Si fa presto a dire collaborazione. Ma realizzarla e renderla smart? La Smart Collaboration è un pilastro dell’azienda agile e competitiva, un approccio che va oltre il concetto di Smart Working o l’utilizzo di piattaforme tecnologiche per la collaborazione in azienda. Si tratta, infatti, di un modello che parte dalle persone. Come scrive l’esperta Heidi K. Gardner nel suo libro “Smart Collaboration”, le aziende oggi devono vincere la sfida di risolvere problemi complessi posti dai loro clienti che spaziano dalla compliance normativa alla cyber sicurezza e che solo team multidisciplinari possono affrontare lavorando insieme in modo intelligente.
Che cos’è la Smart Collaboration
La Smart Collaboration è una forma di collaborazione tra team di lavoro resa altamente efficiente dalle piattaforme tecnologiche. Permette di far interagire persone con competenze anche disparate e che si trovano in sedi diverse, sia su scala nazionale che internazionale. È uno Smart Working potenziato dagli strumenti di Unified Collaboration and Communication (UCC) e – elemento altrettanto importante – da una nuova cultura aziendale capace di spezzare i silos tra team. Molte aziende, si legge nel libro della Gardner, ex consulente di McKinsey e professoressa della Harvard Business School e ora insegnante alla Harvard Law School, hanno infatti messo insieme negli anni professionisti specializzati che lavorano all’interno di funzioni dedicate a specifiche attività ma che non collaborano tra di loro. E se la collaborazione avviene è spesso disorganizzata e anche costosa. La Smart Collaboration apre le porte a un approccio molto più produttivo capace di dare slancio all’innovazione.
Il mercato: nel post-pandemia sempre più collaborazione smart
Il mercato della Smart Collaboration – o Enterprise Collaboration, come la definisce Mordor Intelligence – è valutato in 36,24 miliardi di dollari nel 2020, con un CAGR di quasi l’11% tra 2021 e 2026. Cloud, Analytics, intelligenza artificiale e altri strumenti avanzati per migliorare la produttività interna sono parte di questo mercato. Secondo Mordor uno dei fattori dietro questa crescita è la generazione di volumi sempre più grandi di dati, che porta all’implementazione di workload basati sul Cloud.
Altra spinta alla Smart Collaboration è l’adozione sempre più veloce del BYOD (Bring-Your-Own-Device) e di altre soluzioni di mobilità.
Tra le sfide ci sono invece quelle della sicurezza: gli attacchi informatici alle soluzioni di collaborazione può scoraggiare l’implementazione da parte delle imprese, preoccupate dal potenziale accesso a comunicazioni e dati sensibili.
Tuttavia la rapida diffusione dello Smart Working porterà a una conferma delle modalità di lavoro ibride e continuerà a spingere il mercato della Smart Collaboration. Basti pensare al caso di Microsoft Teams, che ha registrato un incremento del 40% della domanda durante la crisi sanitaria e i lockdown. Il trend è consolidato tanto da aver spinto Microsoft a lanciare nuove funzionalità per Teams che guardano a un futuro di collaborazione in ambienti ibridi, come il miglioramento delle riunioni virtuali, destinate a entrare nel New Normal.
Smart Collaboration: quale ruolo ha nelle aziende
Da anni il mercato spinge le imprese ad essere più veloci, flessibili e aperte alle innovazioni, non solo tecnologiche ma di pensiero. La Smart Collaboration diventa così fondamentale per aziende che vogliono essere globali e competitive e che sempre più spesso sono basate su team distribuiti che devono poter comunicare e collaborare in sicurezza tramite qualunque dispositivo connesso a Internet.
La Smart Collaboration permette di superare le limitazioni dello spazio: l’ufficio è ovunque e la collaborazione produttiva si ottiene con le piattaforme software. La Smart Collaboration può avvenire in ambienti virtuali, ma anche in sedi fisiche, che però si estendono oltre l’ufficio: possono essere un caffè, la sala lounge di un aeroporto o un ambiente di co-working. La Smart Collaboration si traduce così in un nuovo Smart Workplace altrettanto dinamico e distribuito.
Quali sono i vantaggi della Smart Collaboration
La Smart Collaboration può portare alle imprese numerosi vantaggi. Ecco i principali:
- Una collaborazione più efficiente tra team basata anche sull’accesso a dati centralizzati, in tempo reale e con tutti gli applicativi.
- Aumento della produttività.
- Incremento dell’engagement: la Smart Collaboration stimola le persone a contribuire al massimo delle loro possibilità.
