Secondo l’opinione degli esperti, i sistemi gestionali fanno un salto generazionale ogni dieci anni (da Osservatorio Cloud Transformation Politecnico di Milano). La sostituzione di un sistema gestionale (ERP) è un processo complesso, che inizia con l’analisi delle necessità e delle aree di miglioramento, continua con l’implementazione della nuova soluzione e si conclude con la formazione e il supporto. Durante questo processo, sono necessarie varie competenze, sia tecniche che relazionali, per stabilire una buona empatia con il cliente.
Con quarant’anni di esperienza, la software house italiana SAEP Informatica conosce a fondo queste trasformazioni e sa accompagnare i propri clienti attraverso lo sviluppo di soluzioni ERP, progettate con un approccio tailor made per rispondere alle diverse esigenze aziendali, grazie alle persone che vi lavorano. Sono migliaia le installazioni effettuate presso aziende dei settori più diversi, che hanno condotto SAEP Informatica a sviluppare un sistema ERP modulare, scalabile e multiaziendale. Ne abbiamo parlato con Silvia Ostinelli, Team leader consulenza ERP e Marco Cattaneo, Team leader sviluppo ERP di SAEP Informatica.
Quando è il momento di cambiare l’ERP: i motivi di una scelta
Quali sono i motivi che spingono le aziende a effettuare il cambio dell’ERP (Enterprise Resource Planning)? «Normalmente, quando si arriva a fare un cambiamento di ERP è perché il software è diventato obsoleto e non sono più previsti degli aggiornamenti di release», risponde Marco Cattaneo. «Spesso si tratta di investimenti fatti una decina d’anni prima, o addirittura venti… Arriva un punto in cui il software non supporta più le esigenze che sono emerse nel corso degli anni, anche se l’azienda, per sopperire a queste mancanze, si è dotata di altre applicazioni, ha aggiunto ‘pezzi’…».
Capita che a volte a cambiare sia l’azienda, la sua organizzazione, dando luogo a nuove esigenze. «Questa, per esempio, potrebbe essere un’altra spinta al cambiamento», aggiunge Silvia Ostinelli. «La fusione fra diverse aziende vuol dire tante basi dati diverse, in cui le integrazioni diventano complesse. Ad esempio, per avere un bilancio consolidato occorrerebbe estrarlo da tante contabilità diverse e poi mettere tutto insieme… Non ultimo, a spingere un’azienda a cambiare può essere anche il desiderio di non essere tagliata fuori dal mercato, se i competitor si sono già dotati di prodotti che permettono di essere più innovativi: insomma, un’azienda o si rinnova o è finita».
Primo passo: chiarire gli obiettivi che si vogliono raggiungere
In un progetto di digital innovation di un sistema gestionale occorre tenere presenti molti fattori. Ma quali? «Quello che bisogna mettere in chiaro da subito sono gli obiettivi», chiarisce Cattaneo. «E per comprendere gli obiettivi è necessario parlare con tutta l’azienda, cioè con tutte le persone coinvolte, dal management al magazziniere, perché ognuno porta il suo contributo nel chiarire quali sono i punti critici della propria realtà. Anche se il nostro cliente è un’azienda, il vero cliente finale è l’utente che sta davanti al terminale e inserisce i dati».
Secondo una statistica di Gartner, oltre il 50% dei progetti ERP fallisce nel raggiungere gli obiettivi prefissati. Per questo, le aziende devono affidarsi al fornitore giusto per la sostituzione del sistema gestionale. «La parte di addestramento del personale è molto importante e non va messa in secondo piano», spiega Ostinelli. «Uno dei fattori principali da tenere presente per l’organizzazione del progetto è partire dall’inizio con un gantt ben stabilito, strutturato, con le risorse destinate e poi rispettarlo senza tralasciare nulla.
Parliamo di best practice, nel senso che sono buone prassi per finalizzare il progetto, affinché dia un beneficio; anche perché si tratta sempre di investimenti importanti», prosegue Ostinelli.
