Gestire i processi documentali trattando dati e informazioni con il massimo livello di sicurezza e riservatezza, attraverso processi e tecnologie innovative che garantiscono la continuità del business dei clienti. È quello che fa sin dalla sua nascita Microdata, Business Process Outsourcer, partner di riferimento di molti fra i più importanti gruppi bancari e assicurativi italiani, oltre ad aziende nei settori GDO, farmaceutico e utilities, cui fornisce un servizio completo e qualificato: document e workflow management, archiviazione e conservazione digitale, back office, contact center e consulenza nei processi.
Un approccio che si sta mostrando resiliente anche in un momento di emergenza come quello che stiamo vivendo per il Coronavirus, che rende indispensabile lo Smart Working, applicato su una scala senza precedenti, e mette in luce l’importanza di avere processi digitalizzati e sicuri.
In Microdata, l’approccio all’Information Security e alla Data Protection è quasi maniacale. Nessun dettaglio viene sottovalutato, nella progettazione dei data center così come nel modello organizzativo o nella scelta delle tecnologie. In sintesi, la sicurezza in Microdata è “by design e by default”.
«Garantire la continuità del business dei nostri clienti, anche in un periodo così difficile come quello che stiamo vivendo, è nel nostro DNA – esordisce Carolina Cortellini, Fondatore e Amministratore di Microdata Group – ed è parte integrante del nostro metodo di lavoro e degli strumenti che la società mette a disposizione dei clienti. Da molti anni gestiamo in modo customizzato i processi più complessi e tutte le attività che ruotano intorno alle informazioni dei nostri clienti, e siamo prepararti per affrontare l’emergenza, anche grave come quella che sta vivendo il Paese». Parliamo ad esempio di processi bancari relativi a mutui, carte di credito, investimenti, oppure di processi assicurativi strategici quali la gestione e liquidazione dei sinistri.
Fondata nel 1990 a Cremona, dai due soci fondatori Alfredo Lupi e Carolina Cortellini, oggi Microdata Group comprende 5 sedi, 2 società operative tra Milano e Cremona (Microdata Service e Mediadoc), ha un fatturato in crescita che ha superato i 21 milioni di euro nel 2019, (+7%) e impiega oltre 350 persone.
Microdata è in crescita costante da anni. Cosa vi rende un’eccellenza sul mercato?
È vero, il fatturato e l’organico sono in continuo aumento e c’è un piano di assunzioni in corso. La conoscenza e la preparazione sono, per noi, gli asset più preziosi: alle nostre persone dedichiamo molte attenzioni e opportunità di crescita e benessere. Siamo stati tra i primi in Italia ad utilizzare la formula del Welfare, abbiamo un piano ricco, una psicologa d’azienda e una polizza sanitaria gratuita per tutti. Inoltre, abbiamo un programma di formazione erogato attraverso una Digital Academy interna, strutturato per aumentare le competenze dei nostri collaboratori con corsi, workshop ed e-learning. L’Academy, infatti, non prevede solamente formazione tecnica ma anche un corso di meditazione in collaborazione con l’Università di Pavia, team building, comunicazione e molto altro. La formazione tecnica si focalizza invece su temi quali compliance, antiriciclaggio, e corsi IVASS strutturati per far sì che le persone sappiano parlare lo stesso linguaggio dei clienti. Microdata, infatti, gestisce in toto parti dei processi dei clienti con team dedicati e specializzati.
Per noi le persone sono il fulcro su cui poggia il nostro business, rendendoli parte della grande squadra Microdata, che consideriamo come una grande famiglia.
Cosa significa sicurezza quando si parla di gestione dei processi documentali?
