Presente in Italia dal 1992, RS Components fa parte del gruppo multinazionale Electrocomponents, con filiali in tutto il mondo e quotato alla Borsa di Londra. La società fornisce ad aziende di tutti i settori e tutte le dimensioni prodotti industriali in quantità singole, con velocità di consegna garantita in 24 ore. L’assortimento comprende mezzo milione di prodotti delle migliori marche che è possibile selezionare dal catalogo o attraverso il sito di commercio elettronico. La filiale italiana di RS è cresciuta costantemente: oggi ha 50 mila clienti, 230 dipendenti e 70 milioni di euro di fatturato. Ogni giorno effettua circa 1500-1700 spedizioni, destinate ad aziende di ogni tipologia, dalle grandi realtà, come Eni e Ferrovie dello Stato, fino all’artigiano.
«A ciascun ordine inviato corrisponde una singola fattura – spiega Paolo Passerini, Financial Accounting Manager Sud Europa della società -. 15 anni fa l’archivio era gestito manualmente e mi resi conto che la crescita dell’azienda sarebbe sempre stata accompagnata da crescenti necessità di gestione documentale». Da allora, l’attenzione verso le soluzioni di dematerializzazione è sempre stata massima. «Dapprima abbiamo adottato l’archiviazione sostitutiva e successivamente l’invio delle fatture in formato elettronico, secondo formati multicanale: posta ibrida, email, posta elettronica certificata, a seconda delle preferenze del cliente. Abbiamo poi dematerializzato tutti i libri fiscali, fino ad avviare, fra i primi in Italia, la fatturazione elettronica verso la PA secondo le disposizioni del recente decreto legislativo».
Il partner che supporta l’azienda in questo percorso di innovazione è DocFlow, che fornisce la propria soluzione in Cloud. RS Components, come molte multinazionali, non ha un sistema informativo locale e si avvale dei sistemi IT della consociata in Gran Bretagna. Di conseguenza la scelta si è orientata verso servizi personalizzati e flessibili, con il minimo impatto sui sistemi di gruppo. In dettaglio, la soluzione implementata prevede oggi l’archiviazione dei documenti del ciclo attivo emessi dall’ERP SAP, adottato da tutto il Gruppo. DocFlow provvede anche alla postalizzazione automatica dei documenti, alla pubblicazione dei documenti cliente su un Portale extranet dedicato e alla conservazione digitale.
«Complessivamente gestiamo un milione di documenti all’anno, fra cui 150mila fatture, 50mila note di credito, 75mila lettere di sollecito – sottolinea Passerini – e si tratta di numeri destinati ad aumentare. La soluzione DocFlow non ha impatti sui sistemi di gruppo, è molto “leggera” e scalabile, e ci consente la flessibilità di cui abbiamo bisogno per crescere e per risolvere tutte le esigenze sia di natura commerciale che fiscale». Un altro vantaggio importante è nella riduzione del consumo di carta: «Le soluzioni che abbiamo implementato ci consentono anche di ridurre l’impatto ambientale: da questo punto di vista, la filiale italiana è una delle prime realtà del Gruppo RS», conclude il manager.
