L’organigramma aziendale rappresenta lo scheletro, la struttura portante di tutta l’organizzazione. “I leader danno il tono all’intera organizzazione”, sostiene il guru motivazionale canadese Brian Tracy. Una grande verità, in cui si rispecchia l’essenza stessa dell’organigramma aziendale ovvero la capacità di definire in modo preciso ruoli, posizioni e relazioni di interdipendenza delle persone che operano a vario titolo in azienda come dipendenti, manager e quadri. Questo documento individua e rappresenta, quindi, gli elementi fondamentali della struttura organizzativa.
Da quali elementi è composta la struttura organizzativa aziendale?
L’organizzazione dell’azienda include tutti i processi, le attività e i sistemi che fanno riferimento alla gestione delle risorse umane e delle risorse a supporto delle persone, come le tecnologie e il know-how. La struttura organizzativa fa riferimento a tre elementi distinti:
- Suddivisione e raggruppamento della popolazione aziendale in diverse unità organizzative distinte ma tra loro collegate da relazioni gerarchiche più o meno forti.
- Definizione dei rapporti di dipendenza formale, quindi dei livelli gerarchici e del cosiddetto span of control, ovvero il numero di subordinati che un manager dirige e controlla direttamente.
- Progettazione di sistemi di comunicazione e coordinamento tra le diverse unità organizzative
I primi due elementi compongono la gerarchia verticale, mentre l’ultimo identifica la gerarchia orizzontale dell’azienda.
Cos’è un organigramma aziendale?
L’organigramma offre una rappresentazione grafica della struttura organizzativa aziendale evidenziando i ruoli, i legami funzionali e gerarchici, la divisione dei compiti e le responsabilità delle persone che lavorano in azienda in un preciso momento storico. Una fotografia della situazione contingente dell’impresa, dunque, che deve essere costantemente aggiornata in modo da registrare tempestivamente i cambiamenti che avvengono per effetto degli ingressi e delle uscite, ma anche degli avanzamenti di carriera o dei cambiamenti intervenuti nel business. Il prospetto solitamente è completato da un mansionario, che indica in dettaglio compiti e requisiti associati a ciascun tipo di lavoro.
Come funziona un organigramma aziendale?
La mappa organizzativa è un documento molto intuitivo che permette di capire come è strutturata l’azienda, quali persone fanno parte dell’organizzazione e con quali ruoli. Una rappresentazione che deve essere il più possibile completa e chiara, per mettere i dipendenti in condizione di comprendere bene la loro posizione, inquadrare referenti diretti e leader. Solitamente si compone di due elementi grafici:
- Rettangoli o ellissi, che rappresentano enti o organi come direzioni, funzioni, dipartimenti, uffici o reparti. Gli enti, a loro volta, possono essere suddivisi in organi o funzioni di line, che esercitano un’autorità gerarchica sugli enti subalterni e svolgono attività di primaria importanza per il business, e organi o funzioni di staff, che forniscono un supporto ai primi svolgendo compiti di ufficio studi, segreteria o simili.
- Linee, che evidenziano le relazioni tra gli enti, formalizzando le gerarchie aziendali. Le linee continue indicano legami di tipo gerarchico, mentre quelle tratteggiate evidenziano l’assenza di relazioni gerarchiche tra le funzioni.
Esistono diverse modalità per rappresentare graficamente i rapporti che intercorrono tra i ruoli. Quelle più usate sono i diagrammi ad albero (o a directory), a bandiera (che si estendono in altezza), piramidali (che si estendono in larghezza), circolari (in cui il massimo grado gerarchico è posto al centro) oppure misti (in cui alcuni livelli sono rappresentati in forma piramidale e altri a bandiera).
A cosa serve e quali sono i vantaggi di un organigramma per le aziende?
Il Chief HR Officer e il suo team sanno bene quanto sia utile un diagramma organizzativo chiaro e strutturato e soprattutto quanto sia importante divulgarlo e farlo conoscere. Un organigramma ben concepito è in grado di rispondere a poche, semplici domande. Quali sono le figure rilevanti in azienda? Chi ha la responsabilità di chi? Come sono suddivisi i compiti? Quesiti che tutte le persone all’interno di un’organizzazione prima o poi si pongono ed ecco perché per l’azienda è importante non solo chiarire le dinamiche gerarchiche ma anche far comprendere la centralità di ogni, singolo, individuo per il successo del progetto imprenditoriale. Ed è proprio questo, forse, il principale vantaggio dell’organigramma aziendale. Un documento che, a conti fatti, facilita l’onboarding dei nuovi assunti, la comprensione dei percorsi di carriera e dell’evoluzione del business dell’azienda. La maggior chiarezza su chi decide, pianifica, coordina, controlla il proprio operato si traduce anche in un employee engagement più efficace. Un organigramma poco chiaro, non aggiornato o addirittura scorretto crea, invece, confusione in merito ai ruoli e ai referenti, generando inefficienze.
