Lo Studio di Commercialisti Barberi, più di un anno fa, ha deciso di avviare un progetto “paperless” dotandosi degli strumenti necessari per digitalizzare i processi lavorativi e dematerializzare la gestione documentale.
Oggi, quindi, i documenti dei clienti non sono più stampati ma conservati in pdf secondo quanto previsto dalla normativa sulla conservazione a norma. Il cliente firma i file che sono archiviati nelle cartelle sui server seguendo esattamente la stessa logica del processo di gestione documentale su carta. I servizi di conservazione a norma sono offerti anche ai clienti che non si servono dello Studio per i servizi tradizionali.
L’implementazione del progetto ha previsto l’indroduzione di un software per la Gestione Elettronica Documentale (GED) e la Conservazione Digitale a norma; la strumentazione per la firma grafometrica, che consente di far firmare ai clienti i documenti anche fuori dallo Studio e salvarli direttamente sul server dell’ufficio; monitor doppi per il personale operativo per facilitare la visualizzazione contemporanea di più documenti e l’attività di registrazione in ottica “paperless”.
Inoltre è stato necessario provvedere alla formazione dei Professionisti attraverso la partecipazione ai corsi offerti dall’Ordine dei Dottori Commercialisti locale e a quelli di altri enti impegnati sul tema, alla formazione tecnica del personale operativo e alla definizione di un percorso graduale di implementazione individuando i processi lavorativi da digitalizzare e i documenti da dematerializzare, secondo un calendario prestabilito.
Tutto questo ha portato a una riduzione di circa il 70% del consumo di carta, a una significativa riduzione del tempo medio di giacenza dei documenti del cliente presso lo Studio – con conseguente ampliamento degli spazi disponibili -, al miglioramento nella gestione degli archivi e alla riduzione del tempo dedicato alla loro consultazione e, non da ultimo, all’attrazione di nuovi clienti grazie al servizio di Conservazione digitale a norma.
Nel suo percorso verso la digitalizzazione completa dei processi, per il futuro lo Studio prevede l’implementazione di un portale dedicato alla eCollaboration, che conterrà un’area riservata alla quale ciascun cliente potrà accedere con proprie credenziali, verso una piena condivisione di documenti e informazioni in genere. Inoltre sarà realizzato anche un Content Management System (CMS) per un costante aggiornamento dei clienti su notizie rilevanti.
Caso tratto dal report “Le best practice nel mondo delle professioni: una selezione ragionata di casi di studio eccellenti” dell’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale del Politecnico di Milano
