In uno scenario economico instabile e in evoluzione, il presidio
delle informazioni sui fornitori – sia effettivi sia
potenziali – è condizione imprescindibile per chi deve prendere
decisioni di acquisto. Le nuove soluzioni di Vendor Management
consentono a tutti gli “attori” coinvolti (acquisti,
legale, marketing, qualità, tecnici, risorse umane..) di
esprimere il proprio giudizio su un fornitore in maniera
strutturata, sia “ex ante”, per decidere
l’inserimento del fornitore nella vendor list, che a valle
della prestazione.
Le opportunità offerte dalla globalizzazione dei mercati di
fornitura stanno cambiando il modo di acquistare delle aziende di
ogni dimensione e settore, in particolare in ambito privato ma
anche in quello pubblico. Questa tendenza, favorita da fattori
quali ad esempio il progresso delle tecnologie di comunicazione e
la crescita, in quantità e qualità, dell'offerta dei paesi
emergenti, pone infatti le aziende davanti ad una nuova sfida:
riuscire ad identificare – in un mercato molto
ampio – le migliori alternative di fornitura per le
proprie esigenze a “condizioni sostenibili”
(in termini di tempo di ricerca e valutazione, gestione del
rischio, costo…). Tale complessità è inoltre amplificata
dalla crescente sensibilità delle aziende su fronti attinenti la
responsabilità sociale (ne è un esempio il D.L 231), la
sostenibilità e la trasparenza dei comportamenti, aspetti che
sempre più coinvolgono la relazione con i fornitori.
Il presidio delle informazioni sui fornitori
– sia effettivi sia potenziali – diventa dunque condizione
imprescindibile per chi deve prendere decisioni di acquisto. Le
informazioni devono essere raccolte, qualificate,
valutate su parametri oggettivi e, naturalmente,
aggiornate sistematicamente in modalità
pressoché automatica.
Un lavoro enorme, che la tecnologia può rendere però
meno gravoso e più efficace.
Oggi sono infatti disponibili soluzioni in grado di strutturare
lo scambio informativo sia con i mercati di fornitura, sia tra i
diversi referenti aziendali coinvolti, mettendo così “a
fattor comune” un patrimonio – le informazioni, appunto
– spesso presenti in azienda ma poco fruibili, perché non
organizzate in un sistema condiviso.
La disponibilità delle informazioni sui fornitori e sulla loro
relazione con l’azienda (ad esempio quanto e come hanno
lavorato nel passato) è il primo passo di ogni decisione di
acquisto. Il passo successivo è la valutazione della performance
dei fornitori, attività sempre più trasversale alle diverse
funzioni aziendali. Le nuove soluzioni di Vendor Management
consentono a tutti gli “attori” coinvolti (acquisti,
legale, marketing, qualità, tecnici, risorse umane..) di
esprimere il proprio giudizio su un fornitore in maniera
strutturata, sia preliminarmente (valutazione
“ex ante” per decidere l’inserimento
del fornitore nella vendor list) che a valle
della prestazione (valutazione “ex
post”).
La valutazione può quindi essere supportata anche da strumenti
di Vendor Rating basati su KPI (key performance
indicators) quantitativi/qualitativi, che devono garantire una
valutazione, tanto più oggettiva possibile, del “livello
di conformità” del fornitore ai requisiti desiderati
a livello generale, di categoria merceologica e di
singola commessa/contratto. Il processo di acquisto
diventa dunque “pienamente consapevole”, poiché
supportato da un “bagaglio informativo” profondo,
completo e condiviso. Ciò accelera i processi decisionali e può
ridurre drasticamente i rischi associati alla fornitura, benefici
particolarmente significativi in uno scenario economico
caratterizzato da instabilità e rapidi cambiamenti.
Una gestione strutturata e condivisa della relazione con i
fornitori è, inoltre, garanzia di tracciabilità e
trasparenza in ogni decisione di acquisto. In
quest’ottica il Vendor management offre alle aziende uno
strumento in più sia per rispondere alle indicazioni normative
in materia di responsabilità sociale, sia per affermare la
propria aderenza a criteri virtuosi di gestione del rapporto con
i mercati di fornitura.
La nostra esperienza ci conferma un interesse crescente delle
aziende per queste nuove modalità di gestione della relazione
con i fornitori. A nostro avviso ciò deriva in parte da un
cambiamento “culturale” e del mercato, in parte dai
progressi della tecnologia che, come nel nostro caso, offrono
oggi alle aziende funzionalità molto evolute, integrazione con i
sistemi aziendali, possibilità di personalizzazione e
disponibilità praticamente immediata,anche di soluzioni
personalizzate, grazie alla formula “Saas –
Software as a Service”.
Rileviamo con piacere che anche il settore pubblico e
regolamentato sta cominciando ad apprezzare i benefici
di queste soluzioni che, nel pieno rispetto di quanto prescritto
dal codice degli appalti, sono in grado di aggiungere
significative efficienze nella gestione di Albi
Fornitori, Elenchi Fornitori e Sistemi di
Qualificazione.
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