Le catene di fornitura sono diventate ecosistemi ad alta complessità, le cui topografie attraversano i confini nazionali. In un momento in cui rapidità, precisione e certezza delle consegne sono fattori che influenzano in modo rilevante l’esperienza che il cliente vive e condivide, il Transport Management System (TMS) si sta ritagliando un ruolo chiave nel contribuire ad alzare l’asticella del servizio offerto.
Queste piattaforme consentono alle aziende di coordinare, monitorare e ottimizzare le operazioni di trasporto integrando flussi e processi logistici per aumentare l’efficienza e contenere i costi migliorando la qualità del servizio offerto. Ma cosa rende un TMS così strategico? Come funziona questa tecnologia e quali benefici concreti può garantire alle aziende che la adottano?
Cos’è un Transport Management System
Un Transport Management System (TMS) è una piattaforma software modulare, generalmente disponibile in Cloud, progettata per ottimizzare e gestire i processi logistici legati al trasporto delle merci.
Uno studio pubblicato di recente dall’analista Global Growth Insights stima che il giro d’affari globale legato a queste soluzioni, valutato in circa 12,52 miliardi di dollari lo scorso anno, crescerà a un tasso medio annuo composto (CAGR) del 13,33% da qui al 2033, quando arriverà a sfiorare un volume complessivo di 38 miliardi di dollari soprattutto in virtù della crescita del business dell’eCommerce e della diffusione pervasiva di funzionalità AI-based per la gestione automatizzata e intelligente dei processi della catena di fornitura.
Perché il TMS è importante per le aziende
Quello dell’ottimizzazione dei trasporti è un aspetto che riveste un’importanza crescente nelle strategie di retailer e produttori. Questo vale a maggior ragione per le realtà che operano in comparti come Manufacturing, eCommerce, Retail, Food&Beverage e Pharma, che devono garantire consegne rapide ed efficienti per soddisfare le aspettative di clienti ormai abituati a ricevere a stretto giro i propri acquisti online e ad avere sempre scaffali ben forniti dei prodotti preferiti.
Il TMS rappresenta la soluzione tecnologica ideale in particolare per tutte le aziende che gestiscono flussi logistici complessi che prevedono componenti di trasporto multimodale (mix di trasporti via aria, mare, gomma e rotaia), trasporto intermodale (utilizzo di più vettori nell’ambito della stessa spedizione) o, comunque, volumi significativi di spedizioni che si snodano lungo itinerari estesi – quindi con una portata tipicamente nazionale, internazionale o, addirittura, globale.
Un sistema di gestione dei trasporti ottimizzato consente un controllo centralizzato delle operazioni di trasferimento di merci e prodotti, migliorando la visibilità e la trasparenza lungo l’intera Supply Chain.
Un altro aspetto fondamentale è la capacità di mitigare i rischi associati ai ritardi, ai danni alle merci o alle inefficienze operative. Grazie al TMS, infatti, le aziende possono adottare strategie preventive basate su dati accurati, riducendo i costi imprevisti e migliorando la gestione delle risorse e la marginalità di prodotto.
Come un TMS può migliorare il business aziendale
Grazie a un sistema di gestione ottimizzata dei trasporti, le aziende sono in grado di:
- Ottimizzare le rotte di trasporto, riducendo tempi e costi grazie a percorsi studiati per minimizzare il consumo di carburante, i costi autostradali e i chilometri percorsi.
- Razionalizzare ed efficientare le spedizioni individuando le opportunità di miglioramento – come la riduzione dei tempi di inattività dei mezzi o l’ottimizzazione dei carichi e dello spazio occupato.
- Automatizzare i processi manuali, come la compilazione dei Documenti di Trasporto o delle bolle di carico, liberando risorse che potranno essere impiegate in attività più strategiche e riducendo al contempo gli errori derivanti da operazioni di data entry manuali, noiose e ripetitive.
- Migliorare la soddisfazione del cliente garantendo trasparenza e comunicazioni tempestive sullo stato delle consegne.
Funzionalità principali di un TMS: cosa fa un Transport Management System
Una piattaforma di gestione dei trasporti offre una vasta gamma di funzionalità pensate non solo per migliorare l’efficienza operativa e ridurre la complessità degli scenari che caratterizzano le moderne Supply Chain, ma anche per fornire l’accesso a strumenti analitici avanzati e insight utili a supportare una pianificazione strategica e data-driven di forniture e consegne.
