Le presentazioni PowerPoint sono usate da chiunque, in qualsiasi settore, per diffondere le idee delle persone e persuaderne altre ad agire. Attorno alle presentazioni viaggiano decisioni importanti che hanno un impatto reale sugli individui, sul business e sulle organizzazioni.
Quando si parla genericamente di presentazioni siamo abituati a pensare immediatamente alle slide in PowerPoint. In realtà ci sono tanti diversi strumenti, tuttavia PowerPoint è sicuramente il più diffuso. In un mondo di 7 miliardi di persone Microsoft afferma che ad utilizzare PowerPoint sono più di un miliardo di persone (Gaskings R., Sweating Bullets, Vinland Books, 2012).
Oggi, a più di 25 anni dalla sua nascita, PowerPoint fa parte della vita di tutti, perfino di quella dei bambini: gli insegnanti delle primary school americane ritengono che la conoscenza di questo strumento sia vitale per la vita dei bambini, sia in termini di educazione sia di carriera. Questa convinzione, seppur più lentamente, si sta facendo strada anche in Italia. I diplomatici usano PowerPoint per le loro presentazioni alle Nazioni Unite. Perfino nelle chiese più moderne, alcuni sacerdoti utilizzano PowerPoint per dire messa.
PowerPoint è uno strumento molto potente, non sempre di facile utilizzo, ma certamente accessibile a tutti.
Oltre PowerPoint: l’arte di presentare. Come creare delle presentazioni efficaci
Prima di partire con PowerPoint è necessario sapere che, affinché una presentazione funzioni, è bene curare tutti gli aspetti della comunicazione, tenendo presente che le slide non devono mai rubare la scena al relatore. L’errore più comune che viene fatto quando si realizza una presentazione è quello di riempirle di testo. Così facendo, l’attenzione del pubblico dal relatore si sposta automaticamente su quanto è scritto sullo schermo. Se a colpo d’occhio nessun messaggio risalta particolarmente, le persone saranno costrette a leggere riga per riga il contenuto della slide e smetteranno di ascoltare il relatore.
Il relatore deve essere leader della propria presentazione e cioè deve sempre essere al centro dell’attenzione. È lui che deve introdurre il messaggio successivo e le slide devono seguire il suo discorso.
Non a caso, il principio del KISS (Keep It Simple, Stupid) è fondamentale per qualsiasi presentazione efficace. Un concetto che potremmo riassumere in questo modo:
- Evitare di sovraccaricare le diapositive con informazioni eccessive;
- Utilizzare un linguaggio semplice e chiaro, puntando all’essenziale;
- Ogni slide dovrebbe contenere un messaggio principale, facilmente comprensibile in pochi secondi.
Mettere in pratica il Lean Presentation Design
La prima regola d’oro del Lean Presentation Design – la metodologia più innovativa per fare le presentazioni che spiega come realizzare slide efficaci in maniera logica e non creativa, gestibile da chiunque, senza la necessità di essere un designer – è “se tu dici di più di quello che dicono le tue slide stai andando bene”.
1. Semplificare il messaggio: lavorare in modo lean
Scrivere meno sembra la soluzione più semplice, ma in realtà semplificare non è immediato. Il termine “lean presentation” fa riferimento a una metodologia strutturata di presentazione.
Lean è poi anche il modo di visualizzare i contenuti riducendo gli sprechi al massimo e concentrandosi sull’essenziale. Fare una presentazione lean significa realizzare slide pulite che non rubino l’attenzione dell’audience per più di qualche secondo. Il risultato sono chart visive con grandi immagini e poco testo, grafici e tabelle che catturano l’attenzione al momento giusto nel posto giusto, ed elenchi puntati ridotti al minimo essenziale.
Fare delle slide essenziali vuol dire proporre un condensato estremo di messaggi spesso complessi, che richiedono una spiegazione da parte del relatore e la capacità di sintetizzare visivamente un tema articolato. Spesso si rinuncia a questo tipo di presentazione pensando che poi chi ascolta l’intervento avrà la necessità di riprendere in mano le slide. Come fare per assolvere questa esigenza? La prima opzione è quella di sviluppare una versione full della presentazione da consegnare e una presentazione slim da utilizzare durante lo speech. Ovviamente, nell’ottica di un approccio lean alle nostre presentazioni, questo non è sicuramente il metodo più efficiente. La seconda opzione è quella di usare gli Handout, ovvero di scrivere il discorso nel campo note di PowerPoint che si vedranno solo nella modalità di stampa. Il terzo suggerimento è quello di realizzare presentazioni con audio.
2. Comprendere il contesto
Non esiste una presentazione che vada bene per tutte le circostanze. Anche se ci si trova a presentare sempre lo stesso progetto, il contenuto, il flusso e la visualizzazione delle idee cambieranno in funzione delle persone che si hanno davanti. Comprendere la propria audience permette anche di anticipare le resistenze che il pubblico potrebbe innalzare di fronte alla presentazione.