- Aumento della creatività: la Smart Collaboration spinge a usare il lateral thinking, potenziando la capacità dei team di trovare soluzioni più efficaci ai problemi e prodotti e servizi più in linea con le domande del mercato, o addirittura capaci di anticiparle. Questo si traduce anche in maggiore soddisfazione dei clienti.
- I software per la collaborazione smart permettono anche di spostare il personale su compiti ad alto margine. Ne consegue un incremento di ricavi e utili per l’azienda.
- Maggior capacità di attrarre e trattenere talenti: dipendenti più protagonisti nei processi e nei risultati sono più gratificati e migliori “sponsor” della propria azienda.
I tre pilastri della Smart Collaboration: la vision di Pipeline
Sicurezza, assistenza, formazione: questi i tre pilastri della Smart Collaboration secondo Pipeline, l’azienda italiana che affianca le organizzazioni nel loro percorso di crescita e digitalizzazione. Come Gold Partner Microsoft, Pipeline realizza soluzioni integrate cloud, on-premise e ibride, rivolgendosi a imprese di ogni dimensione, startup incluse. Pipeline ha sviluppato la piattaforma Pipeline 365 che si basa sull’architettura di Microsoft 365.
In merito alla sicurezza, occorre ricordare che, in un contesto di lavoro smart o ibrido, l’accesso ai sistemi e alle risorse aziendali avviene da reti e device disparati, anche personali o pubblici, e per questo è necessario blindare gli scambi di comunicazioni e documenti ma anche gli accessi alla rete e ai dati aziendali con servizi di sicurezza ad alto valore aggiunto. Con Pipeline 365 è possibile avere un backup e ripristino dei dati in cloud in tutta sicurezza, verificare l’identità degli accessi alle risorse aziendali con l’autenticazione a più fattori (MFA) e proteggere l’endpoint con le soluzioni più aggiornate in termini di cybersecurity.
Secondo pilastro della Smart Collaboration messa in evidenza in Pipeline 365 è l’assistenza: in uno scenario in cui le persone lavorano da remoto, è fondamentale avere un servizio di supporto e assistenza sempre attivo in casi di problemi al PC, alla rete, a un applicativo e così via.
Infine, ma non meno importante, la formazione: la Smart Collaboration e i suoi strumenti si studiano e si imparano ad usare, non solo perché le persone e le aziende ne traggano il massimo a livello di produttività, ma perché rientrino in un vero cambio di mentalità. La formazione è un modulo aggiuntivo rispetto al pacchetto base Pipeline 365, ma Pipeline ha deciso di offrire sconti speciali sui contenuti di education per andare incontro alle esigenze delle imprese. Le competenze sono infatti un cardine dell’implementazione della Smart Collaboration e l’accesso alla formazione è fondamentale, ma ai clienti viene lasciata la flessibilità di aggiungere solo i moduli che servono, a seconda della tappa in cui si trovano nel loro percorso di digitalizzazione.
Quali caratteristiche deve avere un buon software di Smart Collaboration
Diverse sono le caratteristiche, quindi, che deve avere un software di Smart Collaboration: deve abilitare, infatti, non solo l’incremento della produttività ma tutti i vantaggi di questo approccio. Eccone alcune chiave:
- Efficacia nel far interagire team distribuiti, permettendo una collaborazione fluida indipendentemente dal device utilizzato e dalla posizione geografica. Un esempio possono essere le esperienze immersive durante le sessioni di videoconferenza.
- Ottimizzazione dei workflow: i team sono sempre aggiornati e connessi, le risorse sono messe in comune, l’evoluzione dei processi operativi aziendali è chiara e trasparente, i progetti si portano a termine più rapidamente.
- Centralizzazione dei dati: una piattaforma unica (spesso sostenuta dal cloud) permette di spezzare i silos anche tra i dati, con risparmio di tempo e guadagno in efficienza. Un buon software d Smart Collaboration deve saper integrare i diversi sistemi aziendali (CRM, HR, ERP…), creando uno spazio di collaborazione unico e omogeneo.
- Abilitazione di una comunicazione bidirezionale e multicanale: la Smart Collaboration porta a un ripensamento dell’organizzazione aziendale anche in termini di scambio paritario di opinioni e risorse. L’ambiente di collaborazione è più coinvolgente e stimola un ruolo proattivo da parte delle persone, che possono vedere in tempo reale chi è connesso e condividere idee.
- Abilitazione di meccanismi di feedback continuo: questi agevolano la riuscita dei progetti di Smart Collaboration fornendo costantemente informazioni sull’efficacia (o non efficacia) degli strumenti usati.
