Digitalizzare il sistema di tracciabilità dei rifiuti industriali: il tema è oggi di grande attualità perché di recente è stato pubblicato il decreto 4 aprile 2023, n. 59, che regolamenta il nuovo sistema e istituisce il Registro Elettronico Nazionale, noto come RENTRI. Tale iniziativa risponde alla crescente necessità, sentita anche a livello comunitario, di adottare misure che garantiscano il monitoraggio accurato del ciclo di vita dei rifiuti pericolosi, al fine di proteggere l’ambiente e la salute.
Tracciabilità dei rifiuti, trasparenza e il ruolo del digitale
Come in qualsiasi altro ambito, la tracciabilità dei rifiuti si ottiene attraverso un processo trasparente e abilitato dal digitale. La digitalizzazione offre la possibilità di semplificare numerosi adempimenti documentali e di favorire la condivisione delle informazioni tra gli attori chiave del settore, che nella fattispecie sono i produttori, i trasportatori e gli smaltitori.
Scopo del RENTRI è proprio questo: creare una nuova forma di tracciabilità dei rifiuti basata interamente sul digitale, con lo scopo di creare efficienza, semplificare gli adempimenti e, tramite la condivisione obbligatoria di documenti digitali, darne visione alle autorità in modo non dissimile a quanto accaduto nel 2019 con la fattura elettronica. Il passo avanti rispetto all’era della carta è determinante non solo in termini di efficienza, ma anche di abbattimento di errori, dimenticanze, successive correzioni ed eventuali manomissioni che, nell’ambito della normativa ambientale, possono portare a sanzioni estremamente rilevanti per i soggetti giuridici e quelli fisici. In quest’ambito, il tema della compliance è assolutamente centrale.
A differenza della fattura elettronica, però, la quantità di attori coinvolti rende la situazione più complessa, e non è un caso che i soggetti obbligati alla registrazione al RENTRI (imprese che producono rifiuti pericolosi con più di 50 dipendenti, gli enti e le imprese che effettuano il trattamento dei rifiuti, trasportatori…) abbiano 18 mesi per adeguarsi, e si arrivi fino al 13 febbraio 2026 per i produttori di rifiuti speciali pericolosi con meno di 10 dipendenti. Proprio in virtù della complessità dell’ecosistema e dei rischi annessi, è il caso pensarci fin da subito.
Un mondo dominato dalla carta
Loris Marchiori, Corporate Communication Director di Archiva Group, ci spiega che nell’ambito della gestione dei rifiuti gli attuali flussi documentali sono prevalentemente (o quasi del tutto) cartacei. I documenti principali sono tre:
- il FIR (Formulario di identificazione del rifiuto);
- il Registro di Carico e Scarico;
- il MUD (Modello Unico di Dichiarazione Ambientale). Questo, citando la Camera di Commercio di Firenze, è «una comunicazione che enti e imprese devono presentare annualmente, nella quale indicare la quantità e la tipologia di rifiuti che hanno prodotto e/o gestito nel corso dell’anno precedente».
Who's Who
Loris Marchiori
Il FIR, in particolare, segue l’iter del rifiuto ed è quindi prodotto in 4 copie: una per il produttore, una per il trasportatore, due per lo smaltitore, che dovrà confermare (o meno) la quantità e la tipologia di rifiuti ricevuti e inviare una PEC o una e-mail (è ancora possibile anche la raccomandata) al produttore, che a sua volta la userà per la compilazione del MUD annuale. Tutto rigorosamente cartaceo, almeno nella maggior parte dei casi e per buona parte del processo. Con RENTRI, tutto ciò diventa digitale, compreso il MUD e l’altro grande protagonista del flusso, ovvero il Registro di Carico e Scarico, che oggi è cartaceo, va acquistato dall’azienda e vidimato pagina per pagina dalla Camera di Commercio competente.
La soluzione Archiva: Rifiuti Smart e l’ecosistema Requiro Cloud
Parlando di sfide e soluzioni, Marchiori ci spiega che la presenza di molti stakeholder e un livello di maturità digitale non impeccabile sono senza dubbio le sfide principali della digitalizzazione dei flussi documentali, un ambito che vede l’azienda in prima linea con l’applicazione Rifiuti Smart e altre soluzioni integrate, tra cui la conservazione documentale a norma.
Archiva, che approfondirà il tema il prossimo 10 ottobre durante l’evento ChangeUp a Verona, incentra la propria proposta sul concetto di ecosistema, che trova una manifestazione tangibile in Requiro Cloud, di cui fanno parte Rifiuti Smart e altre soluzioni di gestione documentale. Se infatti Rifiuti Smart è una soluzione progettata appositamente per rispondere alle esigenze del RENTRI, l’elemento di differenziazione e di massimo valore è la sua integrazione in un toolbox di strumenti digitali con cui le aziende possono gestire in modo compliant tutto il ciclo di vita del rifiuto. Si è citata la conservazione a norma dei documenti, fondamentale in un ambito che può sfociare in importanti illeciti penali, ma trovano utile impiego anche le tecnologie di firma digitale, i sistemi di gestione delle PEC aziendali e molto altro.
A proposito della nuova tracciabilità dei rifiuti, il manager Archiva sottolinea che «la gestione dei flussi documentali non diventerà digitale end-to-end fin da subito, ma dovrà passare attraverso una forma ibrida in funzione della maturità digitale degli operatori che compongono la filiera. Gli attori sono tanti, e non possiamo pensare che tutti adottino la nostra soluzione; potrebbe esserci bisogno, a un certo punto, di stampare un documento e di consegnarlo, per poi gestire al meglio il dato di ritorno (dallo smaltitore, ndr). Ecco perché è necessario un ecosistema di soluzioni che, per esempio, gestiscano al meglio le caselle PEC e archivino a norma documenti e comunicazioni, dando loro valore probatorio».
È dunque unendo diversi tasselli, con al centro Rifiuti Smart, che le aziende possono realmente adeguarsi a una prescrizione normativa, o meglio trasformarla in un’opportunità di efficienza, innovazione e, cosa tutt’altro che secondaria, di certezza di conformità normativa.
