Uno studio zeppo di tecnologia. “Senza, è impossibile crescere”. E con una sfida, adesso: aprire la rete all’esterno, ai tanti terminali mobili, al tempo stesso tutelando la sicurezza.
È la storia dello Studio Caravati, fondato oltre 25 anni fa, con tre sedi (Arona, Milano e Gozzano) e un organico di 50 persone. Ce ne parla Filippo Caravati, uno dei quattro partner che lo guidano.
Quante persone lavorano in studio e che servizi fornite?
Siamo quattro soci dottori commercialisti, 16 collaboratori Dottori commercialisti, due dottori in legge, 27 tra contabili, front office e back office, un responsabile IT.
Forniamo servizi di consulenza fiscale, societaria aziendale e contabile, dalle PMI alle grandi imprese ed a privati in materia di grandi patrimoni.
Gestiamo oltre 800 anagrafiche, delle quali metà persone fisiche e l’altra metà società di capitali, società di persone, professionisti e studi associati. In particolare le società di capitale sono oltre 250.
Quali sono le tecnologie che utilizzate?
Andiamo dai comuni file, printer server e terminal server, ad archivi di conservazione sostitutiva a norma, intranet (Sharepoint) per il groupware interno, BES per la gestione dei Blackberry. Ogni collaboratore è dotato di BlackBerry (di studio) o iPhone (personale, secondo la logica BYOD, Bring your own device, per cui ciascuno usa il dispositivo che più gli aggrada, senza direttive aziendali calate dall’alto), alcuni anche di iPad o PC portatile. Oltre alla mobilità abbiamo tre sedi connesse in VPN sulle quali transita telefonia IP e sessioni terminal serve oltre a backup remoti.
E lato software?
I principali software, oltre a quelli comuni di office automation, sono programmi specifici per la gestione di uno studio di commercialisti (verticali), numerosi programmi della Sogei (agenzia delle entrate), ed una infinità di tanti piccoli programmini (purtroppo spesso monoutenza ed installati localmente) rilasciati dalle camere di commercio, dall’ufficio italiano cambi/Banca d’Italia, Istat, Inps eccetera… tutti molto complicati da gestire.
Quali tecnologie sta pensando di adottare?
A livello hardware abbiamo recentemente affiancato alle nostre Wi-Fi private delle Wi-Fi Guest su porte DMZ dedicate e quindi completamente esterne.
Stiamo valutando di adottare servizi cloud per spostare alcune delle macchine virtualizzate all’esterno del nostro datacenter. In particolare siamo in fase di testing sul server di archiviazione lungo termine di posta, che contiene email dal 2005 il cui DB pesa oltre 450 GB. In questo caso le motivazioni sono di sicurezza fisica e problemi di tempi di backup.
Quali vantaggi ricavate dalla tecnologia, in sintesi?
In breve: risparmi interni relativi ai costi IT in generale (virtuale, terminal server), migliore produttività (intranet, mobile device, snapshot che riduce i fermi), miglior servizio (BB, virtual dataroom, FTP server).
In particolare, quali sono i vantaggi connessi all’ottimizzazione dell’IT?
L’uso di due server VMware con una batteria iSCSI di dischi per la virtualizzazione di tutte le macchine ha semplificato di molto la gestione, l’aggiornamento ed il rinnovo dei server. Gli snapshot ci consentono di applicare patch in modo sicuro anche di giorno senza fermare l’attività. La gestione virtuale delle risorse consente di poter ampliare dischi, RAM e CPU nel giro di poche ore in funzione delle necessità senza dover pianificare sostituzione di hardware. Prima avevamo 8 server fisici che costavano circa 3.000 euro ognuno, ora con meno di 20.000 euro ne gestisco 12 virtuali. Un altro vantaggio è che riduciamo i tempi di aggiornamento. Abbiamo due terminal server che gestiscono oltre la metà delle postazioni. Oltre al costo inferiore a quello di un PC, risparmiamo qualche giornata al mese di aggiornamenti e risoluzione di problemi. L’intranet contiene bozze e modelli e tabelle/file di studio, ed ha consentito di ridurre i tempi di ricerca nel file sistema dei documenti di uso frequente.
La tecnologia ha migliorato anche il rapporto con i clienti?
Con i device mobili siamo reperibili sempre, con migliore efficienza nelle comunicazioni e nei tempi di risposta. Oramai i clienti danno per scontato che tu gli risponda in pochi minuti/ore, come se uno fosse sempre alla scrivania pronto ad attendere la sua mail. Il device mobile consente di inoltrare la richiesta ad altri collaboratori/colleghi, o al meno far sapere al cliente che la richiesta è stata presa in carico. Non saprei quantificare economicamente, ma sento che una delle principali lamentele dei potenziali clienti è che il loro commercialista è troppo lento nelle risposte. Alcuni strumenti, poi, quali la Virtual dataroom e un banale FTP server semplificano di molto lo scambio di file con i clienti, in particolare se molto grossi. Anche questo è difficile da quantificare economicamente, ma il cliente apprezza.
Considerando la vostra esperienza, che consigli vuole dare ai suoi colleghi?
L’aggiornamento tecnologico hardware e software nel nostro settore è indispensabile. Ritengo che sia un fattore critico di successo. Ovviamente uno studio non diventa grande grazie alla tecnologia, ma uno studio che ha le caratteristiche per crescere e lavorare bene, senza il supporto della tecnologia non ci riesce.
E come dribblare i rischi relativi alla sicurezza?
Sì, in effetti l’ampliamento del perimetro della rete a causa delle periferiche mobili è una nuova scommessa per la sicurezza. Ci basiamo su connessioni VPN, firewall e ove possiamo sessioni RDT/terminal per non disperdere dati all’esterno. Anche la scelta di implementare un BES internamente è in questa direzione, purtroppo superata già due anni dopo dall’avanzare della logica BYOD che oggi è diventato impossibile contrastare.
Quali sono i costi e le difficoltà connessi all’uso della tecnologia nella professione?
I costi e le complessità sono prevalentemente dati dalla numerosità dei programmi non strutturati/integrati che uno studio di commercialisti deve gestire. A differenza di un’azienda che può avere due server, un gestionale e un office automation, noi abbiamo oltre 30 programmi e 12 server.
