Gli shadow process, detti anche processi ombra, sono un fenomeno molto diffuso nelle aziende. Rappresentando il lato oscuro della governance, il termine si riferisce a tutti quei processi gestiti manualmente o in maniera destrutturata tramite l’uso di fogli elettronici e strumenti extra sistema. Queste pratiche possono sembrare soluzioni rapide e flessibili per soddisfare le esigenze lavorative immediate ma, oltre a creare opacità informativa, comportano dei rischi a livello di sicurezza e di compliance. Di conseguenza, molte aziende riconoscono la necessità di integrare queste soluzioni non ufficiali in un quadro IT più robusto, capace di garantire sicurezza, trasparenza e una centralizzazione governata delle informazioni. Un caso d’esempio è quello di Laboratorio Farmaceutico SIT che, come spiegato nel video, ha risolto in maniera funzionale e strategica gli shadow process della gestione delle spese.
Chi è il Laboratorio Farmaceutico SIT
Per capire la magnitudo del progetto partiamo dal contesto. Fondato nel 1927, Laboratorio Farmaceutico SIT è uno specialista italiano del settore farmaceutico. Con sede principale in Italia, il gruppo ha filiali in Svizzera, Germania, Spagna e Francia, con un catalogo di oltre 200 prodotti di 75 brand distribuiti in 70 Paesi su cinque continenti grazie a una rete di partnership internazionali strategiche. La produzione è italiana nei due stabilimenti situati a Mede, in provincia di Pavia, e a Tavernerio, nei pressi di Como.
“Al fine di migliorare il nostro processo di procurement e di gestione del ciclo passivo legato ai servizi e alle spese – spiega Edoardo Lunghi, Group CFO di Laboratorio Farmaceutico SIT / Desma Healthcare -, da qualche anno vedevamo che c’erano alcune complessità associate a processi ombra che impedivano una gestione delle informazioni ottimizzata. Le attività di gestione dei costi operativi e di investimento venivano gestite attraverso modalità manuali attraverso fogli di calcolo, con difficoltà di supervisione e trasparenza. Siamo partiti dal rivisitare tutto il flusso ordinario della richiesta d’acquisto al fornitore fino all’autorizzazione e al pagamento per razionalizzare e digitalizzare le attività, arrivando a introdurre un iter autorizzativo informatizzato, tracciato e visibile nel tempo”.
Un nuovo approccio alla gestione degli acquisti
Il processo da ingegnerizzare iniziava con la richiesta d’acquisto da parte di un membro dello staff del caporeparto. Questa richiesta doveva essere validata attraverso un workflow principalmente manuale e non standardizzato. La mancanza di un sistema centralizzato e sincronizzato impediva ai responsabili di reparto e alla funzione finance di accedere rapidamente a informazioni critiche sui costi operativi e sugli investimenti, limitando la loro capacità decisionale. Questi shadow process frammentati, infatti, rendevano difficile ottenere una visione d’insieme sulle spese e sui rapporti con i fornitori, ostacolando la capacità dell’azienda di operare in modo coordinato e trasparente.
“Avevamo bisogno di qualcosa che fosse leggibile e semplice per tutte le linee di business: sia per me del finance che per le altre funzioni aziendali, come il direttore commerciale, il direttore di produzione o chi si occupa degli aspetti legali legati alla tipologia di prodotti che trattiamo – aggiunge Lunghi -. Queste informazioni dovevano rendere i capi reparto consapevoli dell’andamento dei costi dei loro progetti, permettendo di correlare le attività di budget con quelle di supervisione dei costi stessi. Per questo, circa tre anni fa abbiamo iniziato a cercare una soluzione tecnologica e ci siamo rivolti a Vesenda”.
Come risolvere gli shadow process con eLegere
Identificando negli shadow process un freno alla trasformazione digitale delle organizzazioni, Vesenda ha ideato e sviluppato una piattaforma software ad hoc: eLegere. La soluzione va a colmare quel gap informativo dello Shadow IT, gli shadow process, facendo rientrare anche quel tipo di processi nel perimetro di una governance digitalizzata e presidiata, rendendoli integrati e interoperabili con i sistemi informativi aziendali in uso e consentendo di trasformare i dati nascosti in veri e propri asset centralizzati.
“Per configurare eLegere abbiamo iniziato analizzando le modalità operative e l’uso di fogli di calcolo nei processi di Laboratorio Farmaceutico SIT – spiega Stefano Conconi, Co-Founder, Sales & Marketing Director di Vesenda -. Grazie all’innovativo paradigma low-code/no-code della nostra soluzione, siamo riusciti a disegnare e implementare rapidamente le strutture informative necessarie. Abbiamo configurato le regole e i workflow dei moduli applicativi, rendendoli operativi in tempi brevi per raccogliere feedback dagli utenti. Questo approccio ci ha permesso di affinare interfacce e alberature in base alle necessità degli utenti con un approccio interattivo e iterativo agile che ha portato il processo a regime in pochi mesi”.
Grazie a eLegere, l’azienda ha potuto disegnare e implementare un processo digitale che copre l’intero ciclo degli acquisti, dalla richiesta d’ordine alla riconciliazione delle fatture, fino ai pagamenti, andando ad aggiungere anche la gestione della documentazione, delle notifiche automatiche e il monitoraggio degli ordini e dei budget per tutti i centri di costo. La flessibilità della piattaforma eLegere consente inoltre di adattare continuamente la soluzione sulla base delle esigenze espresse dalla società, salvaguardando gli investimenti in ottica sostenibile. Questa trasformazione digitale ha permesso di eliminare i processi e i dati destrutturati che erano gestiti al di fuori dei sistemi informativi ufficiali, migliorando l’integrazione, la trasparenza e l’efficienza complessiva.
Risultati e prospettive future
Oggi, grazie a eLegere, Laboratorio Farmaceutico SIT non solo ha risolto il problema degli shadow process ma beneficia di una gestione uniforme degli ordini e di un monitoraggio dinamico dei costi in relazione ai budget. La visibilità in tempo reale dello stato degli ordini consente analisi di scostamento più precise e un archivio digitalizzato delle fatture, facilitando la gestione delle informazioni attraverso i diversi reparti.
“L’implementazione di eLegere nei nostri sistemi informativi ci ha permesso di centralizzare e automatizzare i processi, eliminando tutti gli shadow process che ostacolavano una visione chiara e un controllo efficace dei costi – conclude Lunghi -. Ora, grazie all’uniformità delle informazioni, all’analisi precisa dei report e alla creazione e centralizzazione di dati fondamentali per l’azienda, abbiamo una visibilità tempestiva dell’avanzamento dei costi giorno per giorno per tutti i reparti coinvolti. Il successo del progetto di implementazione ci ha portato nel 2024 di estendere eLegere a tutte le nostre filiali estere per garantire uniformità e trasparenza su scala globale, ponendo così le basi per ulteriori miglioramenti e innovazioni che continueranno a sostenere il nostro business, la nostra crescita e la nostra sostenibilità”.
