Riuscire a gestire in modo efficace, efficiente e sicuro il parco dispositivi è fondamentale per qualsiasi azienda. Ma lo è ancora di più se si lavora nel delicatissimo settore della ricerca a contratto (Contract Research Organization, CRO) a servizio completo. È questo l’ambito in cui opera Opis, società italiana di respiro internazionale che, occupandosi anche di indagini cliniche dedicate ai device medici e diagnostici, copre tutte le fasi delle sperimentazioni relative ai farmaci, senza limitazioni di area terapeutica.
La mission di Opis e la sfida dell’innovazione
In qualità di CRO, Opis mette a disposizione dei clienti – tipicamente case farmaceutiche – un team di 400 professionisti, dando vita a un’offerta accessibile in 17 Paesi. Dal 1998, anno della fondazione, il gruppo ha condotto circa 1400 studi clinici, nazionali e internazionali, facendo leva non solo su competenze mediche e scientifiche, ma anche su un know-how tecnologico e operativo avanzato.
I dispositivi che utilizzano i collaboratori sono dunque parte integrante dell’expertise che l’azienda offre al mercato, ed è per questo che Opis si è rivolta a WeAreProject per implementare un progetto Mobile Device Management (MDM) che consentisse innanzitutto di sviluppare un sistema di gestione centralizzata dei terminali e, in seconda battuta, di potenziare gli strumenti di protezione e data governance.
«L’obiettivo era quello di riuscire da una parte ad accelerare l’adozione di soluzioni utili a svolgere il nostro lavoro, dall’altra a distribuire in modo centralizzato applicazioni e asset sui vari dispositivi», spiega Paolo Islamaj, IT system manager di Opis, la cui squadra non ha soltanto il compito di ottimizzare i carichi di lavoro e manutenere gli ambienti informatici: il gruppo infatti sviluppa web app e soluzioni stand-alone per i propri dipendenti e per le case farmaceutiche, quindi la produzione e la distribuzione di software è e continuerà ad essere un’attività strategica.
«Se aggiungiamo i fattori di complessità legati al respiro globale dell’azienda, è facile intuire utile quali fossero le nostre esigenze anche in termini di performance e affidabilità dell’infrastruttura. Che però, essendo on premises, cominciava a risentire degli anni e di una certa obsolescenza. In questo senso, migrare a una soluzione in cloud ci avrebbe consentito non solo di erogare un servizio migliore, ma di farlo anche in modo più semplice».
Who's Who
Paolo Islamaj
Il progetto sviluppato a quattro mani con WeAreProject
La scelta è ricaduta su WeAreProject, la cui collaborazione con Opis aveva già prodotto buoni risultati su altri fronti. Il team ha così portato avanti il progetto di rinnovo della piattaforma di gestione dei dispositivi, puntando alla creazione di processi state-of-the-art sul piano della sicurezza e della conformità con le policy aziendali e implementandoli su Microsoft Intune, la soluzione cloud-based di gestione dei terminali, e su Defender for endpoint, sempre realizzata da Microsoft.
«All’inizio del progetto non avevamo chissà quali aspettative», confessa Islamaj. «Pensavamo che avremmo replicato ciò che avevamo sostituendo il vecchio hardware con un’infrastruttura as-a-service ed eliminando le operazioni di gestione e manutenzione. Non ci eravamo resi conto che questi sono solo gli aspetti più basilari di una migrazione in cloud: il team di WeAreProject ci ha invece guidato non soltanto nell’esplorazione delle varie opportunità offerte dal nuovo sistema, ma anche nelle declinazioni che avremmo potuto valutare per adattarle alle nostre attività. È evidente: avendo avuto a che fare con diverse realtà di business, WeAreProject ha imparato ad analizzare e prevedere esigenze diversificate, e mettendo a frutto la loro capacità di osservare i problemi da un punto di vista completamente nuovo, siamo riusciti ad accedere a funzionalità che ritenevamo impossibili da implementare. Un esempio? Per configurare i tablet utilizzati per gli studi clinici utilizzavamo il portale fornito dal vendor, che pur essendo la soluzione proprietaria presentava molte limitazioni negli strumenti di customizzazione del dispositivo».
