone i reali benefici derivanti da queste soluzioni, in termini facilità e rapidità dell’elaborazione degli ordini. Pertanto i team di progetto dovrebbero sottolineare i temi della:
Facilità d’uso
L’ufficio acquisti punta a trovare in breve tempo quello che vuole acquistare su un catalogo interno o sui siti dei fornitore approvati e, conseguentemente, ad effettuare l’ordine con il minimo sforzo anche in termini di introduzione dei dati necessari alla transazione. Si potrebbe affermare che quello che vogliono è una interfaccia utente capace di migliorare la loro “shopping experience” su Web.
Specificità delle categorie funzionali
Non sempre tutto ciò che viene acquistato ha pochi parametri come ad esempio le forniture per ufficio. Spesso infatti ci si trova ad avere a che fare con ordini complessi, composti da categorie estremamente differenti di acquisti. A queste criticità riescono a rispondere in modo efficace i sistemi di eProcurement che sono in grado di veicolare gli acquisti in base alle esigenze specifiche e di supportare la consegna e il processo di matching tra ordine e fattura.
Rapidità nell’approvazione
Non ha più senso perdere tempo in attesa dell’elaborazione dei PO, soprattutto quando si tratta di beni e servizi urgenti. È quindi necessario avere un sistema che attivi degli alert che inducano i dirigenti a rispondere prontamente alle richieste e a emettere l’ordine di acquisto senza ulteriori interventi manuali. L’obiettivo dovrebbe essere che tutti gli ordini di acquisto vengano evasi entro 48 ore.
Conformità degli ordini
È importante prevedere dei sistemi sanzionatori laddove le singole business unit non rispettino le specifiche dettate a monte. Una cattiva gestione rischia di ripercuotersi negativamente sull’intero sistema.
