Con l’obiettivo di rendere più efficiente la gestione
documentale, MoneyGram International –
azienda che si occupa di trasferimenti di denaro in tutto il
mondo – ha implementato la soluzione Web Rainbow
per la digitalizzazione e l’archiviazione sostitutiva dei
documenti di ricevuta.
Come funziona il processo
Il processo di trasferimento di denaro è il seguente: il cliente
si reca presso l’agente di MoneyGram contattato, portando
con sé un documento d’identità personale, e previa
compilazione dell’apposito modulo può inviare – dopo il
pagamento di una commissione – una determinata somma di denaro in
contanti nel luogo di destinazione scelto.
Di seguito, il cliente – previa il ricevimento di un numero
esclusivo di riferimento – può contattare la persona a cui
trasferire il denaro, fornirle il numero e in soli 10 minuti il
denaro è a sua disposizione.
Tale transazione genera il rilascio di una ricevuta cartacea in
triplice copia: una rimane al cliente, una all’agenzia e
una alla sede centrale di Roma. Una mole di documenti
significativa (si parla di circa 2 milioni di fogli l’anno)
che MoneyGram voleva snellire.
La società ha quindi deciso di implementare una nuova
piattaforma di gestione documentale, realizzata in
collaborazione con Cosmic Blue Team, business partner IBM.
La nuova soluzione di gestione documentale
Ciascuna ricevuta viene ora passata allo scanner per un controllo
istantaneo dei dati direttamente nel database aziendale
attraverso i campi chiavi del documento: dal nome
dell’agenzia di emissione, al numero della transazione, al
nome del cliente inclusa la verifica della presenza della firma.
Se la verifica è positiva, si procede con l’archiviazione
digitale del documento e, in parallelo, si prosegue con la fase
di storicizzazione in base alla tipologia del servizio, alla
categoria della ricevuta e al nominativo dell’agente
esecutore.
Marco Di Bella, Senoir IT di MoneyGram, spiega che “la
consistente riduzione della quantità di carta utilizzata
coincide con un relativo risparmio in termini di costi e con la
possibilità di riallocare le risorse impiegate in precedenza ad
un’attività a maggior valore aggiunto. Se prima era
necessario far giungere il faldone con il documento richiesto dal
magazzino direttamente alla sede ora si può effettuare la
ricerca di una ricevuta con un semplice clic seduti al PC con un
risparmio in termini di relativi costi a garanzia di una maggior
efficienza”.
ll nuovo sistema funge da archivio digitale per
MoneyGram, che conserva le ricevute in conformità alle
normative vigenti (archiviazione sostitutiva). Inoltre è
possibile effettuare a sistema delle ricerche statistiche per un
controllo periodico incrociato, confrontando in automatico, ad
esempio, il numero di ricevute digitalizzate con il numero di
transazione eseguite per agenzia.