Quanti tipi di organigramma aziendale esistono?
La mappatura della gerarchia e dei ruoli, dei compiti e dei dipartimenti può avvenire in modi diversi. Tre sono le rappresentazioni più diffuse:
Organigramma funzionale
Si tratta del modello di organigramma aziendale più utilizzato e prevede la suddivisione di enti e persone in aree omogenee in relazione all’ambito di attività: amministrazione, produzione, vendite, marketing, acquisti… Solitamente è adottato da realtà di dimensioni medie o piccole, che producono beni piuttosto standardizzati rivolgendosi in prevalenza al mercato nazionale. Promuove un’elevata specializzazione dei ruoli, a vantaggio dell’efficienza locale. Il limite principale, però, è quello di impedire il coordinamento profondo tra i diversi reparti, favorendo il focus sulle specifiche attività a detrimento del beneficio comune dell’azienda.
Organigramma divisionale
La struttura divisionale è quella più spesso adottata nelle realtà multinazionali e prevede la suddivisione dell’organizzazione in divisioni che, al loro interno, sono organizzate sulla base di uno schema funzionale. In pratica, ogni divisione ha una direzione propria e agisce come una struttura indipendente in grado di progettare, realizzare e commercializzare un prodotto o un servizio. Alcune funzioni possono essere svolte centralmente, come l’amministrazione o l’IT, mentre altre possono essere replicate all’interno dei diversi settori. L’organigramma aziendale di tipo divisionale favorisce la competizione interna, stimolando tutti a dare il massimo. Per contro, il rischio principale è che si perdano le sinergie, penalizzando quindi le performance aziendali nel loro complesso.
Questa struttura può a sua volta essere concepita in due modi:
- Geografica: si tratta della scelta ideale per le aziende che operano su mercati molto ampi con centri di produzione distribuiti, oppure per le aziende di servizi (compagnie assicurative e telefoniche, per esempio). In questi casi, ogni divisione rappresenta di fatto una sussidiaria. I benefici di questo modello sono legati alla flessibilità di adattamento dell’offerta ai gusti e bisogni locali e alla riduzione dei costi di trasporto. Per contro, l’autonomia delle divisioni potrebbe penalizzare una gestione efficace a livello centrale.
- Di prodotto: in questo caso la scelta è di accorpare in un’unica divisione tutte le attività che riguardano uno specifico prodotto o linea di prodotti come il marketing, le vendite, la comunicazione. Si tratta della rappresentazione più utilizzata nelle aziende multiprodotto e ha il vantaggio di favorire la flessibilità e la diversificazione, ma il limite di generare uno scollamento rispetto all’amministrazione centrale.
Organigramma a matrice
La struttura a matrice è un mix delle due tipologie precedenti. Si sviluppa, quindi, su entrambe le dimensioni, una funzionale e una più propriamente di business (prodotto o area geografica) e prevede la presenza di manager che hanno la responsabilità di singole funzioni e progetti. Questa rappresentazione è più dettagliata, offre maggior trasparenza rispetto alla definizione dei ruoli ed è associata a una maggiore rapidità decisionale e di comunicazione. Il rovescio della medaglia è che l’elevata autonomia garantita ai dirigenti potregge generare dei conflitti interni all’organizzazione.
Quali ruoli emergenti trovano spazio nell’organigramma aziendale
L’organigramma è uno strumento che permette di capire immediatamente se si verificano delle sovrapposizioni funzionali, quindi se diverse persone esercitano le stesse mansioni magari con ruoli e riporti diversi, o se l’azienda ha dei ruoli scoperti da occupare. Tra quelli indispensabili nello scenario attuale un posto di rilievo è riservato ai responsabili dell’innovazione e della trasformazione digitale. Figure sempre più importanti nel panorama dei dirigenti aziendali, il Chief Digital Officer (CDO), il Chief Innovation Officer (CInO) e il Chief Digital and Innovation Officer (CDIO) sono i professionisti che in azienda guidano la trasformazione digitale del business. A loro è affidata la responsabilità di sostenere la crescita e la resilienza del business scardinando i preconcetti che frenano il cambiamento, promuovendo la trasformazione digitale e supportandola con un adeguato change management. La loro posizione all’interno dell’organigramma aziendale non è definita in modo preciso perché CDO, CINO e CDIO sono figure trasversali, che si relazionano con il top management da un lato, i responsabili delle unità organizzative dall’altro, per garantire che l’innovazione non solo sia adeguatamente sponsorizzata ma anche che sia realmente inclusiva e pervasiva.