Queste, volendo esemplificare, sono le caratteristiche più rilevanti di queste soluzioni:
- Pianificazione, gestione e sincronizzazione dei trasporti e delle consegne: confronto delle tariffe dei diversi vettori e prenotazione automatica del servizio; dispacciamento; gestione degli ordini, dei geodati e delle modalità di spedizione – aerea, navale, su rotaia o gomma – e pianificazione dell’itinerario più efficiente; ottimizzazione dei carichi; monitoraggio e tracking in tempo reale delle spedizioni.
- Gestione dei noli e dei costi di trasporto: valutazione delle offerte, gestione del contratto e degli ordini, definizione delle tariffe e dei costi di nolo, fatturazione e liquidazione dei noli nell’ambito di scenari di trasporto intermodale o multimodale.
- Cruscotti, report e analisi: previsione della domanda di servizi di trasporto, analisi delle tariffe e della redditività, adeguamento rapido a circostanze impreviste, visibilità in tempo reale sui diversi aspetti del processo di trasporto, insight previsionali e analisi di tipo “what-if”.
Pianificazione delle spedizioni e ottimizzazione delle rotte
Pianificare le spedizioni in modo efficiente calcolando le rotte ottimali per ridurre costi e tempi di trasporto rappresenta la funzionalità core di queste piattaforme, che risulta particolarmente utile nella gestione delle spedizioni internazionali o di quelle che coinvolgono aree ad alta intensità di traffico.
Il sistema tiene conto di variabili come pedaggi, restrizioni sul traffico di veicoli pesanti ed evoluzione delle condizioni meteorologiche, assicurando una pianificazione dettagliata che riduce al minimo i margini di errore, ma che lascia al contempo la massima flessibilità di adattamento nel caso in cui le circostanze alla base della stima subiscano dei cambiamenti nel corso del “viaggio”.
Monitoraggio in tempo reale delle spedizioni
Con un TMS è possibile monitorare lo stato delle spedizioni in tempo reale, offrendo visibilità sulla posizione della merce, gli eventuali ritardi accumulati e gli aggiornamenti sullo stato effettivo della consegna, identificando e risolvendo rapidamente eventuali problemi attraverso una gestione proattiva delle operazioni di trasporto.
Il tracking puntuale migliora la comunicazione con i clienti rafforzando la fiducia nel brand e ottimizzando la Customer Experience.
Automazione dei processi di pagamento e controllo fatture
Un Transport Management System automatizza tutta una serie di processi amministrativi come la verifica della corrispondenza dei DDT (Documenti di Trasporto) con quanto indicato in fattura o la gestione dei pagamenti, riducendo errori, tempi di elaborazione, controversie amministrative e contenziosi.
Gestione dei documenti di trasporto
Queste soluzioni includono funzionalità avanzate per la gestione digitale di diverse tipologie di documenti di trasporto come bolle di accompagnamento, lettere di vettura, polizze di carico, distinte dei colli e certificati doganali, garantendo la conformità alle normative locali e internazionali e scongiurando il pericolo di sanzioni e fermi amministrativi dei mezzi commerciali.
Vantaggi del Transport Management System
La capacità di analizzare i dati storici, espanderli e aumentarli attraverso funzionalità di AI e Machine Learning di cui le piattaforme TMS moderne sono ormai letteralmente “intrise”, permette alle aziende di prevedere le ricadute di eventi avversi e “intoppi” che potrebbero verificarsi lungo il percorso di consegna di materie prime, semilavorati e prodotti finiti, individuare facilmente le sacche di inefficienza e abilitare una gestione completamente digitalizzata e proattiva dei flussi di lavoro.
Oltre a questi benefici diretti, i Transport Management System assicurano vantaggi indiretti e più strategici che coinvolgono la sfera della relazione con il cliente – in termini di Customer Service, Customer Care e Brand Image.
Riduzione dei costi operativi
Funzionalità quali l’ottimizzazione delle rotte, la sincronizzazione e automazione dei processi di trasporto, aiutano a ridurre il costo totale di prodotto attraverso il progressivo superamento delle inefficienze operative ottenuto grazie ad approcci votati al miglioramento continuo – identificando e correggendo errori e sprechi a vantaggio della profittabilità complessiva.
Ottimizzazione della Supply Chain
Integrando e coordinando i vari segmenti della catena di fornitura, garantendo una gestione più fluida e strategica delle operazioni, queste soluzioni abilitano una miglior sincronizzazione tra magazzino, fabbrica e servizi logistici, riducendo i tempi di inattività e migliorando il livello di servizio percepito dal cliente.