Abbiamo fondato Microdata sulla consapevolezza che i documenti contengono dati e informazioni che rappresentano il patrimonio strategico di un’azienda. Devono dunque essere trattati seguendo stringenti logiche di sicurezza e compliance, a salvaguardia del nostro business e di quello dei nostri clienti. Nel 2017 abbiamo strutturato una Cyber Security e Data Protection Strategy che è diventata la linea guida per le misure che, man mano, sono state implementate, tra le quali: i processi definiti e formalizzati, il modello organizzativo, la nomina di un Data Protection Officer (DPO), un esperto per il GDPR e un Chief Technology Officer (CTO) che supervisiona tutti i temi ICT. Per noi la sicurezza è un tema culturale, non si improvvisa con una normativa: da sempre sappiamo quanto sia delicato per i clienti fornirci i documenti sui quali svolgere i processi; con il tempo però, il rapporto di fiducia che si crea e si sedimenta grazie alla qualità del nostro operato, rende questo aspetto sempre meno critico.
Qual è dunque il legame fra risk management e document management, in particolare in ambito bancario?
Risk management e document management sono strettamente legati, e sono alla base del BPO bancario e assicurativo: i documenti, digitali o cartacei, vanno esposti al livello di rischio più basso possibile, garantendo riservatezza, integrità e disponibilità del dato nel suo ciclo di vita.
Molte aziende denotano alcune criticità nei processi e spesso la causa sono le persone, perchè il risk management è fatto di comportamenti e strumenti tecnologici. Per noi è cruciale strutturare processi e organizzazione.
Si pensa sempre alla protezione del digitale, ma i documenti che circolano nelle aziende sono anche cartacei. Come affrontate questo aspetto?
Sappiamo che in futuro i processi nasceranno digitali, ma è vero, attualmente nelle banche e nelle assicurazioni circola ancora tantissima carta, che gestiamo garantendo gli stessi standard di sicurezza dei documenti digitali. Pensiamo, solo per fare un esempio, alla cartolarizzazione dei mutui: se manca il contratto originale la banca non può portare a termine l’operazione.
Non prevedo nel brevissimo periodo una riduzione importante del flusso analogico. Per avere un’idea, basti pensare che Microdata nel 2018 ha gestito 118milioni di pagine scansionate, nel 2019 128 milioni: 10 milioni in più! Nel medio periodo vedremo però l’impatto che ha generato l’emergenza sanitaria Coronavirus nel mondo del lavoro: quando finalmente ci saremo lasciati alle spalle questo momento così difficile, siamo convinti che assisteremo a un incremento dei processi digitali, come conseguenza del boost dello Smart Working: non possiamo parlare di lavoro da remoto se non abbiamo i documenti disponibili online.
Come siete organizzati per gestire l’innovazione?
Investiamo molto in innovazione, intesa come servizio ma anche come processo, e osserviamo i trend del mercato per cogliere tempestivamente le novità, con l’occhio attento di imprenditori che guardano al futuro. Operiamo attraverso una divisione di ricerca e sviluppo interna e facciamo scouting sul mercato. Siamo azionisti della prima ora di e-Novia, una realtà con sede a Milano che opera come una Factory di Start up. A Cremona abbiamo dato vita a un polo per l’innovazione digitale, il Polo CRIT, nel quale si trova una delle nostre sedi, riunendo in un unico building tante aziende che a vari livelli si occupano di digital transformation, dando origine a un vero e proprio ecosistema digitale. Ma queste sono solo alcune delle iniziative in corso.
A proposito di innovazione, state già sperimentando l’intelligenza artificiale?
Ci piace di più parlare di Intelligenza aumentata, nel senso che va a potenziare, non a sostituire, il lavoro delle persone, secondo il modello “human in the loop”, che pone l’essere umano al centro di un processo in parte automatizzato.
Ci stiamo lavorando molto: c’è un gruppo di studio dedicato, composto da professionisti interni ed esterni che, insieme al mondo universitario, sta mettendo a punto un software che andrà a cambiare il modo di lavorare.
Quali sono in sintesi, le direttrici della strategia per il futuro?
Continueremo sulla strada già tracciata, puntando su persone, sicurezza ed innovazione per sostenere la crescita. È così che Microdata si è guadagnata sul campo la fiducia dei clienti, restando sempre sulla frontiera dell’innovazione tecnologica e infrastrutturale.