«Il che», spiega Islamaj, «può essere un problema quando si parla di device che vanno in mano a medici e soprattutto a pazienti. Riscontravamo per questo frequenti problematiche dovute all’errato utilizzo del terminale, il che ci costringeva a disattivare l’accesso a determinati dati e a cambiare continuamente le impostazioni. Con Intune siamo invece riusciti a personalizzare la user experience limitando le funzionalità alle sole applicazioni che siamo sicuri di poter mettere a disposizione delle varie tipologie di utente».
I risultati ottenuti? User experience semplificata, maggiore efficienza e un cambio culturale
I vantaggi più significativi, però, sono stati riscontrati sul piano della gestione dei dispositivi – laptop, tablet e smartphone – affidati ai collaboratori, soprattutto in ambito internazionale. «Per quanto riguarda i client, prima avevamo grosse limitazioni nel distribuire programmi da remoto, e gli utenti, se non disponevano dell’accesso alla VPN aziendale (che tra l’altro richiedeva un procedimento poco intuitivo per richiedere e aggiornare la password), non potevano scaricare gli upgrade», precisa Islamaj.
«Ora che abbiamo messo in piedi il nuovo sistema, risulta tutto più semplice e immediato. Basti pensare che in passato, quando bisognava procurare un laptop a un collega che lavorava dall’altra parte del mondo, dovevamo prima acquistarlo qui per configurarlo manualmente e poi spedirlo alla destinazione finale. Oggi il collega può comprare il device ovunque si trovi, riceverlo a casa, e connettersi al nostro portale, dove è sufficiente inserire il numero seriale fornito da noi per avere nel giro di un’ora il PC o lo smartphone configurato, senza nemmeno doverci contattare».
La migrazione in cloud delle applicazioni Modern Work: un salto (anche culturale)
Parallelamente a questo progetto, WeAreProject ha assistito Opis anche nella migrazione in cloud delle applicazioni Modern Work. «Abbiamo cominciato da un’analisi dell’intera infrastruttura IT, scattando una fotografia a 360 gradi dei servizi attivi, dello stato dei server, delle operazioni che conducevamo e, soprattutto, delle loro performance. A partire da questa immagine ne è stata creata una nuova, speculare, sulla quale abbiamo ridisegnato i servizi diventati obsoleti, aggregando le virtual machine per incorporare i sistemi di cui avevamo bisogno», racconta Islamaj. È stata poi stabilita la priorità dei servizi da migrare, dando la precedenza ai flussi relativi alle applicazioni del mondo Modern Work, con la migrazione lift & shift dall’on-prem agli ambienti IaaS e PaaS di Azure.
Grazie alla migrazione, è aumentata sensibilmente l’autonomia degli utenti nell’utilizzo dei servizi erogati dal team IT di Opis. «Non solo perché le reti risultano più performanti ma anche perché, facendo leva su un’infrastruttura più semplice da orchestrare, siamo riusciti a dimezzare le tempistiche di intervento», dice Islamaj, che sottolinea un ulteriore beneficio, che ha pure comportato un’altra trasformazione in azienda. «Un cambiamento di tipo culturale, che ha interessato soprattutto i colleghi del Finance, i quali si sono dovuti ricredere sui costi del cloud. Abbiamo condotto insieme a loro una simulazione con le previsioni di spesa delle soluzioni attivate a pieno regime, per poi confrontarle con le stime di quanto ci sarebbe costato rinnovare l’hardware, anche in termini di tempo per dismettere i vecchi sistemi e riconfigurare, testare e manutenere quelli nuovi. Ebbene, il bilancio era a favore del cloud. Quando abbiamo ricevuto le prime fatture, che confermavano quanto ipotizzato», chiosa Islamaj, «molti preconcetti sono caduti».
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