Il tema della Digitalizzazione delle organizzazioni è dal 2005
al centro dell’attività di ricerca dell’Osservatorio
Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione.
In continuità con il cammino già intrapreso lo scorso anno,
la nuova edizione della Ricerca ha traguardato le
opportunità offerte dalla Digitalizzazione dei processi, in
diversi ambiti e contesti: a supporto delle relazioni
commerciali tra partner di business, nel mondo bancario, nei
processi di trasporto e consegna merci, nelle relazioni tra
imprese e Pubblica Amministrazione. E lo ha fatto, come sempre,
studiando a fondo numerose esperienze concrete con circa 200 casi
tra fornitori e organizzazioni utenti, sia aziende sia Pubbliche
Amministrazioni.
Diversi progetti già realizzati nel nostro Paese dimostrano che
una Digitalizzazione dei processi in Italia è oggi
possibile. La normativa, infatti, consente già di
dematerializzare molti documenti per poi conservarli in formato
digitale in modalità sostitutiva, dando “certezze”
sull’opponibilità a terzi anche in sede giudiziaria.
Inoltre, da tempo è disponibile la gran parte degli strumenti
informatici abilitanti, pienamente affidabili e accessibili:
dalla firma digitale, alla marca temporale, ai sistemi di
gestione massiva dei documenti, agli storage sicuri, alle
soluzioni di scansione, ai software di riconoscimento automatico
e Data Capturing, ai canali di comunicazione utilizzabili e
spesso già utilizzati (EDI, Extranet, PEC ecc.), agli standard
esistenti adottati per lo scambio di informazioni strutturate,
così come alle molteplici soluzioni che rendono tra loro
interoperabili standard diversi.
Sommersi dalla carta
La ricerca ha stimato che sono circa 600 Miliardi i
“fogli” legati ad attività di business
potenzialmente dematerializzabili in un anno in Italia, pari a
quasi 45 Miliardi di documenti di un migliaio di tipologie
diverse. Se tutta questa carta fosse pazientemente
“ammonticchiata” risulterebbe circa 6.780 volte più
alta del monte Everest, quasi un sesto della distanza tra la
Terra e la Luna. Se questa stessa pila venisse distesa lungo
l’Equatore avremmo modo di completare un giro e mezzo
attorno al Pianeta. Dematerializzando tutta questa
carta, invece, si eviterebbe
l’abbattimento di quasi 24 milioni di alberi, riducendo le
emissioni di CO2 di oltre 4 milioni di tonnellate. Ma
soprattutto, il solo risparmio di carta e materiali ammonterebbe
a oltre 12 Miliardi di euro l’anno.
E se si digitalizzassero gli interi processi, i benefici
sarebbero ben più estesi, grazie a una riduzione delle
inaccuratezze, delle interazioni necessarie, dei costi di
manodopera e di archiviazione ecc…, raggiungendo la cifra
astronomica di oltre 200 Miliardi di euro l’anno. Una cifra
che peraltro non considera i benefici aggiuntivi di un accesso
consapevole e diffuso alle banche dati contenenti queste
informazioni, dal migliore controllo della spesa pubblica, al
più efficace monitoraggio sulle entrate fiscali, al migliore
servizio a cittadini e imprese.
I risparmi della digitalizzazione nella PA
In riferimento alla sola Pubblica Amministrazione,
un’analisi congiunta di diversi gruppi di ricerca degli
Osservatori ICT & Management stima che una decisa
accelerazione verso una “Italia digitale”
permetterebbe di ottenere risparmi pari a 43 Miliardi di euro
l’anno. Nello specifico:
• 4 Miliardi di euro l’anno di soli risparmi sui
prezzi di acquisto e sui costi di processo negli
approvvigionamenti della PA
• 15 Miliardi di euro l’anno di risparmi legati
all’aumento di produttività del personale
• 24 Miliardi di euro l’anno di risparmi sui
“costi di relazione” tra PA e imprese, grazie a uno
snellimento della burocrazia
La diffusione tra le imprese
Nel 2011 è cresciuto ancora in Italia il numero di
imprese che hanno intrapreso un percorso di Dematerializzazione e
Digitalizzazione del Ciclo Ordine-Pagamento.
Complessivamente oltre 60.000 imprese hanno scambiato in formato
elettronico (attraverso canali EDI, Extranet o Portali) almeno
una parte dei documenti del Ciclo dell’Ordine o hanno
portato in Conservazione Sostitutiva le Fatture (attive o
passive): si tratta di circa un’impresa su due tra le
grandi, un’impresa su sei tra le PMI e meno dell’1%
tra le Microimprese. Nel dettaglio:
• Conservazione Sostitutiva – Si stima che circa 3.400
imprese nel 2011 abbiano fatto Conservazione Sostitutiva di
Fatture Attive e/o Passive (dall’analisi delle impronte
pervenute all’Agenzia delle Entrate, nel 2010, 2.510
imprese fanno Conservazione Sostitutiva di Fatture), con una
crescita del 35% rispetto al 2010. Si portano in Conservazione
Sostitutiva prevalentemente le Fatture Attive (oltre il 90%),
meno quelle Passive (il 35%). Sono, invece, oltre 90.000 le
imprese che hanno portato in Conservazione Sostitutiva i
principali Libri e Registri contabili.
• Integrazione del ciclo dell’ordine (EDI) –
8.300 imprese utilizzano formati elettronici strutturati per
scambiare con i propri clienti e/o fornitori – tramite reti
EDI, WebEDI e XML – i principali documenti del Ciclo
Ordine-Pagamento, con una crescita del’11% nel 2011.
• Integrazione Extranet, Portali B2B – Circa 50.000
imprese italiane, soprattutto di piccolemedie dimensioni,
scambiano almeno una tipologia di documento del Ciclo
Ordine-Pagamento utilizzando circa 280 Extranet o Portali B2b di
tipo transazionale: ecosistemi sviluppati da grandi aziende per
comunicare con fornitori o clienti più piccoli, che in diversi
casi supportano anche processi collaborativi.
• Fatturazione elettronica – Sono ancora poche decine invece
le imprese che in Italia fanno “Fatturazione Elettronica
pura”, come definita puntualmente dalla normativa (cioè
con accordo esplicito tra le parti che si impegnano a portare in
Conservazione Sostitutiva le Fatture entro 15 giorni dalla data
di emissione/ricezione). Tuttavia cresce il numero di aziende
pronte a realizzare un modello di Fatturazione Elettronica.
Sono circa 2.000 le imprese che operano secondo il modello
“Quasi Fatturazione Elettronica”: il fornitore invia
una Fattura telematica al cliente ed entrambi portano il
documento in Conservazione Sostitutiva (senza accordo esplicito
tra le parti né l’obbligo di rispettare i 15 giorni per
portare la Fattura in Conservazione Sostitutiva). Oltre
3.000 le imprese che fanno Conservazione Sostitutiva delle
Fatture Attive e che le inviano ai clienti in modalità
telematica: è la cosiddetta “Fatturazione
Elettronica lato attivo”.
