Con 8.000 dipendenti e una rete di 315 sedi all’estero, il
Ministero degli Affari Esteri (MAE) si è trovato con la duplice
esigenza di ridimensionare la circolazione della documentazione e
di adeguare la normativa vigente in materia di trattazione
elettronica dei documenti contenuta nel Codice
dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Il Ministero ha quindi avviato il progetto denominato
“@doc”, che prevede l’adozione di una
piattaforma per la gestione dei documenti prodotti
dall’Amministrazione sia nell’ambito dei processi
interni che nelle relazioni con i cittadini e le imprese.
Una gestione documentale integrata
Il Ministero ha proceduto con la realizzazione di un’Area
Organizzativa Omogenea (AOO) unica per la Farnesina,
informatizzando gli archivi e adottando un insieme di regole e
procedure per una gestione documentale digitale integrata.
In tal modo, l’attuale AOO della Farnesina consente la
condivisione della trattazione dei documenti, al fine di una
reingegnerizzazione dei processi amministrativi. Il progetto
prevede anche di trasformare la rete diplomatico-consolare in
tante AOO, una per ogni singola sede estera.
“Grazie al progetto @doc, – spiega Luigi Ferrari, Direttore
centrale ICT del Ministero degli Esteri – i 120 archivi in uso
sono oggi altrettante Unità Organizzative di Protocollo con il
solo compito di gestire le attività di registrazione,
permettendo di riallocare le risorse umane in attività a più
elevato valore aggiunto e, soprattutto, nell’erogazione di
più servizi ai cittadini e alle imprese, in Italia e
all’estero’.
Dal cartaceo al digitale
In precedenza, ogni documento cartaceo veniva realizzato da un
redattore, corretto da un revisore, formalizzato da una
segretaria, firmato da un dirigente, protocollato da un
archivista per essere poi consegnato fisicamente a destinazione
da un “camminatore”.
Ora il nuovo sistema prevede per ogni documento il passaggio a
sistema delle varie fasi dalla redazione alla revisione,
dall’autorizzazione alla protocollazione per un ciclo di
vita completamente digitale attraverso procedure qualificate.
Ogni procedura è, infatti, iscritta nel Manuale di gestione ed
indica una sequenza temporale di azioni con i percorsi possibili
ottenibili per ogni diversa finalità, permettendo di
rintracciare, in qualsiasi momento, i soggetti responsabili delle
singole azioni.
Gli utenti profilati accedono all’applicazione utilizzando
username e password attraverso postazioni di lavoro censite nella
rete di Palazzo. Al termine del processo, ogni file prodotto
risulta conforme alle procedure e può essere trasmesso in
automatico al sistema di invio multicanale (PEC, mail, fax,
ecc.).
Con la gestione digitale di tutta la documentazione, il Ministero
ha definito nuove procedure d’ufficio necessarie alla
trattazione informatica dei documenti prodotti, ottenendo una
drastica riduzione del ricorso alla carta, nell’ordine di
almeno 20 milioni di fogli all’anno.
Ferrari aggiunge che “l’estensione della
digitalizzazione dei flussi a tutta la Farnesina permette al MAE
di recuperare efficienza e trasparenza, con la certezza di una
significativa riduzione dei tempi di trattazione e dei costi di
gestione dall’energia elettrica alle stampanti, dalle
fotocopie ai toner: tali economie conseguite sono ancor più
evidenti – ad esempio – per le spese postali passate da 800mila
euro nel 2008 a 83 mila nel 2011 e di quelle per i corrieri
diplomatici, dagli oltre 2 milioni di euro nel 2008 a 320mila
euro nel 2011’.