Oltre al software, le aziende hanno bisogno di consulenza mirata…
Sembra quindi che le caratteristiche innovative di un software ERP, pur rimanendo il principale fattore abilitante per l’operatività delle imprese, non siano le uniche a dover essere prese in considerazione. «C’è l’importanza della consulenza», interviene Silvia Ostinelli. «Noi di SAEP Informatica siamo dei consulenti, seguiamo il cliente con dedizione. È questo che fa la differenza, non tanto il software gestionale, che, in fondo, esiste da decine d’anni. Siamo in grado di fornire alle aziende quella parte in più che serve per completare il progetto insieme a loro. Attiviamo una fase empatica di analisi di tutti i processi, delle necessità. Insomma, in ultimo direi che il fattore abilitante non è soltanto il software, ma è anche la parte, diciamo così, umana, del progetto», conclude Ostinelli.
Empatia, analisi, consulenza. Ma al cuore del sistema informativo aziendale restano i dati. «Il sistema ERP si integra con altre funzioni, con altri software, diventa centrale», illustra Cattaneo. «Questa è un’altra delle nostre competenze: integrare i software non vuol dire semplicemente che questi parlano tra di loro, ma che lo fanno in modo efficiente. Questo è un passaggio che spesso viene sottovalutato. Anche quando parliamo di intelligenza artificiale, alla base ci sono i dati».
… e di sicurezza
Parlando di dati non si può non toccare il tema della sicurezza. «Più punti si aprono in un ecosistema, più ci sono delle criticità», fa notare Cattaneo. «Anche in questo, quindi, cerchiamo di aiutare il cliente facendogli capire che non sempre la soluzione migliore del mercato è quella giusta. È migliore quella giusta per quella azienda, per le sue esigenze, per i suoi utenti. Ragionare in termini assoluti di tecnologia può essere pericoloso», mette in guardia Cattaneo.
I vantaggi della sostituzione dell’ERP
Un’azienda che decide di sostituire l’ERP lo fa perché convinta che ne otterrà dei vantaggi. «Uno dei vantaggi della sostituzione del sistema gestionale è sicuramente l’ottimizzazione dei processi», dichiara Silvia Ostinelli. «Il cliente riesce a guadagnare del tempo migliorando l’efficienza delle proprie procedure. Ad esempio, operazioni che prima venivano fatte manualmente o in modo semiautomatico, poi avvengono in modo automatico, diventano tutte interconnesse. Il cliente ha un guadagno di tempo che può spendere per verifiche di qualità, anziché nel puro e semplice data entry».
Marco Cattaneo aggiunge: «Una soluzione nuova è anche più sicura, perché viene sviluppata con criteri nuovi e va a correggere delle mancanze precedenti. E questo è un aspetto importante. Inoltre, apre a nuove possibilità, perché difficilmente un’azienda potrà inserire l’intelligenza artificiale in un ERP che ha vent’anni…».
SAEP Informatica, tutto ciò che serve per la digital transformation
Per accompagnare le aziende nei processi di digital transformation è necessaria una continua formazione sulle soluzioni tecnologiche. Come si prepara SAEP Informatica? «La nostra azienda investe molto nella formazione e nella preparazione di innovation manager interni», spiega Ostinelli. «L’azienda ci permette di seguire dei corsi di aggiornamento. Inoltre, al nostro interno esistono figure, come il manager dell’innovazione, e un ufficio dedicato che segue la parte di sviluppo dell’intelligenza artificiale. Su questo abbiamo cercato di partire per tempo e di non rimanere indietro.
Non soltanto per renderci più accattivanti sul mercato, ma anche per garantire ai nostri clienti che possono fidarsi; siamo sul pezzo, possono stare tranquilli, non rimarremo indietro su nessun aspetto», prosegue Ostinelli.
«Un’altra caratteristica della nostra innovazione – conclude Marco Cattaneo – è che al termine di ogni progetto inseriamo una fase di valutazione. Cosa è andato bene? Cosa si poteva gestire meglio? In modo da tenerlo presente per le prossime innovazioni che introdurremo con altri clienti».
Per SAEP Informatica trovare soluzioni innovative vuol dire curare gli aspetti più trasversali. Ad esempio, come capire le esigenze del cliente, come razionalizzarle in un progetto. Proprio quello che ci si aspetta da una società di informatica: avere una visione aperta. Ciò che serve per fare un buon progetto di digital transformation.