Miglioramento della sostenibilità ambientale
L’ottimizzazione delle rotte e la riduzione dei viaggi a vuoto contribuiscono a diminuire le emissioni di Co2, rendendo l’azienda più sostenibile e riducendo l’impronta carbonica dell’intera filiera della distribuzione.
Alcune piattaforme TMS offrono anche strumenti ad hoc per calcolare l’impatto ambientale delle operazioni di trasporto, supportando le aziende nella definizione e realizzazione di strategie votate a principi di Green Supply Chain.
Aumento della competitività
Le aziende che adottano un sistema di gestione digitalizzata e smart dei trasporti sono in grado di rispondere più rapidamente alle richieste del mercato e offrono un servizio clienti superiore, distinguendosi in modo netto e nitido rispetto ai concorrenti ancorati a tecnologie e modalità tradizionali di Transport Management. Questa agilità operativa è una delle principali garanzie per un vantaggio competitivo rilevante e duraturo.
Implementazione del TMS nelle aziende
L’introduzione di un Transport Management System richiede una pianificazione accurata e spesso si accompagna a uno sforzo di integrazione rilevante con l’infrastruttura esistente e, in particolare, con gli Industrial ERP, i gestionali evoluti, i sistemi di gestione del magazzino e Document Management System.
Ogni fase del processo, dall’analisi iniziale dei requisiti e dei business needs, fino alla formazione del personale e al Change Management, è essenziale per garantire un’implementazione di successo.
Integrazione con sistemi ERP e WMS
Un TMS va necessariamente integrato nelle altre applicazioni core aziendali, come i software ERP (Enterprise Resource Planning) e WMS (Warehouse Management System), per garantire una gestione coordinata e senza soluzione di continuità tra logistica, magazzino e trasporti, ovvero i pilastri del Supply Chain Management. Questa integrazione facilita la condivisione in tempo reale (o quasi reale) dei dati e delle informazioni rilevanti lungo tutta la filiera.
Scalabilità e personalizzazione per PMI e grandi aziende
I moderni TMS sono progettati per adattarsi alle esigenze di aziende di ogni dimensione. Offrono, infatti, soluzioni scalabili e personalizzabili, anche sotto forma di servizio gestito (TMS As a Service) permettendo, così, alle PMI di dotarsi di una soluzione digitale evoluta e intelligente, che è in grado di scalare parallelamente allo sviluppo del business, e alle grandi aziende di gestire operazioni complesse in modo efficace, efficiente e automatizzato.
La possibilità di aggiungere moduli ad hoc o attivare funzionalità specifiche, come il Dock Management, la gestione dei vuoti, il supporto per i dispositivi mobili, espande la portata funzionale di un TMS e consente di personalizzare queste piattaforme, adattandole alle esigenze di ciascuna azienda.
Le tecnologie alla base del TMS: Cloud, AI, Analytics e IoT
Un sistema evoluto di gestione trasporti mette a disposizione dei Chief Supply Chain Officer l’opportunità di automatizzare flussi e processi, ma anche potenti insight in grado di orientare scelte tattiche e strategiche che riguardano la filiera.
Per poter esplicitare tutto il loro valore, queste piattaforme devono essere sostenute da infrastrutture Cloud potenti e scalabili, in grado di garantire visibilità in tempo reale e capacità di analizzare grandi volumi di dati provenienti da fonti interne ed esterne all’azienda – fornitori di servizi di trasporto e logistica, ma anche servizi meteorologici e di news online.
Le Advanced Analytics integrate nei software TMS permettono di ottimizzare le rotte e le modalità di spedizione, migliorare i tempi di consegna e la redditività, adattarsi più facilmente ai cambiamenti nella domanda di servizi di trasporto.
L’impiego di algoritmi di AI e Machine Learning ai dati rilevati sul campo attraverso sensori e sistemi IoT permette di comprendere immediatamente se, per esempio, uno sciopero su larga scala dei treni potrà avere un impatto sui costi o i tempi di una spedizione, così come se un evento meteo avverso, come una mareggiata o del vento che soffia forte lungo la rotta di trasporto, potrà causare ritardi oppure obbligare a cambiare i tragitti inizialmente previsti.
Infine, la Generative AI, che negli ultimi due anni e mezzo è stata progressivamente integrata nella maggior parte delle soluzioni disponibili sul mercato, ha permesso di potenziare alcuni aspetti chiave dei Transport Management System assicurando un’interfaccia di accesso intuitiva ai dati di trasporto e la generazione rapida di insight facilmente consultabili e utilizzabili per prendere decisioni informate.
