Aziende e organizzazioni di oggi hanno bisogno di utenti “collaborativi”, che usino strumenti basati su tipici meccanismi “social” – gruppi di lavoro, bacheca, notifi che – per dar vita a processi più veloci ed efficienti. Processi, sia strutturati che non strutturati, che possono così essere tutti tracciati, eliminando passaggi “estemporanei” difficilissimi da controllare, come email e telefonate.
Così si può spiegare il concetto di “utente collaborativo” che Top Consult ha introdotto con Pratiche Collaborative e Workflow Collaborativo, i nuovi moduli del suo sistema “TopMedia Social NED”, che agiscono in stretta sinergia con il modulo Groupware già sul mercato.
L’utente collaborativo nella visione di Top Consult sfrutta il modulo Groupware nei processi non strutturati, per creare, condividere e archiviare documenti nei gruppi di lavoro di cui fa parte. Nei processi strutturati, invece, con i nuovi moduli l’utente opera in modo più evoluto gestendo in forma collaborativa anche i passaggi di pratiche, attività e informazioni entro flussi formalizzati come un ciclo di vendita o d’acquisto, o la realizzazione di una commessa.
«L’obiettivo di base è evitare l’uso dell’email entro l’organizzazione – racconta Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore di Top Consult -: perciò abbiamo sviluppato il modulo Groupware, che crea un social network aziendale protetto, dove si possono formare team di lavoro temporanei che usano un ambiente di Authoring e condivisione di documenti, comunicando tramite l’interfaccia “Bacheca”, che traccia le attività, note e chat di tutti i partecipanti».
Groupware, continua Zaffagnini, è l’ideale per gestire processi non strutturati, tipicamente di ricerca e sviluppo o marketing, ma l’idea nuova di Top Consult è che le funzioni di questo modulo possono supportare anche i processi strutturati, già formalizzati entro il gestionale o l’ERP. «Per esempio per il ciclo passivo nel sistema informativo tutto parte dall’input dell’ordine, ma le attività precedenti – come la definizione della Richiesta D’Acquisto (RDA), o la selezione dei fornitori – sono gestite in modo informale, con telefonate ed email».
Discorso simile per i workflow: se il manager che deve approvare un acquisto ha un dubbio, chiama il buyer al telefono o gli scrive una mail, e così il passaggio decisivo non è tracciato nel sistema. «Per questo abbiamo pensato di definire una gestione delle pratiche e una dei flussi d’attività nei processi strutturati che sfruttano le funzioni del Groupware: da qui sono nati i due nuovi moduli».
I vantaggi, conclude Zaffagnini, sono evidenti. «Da una parte l’utente rimane sempre collegato ai colleghi coinvolti nei suoi stessi progetti e attività, e quindi aggiornato in tempo reale su ciò che succede, cosa che accelera il processo e massimizza l’allineamento di tutti i partecipanti. Dall’altra il sistema traccia tutto ciò che succede: passaggi, interventi, attività, con i relativi tempi e documenti associati. Questi nuovi moduli sono un altro esempio di come la nostra suite TopMedia Social NED ha rivoluzionato il modo di fare gestione documentale».
