Sogegross è tra i primi venti gruppi privati in Italia nel settore della grande distribuzione organizzata; ha sede a Genova e gestisce una rete di 120 negozi di proprietà e oltre 150 affiliati, con 700 milioni di euro fatturati. Il Gruppo ha avviato un importante progetto che punta alla digitalizzazione di tutti i processi amministrativi riguardanti il ciclo ordine-pagamento.
L’obiettivo è la digitalizzazione della grande maggioranza dei documenti, attualmente circa 2 milioni all’anno, attraverso la gestione strutturata dei processi di accettazione e verifica della fattura, la conservazione sostitutiva a norma di legge e l’adozione di un workflow per la gestione dei cicli approvativi e di condivisione dei documenti. Sarà inoltre esteso l’utilizzo dell’EDI per lo scambio documentale con i fornitori, che sono oltre 2.000, e verrà realizzato un portale per coloro che non utilizzano l’EDI o la PEC, altra alternativa disponibile.
«Avevamo l’esigenza di snellire i nostri processi, che avevano delle zone d’ombra che causavano inefficienze e ritardi – afferma Lucio Tamagno, Direttore Organizzazione e Sistemi di Sogegross -. Puntiamo a non generare più carta ove non sia strettamente indispensabile e a non far più circolare i documenti cartacei ricevuti, rimanendo sempre in possesso dell’informazione ».
L’obiettivo ultimo, spiega il manager, è quello di recuperare efficienza e far fronte a uno scenario di complessità crescente: «Nel settore della GDO ci troviamo da anni ad affrontare la riduzione progressiva dei margini, mentre le attività amministrative diventano sempre più complesse da gestire. L’unica via d’uscita è l’innovazione ». Dopo aver realizzato una gara, Sogegross ha scelto di affidarsi a TESISQUARE, società operante nel mondo delle soluzioni collaborative, dell’EDI e della dematerializzazione da oltre quindici anni, adottando la piattaforma “end-to-end” TESI Paperless. In dettaglio, il progetto copre tutti i processi di dematerializzazione (scansione, ricezione carta, ocr, portale ed EDI) dei documenti e dei connessi processi e cicli approvativi, in particolare tutte le fatture attive e passive, sia in carta che in pdf che via EDI, Bolle, resi fornitori e contestazioni fatture. Al fine di realizzare una concreta digitalizzazione del processo si è provveduto all’integrazione dei dati sia con il CRM sia con il sistema gestionale, per le scritture contabili.
«Le merci ordinate e fatturate vengono messe a confronto con la bolla di consegna: se corrispondono, il benestare al pagamento del fornitore viene dato in automatico, in tempi rapidissimi – spiega Tamagno. Già oggi oltre il 60% degli invii non ha avuto più bisogno dell’intervento umano. Mi aspetto che la riconciliazione automatica salga fino all’80%». Questo grazie all’estensione dell’EDI, che coinvolgerà 150 fornitori e all’attivazione del portale fornitori dedicato a chi scambia poche fatture: «Anche per loro ci sarà il vantaggio della tempestività, oltre quello di sapere quando saranno pagati. Avere queste informazioni disponibili online riduce di molte ore il lavoro delle persone che rispondono al telefono».
