Sono sempre di più le aziende che decidono di integrare una Virtual Data Room all’interno dei loro servizi informatici anche grazie alla necessità, ormai stringente, di digitalizzare processi e attività e di proteggere dati e informazioni. Se in passato la “stanza dei dati” fisica era utilizzata in occasione di due diligence che prevedevano lo scambio e condivisione di enormi quantità di informazioni riservate tra le parti interessate, i possibili utilizzi di una data room virtuale sono ora di gran lunga maggiori. Ovviamente, l’utilizzo tipico di queste piattaforme cloud sicure è ancora legato a doppia mandata ad operazioni straordinarie e complesse quali M&A, IPO, ristrutturazioni, operazioni di PE, due diligence di ogni natura, ma è sempre più frequente che siano usate anche per altro.
Ad esempio, le Virtual Data Room di Multipartner sono caratterizzate da un’estrema versatilità di applicazione in molteplici settori dall’industriale all’immobiliare, dalla governance al legale e al finanziario. I livelli di sicurezza adottati sono elevatissimi e garantiscono all’azienda un controllo granulare tanto dei dati che verranno caricati all’interno della data room quanto dei permessi degli utenti che avranno accesso alla stanza virtuale per consultare le informazioni a cui sono autorizzati.
Multipartner, le Data Room a prova di futuro
PMI innovativa specializzata nello sviluppo di Virtual Data Room (VDR), Multipartner offre soluzioni caratterizzate da elevati standard di protezione e da funzioni avanzate, tutte fortemente personalizzate. In particolare, Multipartner realizza Virtual Workspace Data Room, piattaforme cloud che le aziende utilizzano per gestire, classificare, rintracciare e condividere facilmente e in sicurezza documenti aziendali, informazioni e innumerevoli progetti, tra dipendenti, clienti e consulenti anche a migliaia di chilometri di distanza.
Il punto di forza delle data room virtuali di Multipartner è l’elevato livello di sicurezza che offre ai clienti e a tutti gli utenti che utilizzano i suoi “spazi”. Le piattaforme, infatti, assicurano controllo e protezione verticale su tutti i file e documenti caricati nella piattaforma cloud; controllo granulare sui privilegi da concedere agli utenti e sugli accessi degli stessi alla VDR. La piattaforma è continuamente testata con penetration test compiuti da aziende di terze parti, mentre la trasmissione dati è crittografata con protocollo TLS 1.3 a 256 bit.
Inoltre, Multipartner è tra i pochi provider internazionali ad aver esteso l’accreditamento alle linee guida europee ISO/IEC 27017-27018, così da offrire ai suoi clienti ulteriori garanzie di affidabilità. A questa si uniscono le certificazioni ISO 9001 e ISO/IEC 27001, quest‘ultima attiva anche per le server farm.
La Virtual Data Room a misura d’azienda
La modularità è un altro punto di forza delle Virtual Data Room sviluppate da Multipartner. Una volta individuate le necessità dell’azienda, vengono attivati i moduli e le funzionalità scelte, per il rilascio di una VDR a “misura d’azienda”. Nell’ambiente cloud è infatti possibile scegliere quale servizi avere attivi e quale invece “scartare”, la grandezza dello spazio di archiviazione e i vari livelli di sicurezza da implementare.
Ogni azienda, ad esempio, potrà decidere se rendere scaricabili -a tutti o solo ad alcuni utenti- i documenti caricati nella Virtual Data Room; se attivare o meno l’autenticazione a due fattori (con app di creazione dei codici monouso fornita sempre da Multipartner) e così via. Il risultato sarà una Virtual Data Room “cucita addosso” alle necessità aziendali, che consentirà così di ottimizzare le risorse economiche e umane.
La piattaforma VDR di Multipartner, poi, offre funzioni di indicizzazione e ricerca avanzata, che consentono agli utenti di trovare facilmente i documenti che interessano tra migliaia di file. In particolare, il motore di indicizzazione fa uso di tecnologia OCR, che permette di “leggere” all’interno di file immagine o file non nativi digitali, così da poter cercare senza problemi anche all’interno di scritture private o documenti vecchi di decenni. I documenti testuali, poi, possono essere modificati direttamente online grazie alla suite di produttività cloud messa a disposizione di Multipartner, mentre tutti i file possono essere annotati e commentati. Le data room sono multilingua e multimediali; l’accesso é multi-device, possibile anche con SSO (Single Sign On), disponibile 24/7/365, sicuro anche in mobilità tramite l’app dedicata.
