Il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale,
coerentemente con il Piano eGovernment 2012, individua nella
gestione documentale uno dei propri elementi cardine; per effetto
dell’avvio della dematerializzazione, il nuovo CAD stima il
conseguimento di notevoli benefici nel contesto della Pubblica
Amministrazione, che si realizzeranno nella riduzione
attesa di 1.000.000 di pagine l’anno per un
risparmio complessivo del 90% dei costi di carta e del
relativo impatto ecologico (l’obiettivo è di
addivenire, nel 2012, ad una riduzione di 3 milioni di pagine),
nonché nel (uso e smaltimento) per circa 6 milioni di euro
l’anno (con riferimento al solo acquisto, senza
smaltimento).
La Ricerca realizzata nel 2010 dall’Osservatorio
eGovernment della School of Management del Politecnico di Milano
(www.osservatori.net),
che ha coinvolto più di 650 pubbliche amministrazioni locali tra
Comuni, Province e Regioni, ha analizzato il tema della
dematerializzazione concentrandosi in particolare sulla gestione
degli archivi e approfondendo lo stato di adozione e
realizzazione di progettualità da parte della Pubblica
Amministrazione Locale Italiana, presso cui questi temi hanno
conosciuto diffusione crescente nel corso degli anni.
Oltre tre quarti degli Enti Locali coinvolti nell’analisi
(76%) ha implementato o sta implementando progetti di
archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva di
documenti (il 78% dei Comuni, il 64% delle Province e la
totalità delle Regioni intervistate). Le Regioni, in
particolare, rivestono nel merito un ruolo pivotale e
destinato ad affermarsi nel corso dei prossimi anni, grazie alla
propria funzione di guida e, in alcuni casi specifici,
addirittura di fornitori di soluzioni applicative per la
conservazione permanente a norma degli Enti Locali. Quasi un
terzo degli Enti (29%) effettua la conservazione sostitutiva di
alcune specifiche tipologie di documenti prodotti. L’11% ha
in corso un progetto, il 24% sta progettando l’intervento.
La quasi totalità degli Enti ha scelto di conservare delibere di
Giunta e delibere di Consiglio. Seguono le ricevute di PEC (74%),
le ordinanze (70%), le fatture (67%), i bandi di gara (63%), le
ricevute di pubblicazione atti sull’albo pretorio (60%,) i
verbali delle sedute di Giunta/Consiglio/ Commissioni (56%), le
concessioni amministrative (56%).
Oltre il 40% degli Enti coinvolti nell’analisi che
ha avviato un’iniziativa di questo tipo ha dichiarato di
aver riscontrato significative criticità: nella
gestione del progetto (per la complessità del cambiamento e per
la difficoltà di programmare le attività) e
nell’interpretazione della normativa vigente in materia.
Sono invece numerose ed eterogenee le barriere
che interdicono l’avvio di progettualità di questo tipo.
In particolare si segnala l’assenza di risorse finanziarie
da dedicare al progetto e la mancanza di un indirizzo strategico
da parte degli amministratori dell’Ente.
