Mai più pile di carta e fotocopie. Già cinque anni fa i vantaggi della dematerializzazione dei processi contabili sono apparsi molto chiari ai manager di Opel Italia, distributrice in Italia degli autoveicoli e dei ricambi della casa automobilistica. Una svolta strategica che ha portato la società a essere oggi al passo con le più innovative soluzioni disponibili e a rispondere tempestivamente alle normative vigenti, diventando la più innovativa in questo ambito fra tutte le filiali del Gruppo multinazionale. Con Gabriele Di Rossi, Accounting & Tax Manager General Motors Italia, ripercorriamo le tappe di questo percorso di innovazione.
Come è cominciato il percorso verso la dematerializzazione?
La scelta strategica di dematerializzare i documenti è stata fatta nel “lontano” 2009, inizialmente dematerializzando e portando in conservazione sostitutiva i libri contabili (libro giornale e registri iva). Questo primo progetto ha determinato una vera e propria rivoluzione nelle procedure di stampa e di archiviazione di grandi quantità di carta.
Contestualmente è stata fatta l’analisi per attivare la completa dematerializzazione delle fatture, o meglio la fatturazione elettronica che include l’invio ai concessionari e la conservazione a norma. In questo modo i volumi di fogli A4 risparmiati sono diventati notevoli: basti pensare che nel periodo tra il 2010 ed il 2013 le fatture per la vendita auto sono state all’incirca 300.000, a cui si devono aggiungere quelle emesse per la vendita delle parti di ricambio e degli accessori. Considerato che nel processo di fatturazione rientravano anche dei documenti specifici per l’immatricolazione, ossia i Certificati di Conformità (COC), anche questa tipologia è stata dematerializzata secondo la specifica normativa del Ministero dei Trasporti. Al momento siamo, di fatto, in regime di fatturazione elettronica. I Concessionari possono quindi scegliere se stampare una copia cartacea della fattura o se portare direttamente in conservazione le fatture ricevute dalla Opel; dal lato “emittente” è infatti già tutto attivo.
Dalla partenza del progetto, nel 2010, quali sono i vantaggi riscontrati?
I vantaggi sono stati innumerevoli, sia organizzativi che ovviamente economici. Basti pensare che le fatture e i COC venivano spediti giornalmente tramite corrieri ai vari concessionari Opel, localizzati sull’intero territorio italiano. Il payback period dell’investimento è stato quantificato in circa 12 mesi, rendendo l’intero progetto estremamente valido dal punto di vista finanziario. Inoltre, dal punto di vista organizzativo sono stati sgravati di lavori ripetitivi sia l’ufficio spedizioni che l’ufficio fatturazione: quest’ultimo doveva anche assolvere alle varie richieste di re-invii o di solleciti di invio fatture. Tutto questo è stato praticamente azzerato: i concessionari si trovano direttamente tutti i documenti nella propria casella mail.
Ci sono stati aspetti critici? E in che modo il vostro partner Ifin Sistemi vi ha supportato?
Criticità in realtà non ce ne sono state. La consulenza e l’assistenza di Ifin Sistemi che ci ha seguito e fornito il progetto è sempre stata efficace e ci ha guidato dall’inizio fino alla messa a regime. La scelta di nominare il Responsabile della Conservazione al nostro interno è stata l’occasione per ricevere da Ifin Sistemi un dettagliato training, nel corso del quale ci è stato spiegato in modo molto pratico e diretto la normativa e come questa debba essere applicata. A questa fase di training è poi seguita la stesura a quattro mani tra Opel e Ifin Sistemi del Manuale della conservazione.
Come è stato gestito il cambiamento con le persone coinvolte?
I Responsabili dei reparti e dei processi maggiormente interessati dal cambiamento sono stati coinvolti fin dalla fase di analisi: in questo modo, il loro contributo e la loro partecipazione sono stati propositivi sotto molti punti di vista. Del cambiamento hanno visto più i vantaggi e la semplificazione che non gli aspetti negativi. Va detto che tutti si sono impegnati per evidenziare le opportunità e per massimizzare quindi gli obiettivi di una maggiore efficacia da un lato e di cost-saving dall’altro.
Quali saranno i passi futuri?
Stiamo valutando la possibilità di estendere la dematerializzazione anche ad altre tipologie di documenti, coordinandoci in questo progetto con la casa madre. La nuova normativa sulla conservazione ci porterà a breve a cambiare il sistema di conservazione, da DocPA a Legal Archive. Su questo Ifin Sistemi ci ha già assicurato che sarà un processo di migrazione automatica e quindi il Responsabile della Conservazione dovrà aggiornare il manuale e le procedure operative. In considerazione inoltre della natura estremamente tecnica di questa figura e della recente evoluzione della normativa, stiamo inoltre valutando la possibilità di affidare il ruolo di Responsabile della Conservazione ad Ifin Sistemi, in quanto ci vorremmo impegnare con tutti i nostri sforzi nel core-business dell’azienda.
Qual è lo stato dei progetti di dematerializzazione nelle altre sedi europee o mondiali del Gruppo GM?
A livello mondiale siamo stati tra i primi ad attivare un progetto di dematerializzazione ed al tempo stesso di conservazione sostitutiva rispondente a tutti i requisiti della normativa civilistica e fiscale, ed abbiamo avuto modo di presentare il nostro progetto a livello europeo. Ancora una volta la sede italiana di una multinazionale ha svolto quindi il ruolo guida di innovatore.
