Top Consult ha annunciato il modulo Lex del suo sistema documentale TopMedia Social NED. Progettato per la conservazione digitale a norma dei documenti, recepisce già le nuove “Regole tecniche in materia di conservazione” emanate in riferimento all’art.71 del Codice dell’Amministrazione Digitale e pubblicate in Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014: entreranno in vigore in modo obbligatorio 36 mesi dopo la pubblicazione e cioè il 12/3/2017; fino ad allora sono valide anche le regole di conservazione precedenti basate sulla delibera CNIPA N.11/2004.
“Il nuovo modulo Lex è in anticipo di due anni rispetto all’entrata in vigore della nuova normativa – afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult. In realtà la scadenza di legge non è lontana: conviene adeguarsi per tempo e applicare fin da subito le nuove regole con la collaborazione di un partner esperto come Top Consult, pioniere della materia (avendo realizzato oltre 15 anni fa per il Comune di Pesaro il primo archivio digitale a norma di legge in Italia), in modo da arrivare alla scadenza ben preparati e già rodati, sfruttando nello stesso tempo tutti i vantaggi delle numerose nuove funzionalità Lex”.
Le nuove regole definiscono le caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale sia per i documenti informatici che per i fascicoli di documenti; i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità (produttore dei documenti, utente, responsabile della conservazione); rendono obbligatorio il manuale della conservazione.
Lex adotta le strutture dati e gli standard prescritti in particolare nell’art. 4 per la gestione dei pacchetti informativi di archiviazione e viene impiegato sia per la conservazione in house sia per quella in outsourcing. In quest’ultima, offerta in SaaS, Top Consult assume il ruolo di Responsabile della Conservazione; il servizio prevede la produzione del Manuale della Conservazione, certificabile dal legale.
La consultazione e l’esibizione dei documenti conservati possono avvenire mediante uno dei client disponibili, anche in remoto e in mobilità. Lex è un modulo della Piattaforma di Orchestrazione di TopMedia Social NED, che esegue i processi batch; non usa stazioni di lavoro dedicate e può eseguire più lavori di conservazione in parallelo. Per effettuare la conservazione occorre almeno un certificato remoto di firma digitale automatica.
Rispetto al modulo precedente, il nuovo Lex usa le regole tecniche più recenti, non richiede software specifico per la consultazione dei documenti, sempre disponibili da qualunque client, né macchine dedicate alla conservazione digitale né hardware per la firma di documenti; consente la conservazione anche dei documenti di soli metadati (utile per la “pista di controllo”) e l’utilizzo di formati di conservazione di lungo periodo. Il Responsabile della Conservazione dispone di maggiore capacità di controlli, genera in modo semplice copie di sicurezza indipendentemente dal volume dei documenti conservati e crea rapidamente utenze di consultazione e visualizzazioni puntuali anche in caso di controlli da parte delle autorità.
