Nelle aziende, il percorso di Digital Transformation offre la grande opportunità di ridisegnarne l’organizzazione globale, favorendo nuove logiche produttive e non solo. Anche dal punto di vista culturale il cambiamento è rilevante: verosimilmente l’accettazione del nuovo paradigma digitale può incontrare qualche ostacolo legato al tipico background analogico delle aziende, ma certamente evidenti sono i vantaggi operativi come tempi più rapidi di gestione e controllo maggiore sulle informazioni.
Per Roj – azienda internazionale presente nel mercato meccano-tessile dal 1965, che fa parte del gruppo belga Vandewiele -, la digitalizzazione dei processi documentali è stato il primo passo del processo di trasformazione digitale: «Quando abbiamo deciso di adottare un sistema di digitalizzazione documentale avevamo obiettivi ambiziosi: migliorare i processi interni, rendere il lavoro più efficiente, ma soprattutto ridurre i volumi cartacei e ottimizzare gli spazi». Così Matteo Rodà, CFO di Roj, sintetizza il progetto.
In Roj i processi di fatturazione erano trattati analogicamente e c’erano cinque persone dedicate alla gestione del ciclo attivo e passivo, che quotidianamente gestivano migliaia di documenti. Inoltre, tutta la documentazione prodotta era conservata in un archivio sotterraneo, questo spiega perché inizialmente il progetto era partito per recuperare gli spazi, per poi assumere evolversi in un percorso di Digital Transformation.
«Come tutte le aziende, Roj vive di informazioni sempre più complesse da gestire e integrare – ha ribadito l’IT Manager, Carlo Cappello -. Il volume aumenta di giorno in giorno, per questo avevamo bisogno di strumenti tecnologici adeguati. L’obiettivo era trovare una soluzione in grado di governare al meglio i workflow aziendali per poterli monitorare e gestire, migliorando così l’efficienza interna. In prima battuta, il processo di dematerializzazione ha permesso di ottenere un’ottimizzazione dei flussi documentali in azienda rendendo la fruizione facile e puntuale, rendendo così efficaci ed efficienti i processi interni».
La definizione delle fasi progettuali ha previsto inizialmente una condivisione delle esigenze e degli obiettivi di breve, medio e lungo termine. Inoltre, in un secondo momento, è stato necessario decidere se affidarsi al SaaS (Software-as-a-Servive) o proseguire con le tecnologie on premise, valutando non solo la variabile costi, ma anche altri elementi come la manutenzione e l’attivazione dell’infrastruttura e la formazione per la gestione interna. Alla fine, la scelta è ricaduta su una soluzione SaaS, perché permette di sgravare l’IT interno da attività che non rappresentano il core aziendale. Inoltre, come ha ribadito Cappello, «con la soluzione SaaS è stato possibile velocizzare l’implementazione e avere il supporto di professionisti esterni: ci siamo convinti che alla fine la soluzione in cloud fosse la strada più adatta a noi».
«Sfruttare la normativa e cavalcare gli obblighi trasformandoli in opportunità»
Dal punto di vista dei processi, il ciclo attivo e passivo sono stati i primi a essere dematerializzati. «L’intenzione era sfruttare la normativa e cavalcare gli obblighi trasformandoli in opportunità, proseguendo sul cammino che prevede la digitalizzazione dei flussi verso la fatturazione elettronica, con l’obiettivo di migliorarsi e velocizzarsi, oltre che ottenere risparmi economici», ha sottolineato Matteo Rodà.
Secondo Flavio Petrino, Business Development Manager di CST Consulting, l’azienda che ha gestito con Roj il percorso di trasformazione, «la formazione ha avuto un ruolo determinante per condividere i benefici del progetto e sensibilizzare i dipendenti rispetto all’utilizzo dei nuovi strumenti. In genere, infatti, il momento di confronto con le persone coincide con la parte più delicata del cambiamento, e per questo è importante capire come gestire un possibile rigetto al nuovo. Solitamente è difficile convincere gli attori ad abbandonare l’utilizzo degli strumenti precedenti e accettare le nuove procedure». Tuttavia Roj, coerentemente con la sua immagine di realtà molto dinamica, ha mostrato subito una buona predisposizione al cambiamento, «soprattutto durante il confronto con gli operatori, che hanno compreso appieno quanto sia responsabilità di tutti la buona riuscita del progetto. La mentalità aziendale è quella giusta per proseguire nell’adozione di una vera cultura digitale. Il progetto realizzato con Roj è un esempio concreto di come sia possibile instaurare condizioni “ideali” tra cliente e fornitore: questo ha permesso di cogliere le opportunità offerte oggi dal mercato e sfruttare alcune leve normative come veri abilitatori allo sviluppo. Non ci sono state barriere, le esigenze sono state comprese fin da subito e vi è stata un’intesa ottima. L’obiettivo è stato così raggiunto nel giro di poco tempo, cogliendo in profondità le esigenze di evoluzione digitale dell’azienda», ha concluso Petrino.