3. Fare Storytelling
Fare storytelling significa sfruttare la tecnica narrativa tipica delle storie per dare ordine e struttura ai propri contenuti. Molto spesso le persone iniziano le presentazioni PowerPoint parlando di se stessi e delle loro esperienze per acquisire credibilità nello spettatore. Questo è uno dei modi per perdere più velocemente l’attenzione delle persone, che invece, vogliono sentire parlare di se stesse e capire che quello che viene presentato risolverà i loro problemi.
4. Usare la giusta strategia di aggancio
Quando cala l’attenzione delle persone durante le presentazioni PowerPoint? All’inizio, nel primo 10% della presentazione. Se si vuole contrastare questo fenomeno è importante imparare a padroneggiare qualcuna della 11 tecniche di hooking più potenti del mondo:
- Raccontare una storia;
- Fare domande e interagire con l’audience;
- Condividere un dato scioccante;
- Utilizzare delle citazioni famose;
- Sfatare una credenza comune e provocare l’audience;
- Sfruttare i video per dar vita al proprio messaggio e trasformare la presentazione in un’esperienza;
- Sfruttare eventi storici;
- Accendere l’immaginazione dell’audience;
- Andare dritti al problema;
- Allineare le aspettative, anticipando qualche dettaglio dei temi che verranno affrontati;
- Utilizzare metafore sorprendenti.
Scegliere quale sia la strategia più indicata per la presentazione non è semplice, dipende dal contesto, dal contenuto e dall’audience di riferimento. Nulla vieta di combinare più strategie di aggancio insieme per far sì che una inneschi l’altra.
Come impaginare le presentazioni PowerPoint
Siamo giunti alla parte centrale della presentazione: l’impaginazione. Abbiamo detto che per essere efficaci le slide devono essere semplici, non devono essere affollate e non devono contenere rumore di fondo. Devono rivolgersi alla propria audience in modo chiaro, senza aver paura di sfruttare gli spazi vuoti. Anche la scelta del font incide significativamente sull’efficacia della nostra presentazione. È bene usare font compatibili e riconosciuti, senza ricorrere a troppi artifici grafici e, soprattutto, utilizzare un solo font per presentazione.
Le immagini sono un potente strumento di coinvolgimento dell’audience e cambiare completamente il messaggio percepito: ecco perché è fondamentale lavorare con foto di qualità e combinarle con del testo, salvaguardandone però la leggibilità e massimizzando i contrasti, ricorrendo alla tecnica dei box in trasparenza. Ci sono diversi siti dove è possibile trovare le immagini giuste per trasferire il messaggio che ci siamo prefissati.
Tra questi c’è “MLC Images for presentations”, che mette a disposizione immagini gratuite, libere da copyright, in alta risoluzione per tutte le presentazioni. Infine, non bisogna dimenticarsi che ci sono anche le icone: si tratta di uno strumento grafico in grado di risolvere layout complessi, che aiuta a semplificare le slide e a risolvere layout complessi.
Presentazioni PowerPoint, le novità in ottica collaborativa
Per chi usa Windows, le novità PowerPoint introdotte l’anno scorso sono state diverse. Una delle più interessanti è pensata per agevolare la collaborazione tra editor. Detta “creazione condivisa“, questa novità permette a più colleghi di aprire e lavorare alla stessa presentazione PowerPoint, visualizzando le rispettive modifiche in pochi secondi. È anche possibile inviare commenti ai co-autori e vedere chi altro sta lavorando insieme e in quale punto della presentazione. Un’altra novità PowerPoint riguarda la possibilità di riprodurre o riavvolgere i tratti input penna e ottenere l’effetto di disegno direttamente nelle presentazioni, regolando i tempi di queste animazioni accelerandoli o rallentandoli per ottenere l’esperienza desiderata.
L’AI Generativa nelle presentazioni PowerPoint, le novità di Microsoft Copilot
Gli utilizzatori del pacchetto Office di Microsoft lo sapranno già molto bene: Microsoft 365 Copilot ha integrato l’AI Generativa in PowerPoint. Creare presentazioni PowerPoint con Microsoft Copilot è semplice e intuitivo grazie all’integrazione di questa funzione direttamente nel ribbon “Home” di PowerPoint.
L’interfaccia di Copilot è simile a una chat, permettendo agli utenti di fare richieste che influenzano la presentazione. Per iniziare, è sufficiente selezionare l’opzione “Crea una presentazione su…” nel menu Copilot sopra la diapositiva e completare la richiesta con una descrizione della bozza di presentazione desiderata. Gli argomenti generati da Copilot possono essere rivisti e modificati: per perfezionare la richiesta e rigenerare un nuovo set di argomenti, basta selezionare il pulsante della matita.
È possibile anche aggiungere nuovi argomenti descrivendoli e cliccando sul pulsante “+”. Una volta soddisfatti degli argomenti, selezionando “Genera diapositive”, Copilot creerà automaticamente una bozza di presentazione. Inoltre, un numero crescente di prompt già disponibili può essere accessibile tramite l’icona del quaderno nella chat box, con prompt per creare o modificare slides esistenti. In alternativa, se si è in possesso di una licenza di Copilot per Microsoft 365 (aziendale), è anche possibile creare una presentazione Power Point a partire da un Word esistente o da un PDF.
