I modelli di business moderni, iperconnessi e veloci, hanno trasformato da tempo le organizzazioni in ecosistemi estesi in cui manager, dipendenti e consulenti collaborano ormai sempre più spesso da remoto, organizzati in team geograficamente distribuiti. Questo vale in particolare per le grandi aziende ma, sempre più di frequente, anche per le PMI. La pandemia, e il ricorso massiccio allo Smart Working che ha comportato, hanno semplicemente accelerato un percorso già tracciato. Le nuove abitudini di lavoro ibride, che prevedono la possibilità di operare indifferentemente da casa o in ufficio, è ormai certo che rimarranno la norma anche negli anni a venire, quando il Coronavirus sarà solo un brutto ricordo.
Collaboration software nelle PMI, a che punto siamo in Italia
Quello che si va consolidando negli ultimi mesi, infatti, è un modello di produttività individuale sempre più svincolato dalla scrivania, virtualizzato e ibrido, in cui gli strumenti di lavoro sono accessibili in cloud da qualsiasi luogo e in ogni momento. Il concetto stesso di ufficio, tradizionalmente concepito come scrivania fissa, appare ormai superato, sostituito da digital workplace e piattaforme di smart collaboration. I dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano parlano chiaro: durante il lockdown del 2020 gli home worker hanno superato quota 6,5 milioni e nello scenario attuale si attestano comunque oltre i 5 milioni. Nell’ultimo anno, secondo i dati dell’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano, si è registrato un aumento considerevole (+45%) nell’uso di strumenti di collaboration per sostenere i nuovi modelli di lavoro flessibile. Web conference e chat erano già adottati dal 52% delle PMI prima del 2020, ma oggi a utilizzarli sono ben 3 aziende su 4. In aumento anche la quota di PMI (75%) che utilizza strumenti di file sharing, anche se le piattaforme più strutturate di gestione documentale appaiono ancora poco diffuse. Anche le piccole e medie imprese, quindi, hanno ormai compreso l’importanza della virtualizzazione degli strumenti di lavoro come condizione fondamentale non solo per consentire al dipendente di essere operativo indifferentemente da casa o dall’ufficio ma anche (e soprattutto) per potenziare la dimensione del lavoro in team.
Piattaforme di collaborazione, cosa sono e a cosa servono
Al cuore dei nuovi modelli di produttività ibrida ci sono le piattaforme di collaborazione, ecosistemi di applicazioni e servizi in cloud che permettono di organizzare e gestire meeting online, fare e ricevere chiamate, chattare e condividere file in tempo reale all’interno di un ambiente omogeneo. Oggi, il livello di sofisticazione delle piattaforme di collaboration e produttività, come Teams di Microsoft, è tale che sono praticamente assimilabili a vere e proprie scrivanie virtuali, che permettono all’utente aziendale di essere produttivo ovunque collaborando con i propri colleghi e consulenti anche su attività particolarmente complesse come la gestione delle risorse umane o il project management.
PMI project management, il valore della collaboration
La gestione ottimizzata dei progetti è un tema di primo piano per qualsiasi azienda, anche e soprattutto per le PMI. La capacità di seguire il progetto in ogni fase, nel rispetto dei vincoli di costo, tempo, risorse assegnate e qualità dell’output – che si tratti di un prodotto o di un servizio – dipende principalmente dalla dotazione di tool digitali in grado di garantire una visibilità completa sui diversi processi. Strumenti che permettono di identificare le attività, organizzare al meglio il lavoro e i flussi (di informazioni, materiali…), stimare i tempi di realizzazione, il budget e operare in tempo reale sugli stessi documenti e file, magari aiutati da cruscotti di Business Intelligence e altri tool evoluti. Solo in questo modo, infatti, è possibile garantire un project management ma, soprattutto, una project collaboration efficace, assicurando a tutti gli operatori coinvolti la capacità di lavorare in modo sinergico lungo l’intero ciclo di vita del progetto. Il risultato più evidente è una maggior produttività individuale, certo, ma anche una maggior consapevolezza rispetto alle prospettive, ai bisogni e alle tempistiche degli altri membri del team, a tutto vantaggio dello spirito di squadra.
I 3 vantaggi delle piattaforme di collaborazione per il team building
La capacità dell’azienda di supportare in modo efficace la produttività dei team geograficamente distribuiti rappresenta, oggi, in epoca di pandemia, un potente acceleratore dei processi di go-to-market. Volendo identificare i principali benefici delle piattaforme di collaborazione per il team building, questi tre appaiono tra i più rilevanti:
- Produttività: le piattaforme di collaborazione permettono di aumentare di diversi ordini di grandezza la produttività individuale, potenziandola grazie alle sinergie ottenibili nell’ambito del team.
- Sapere condiviso: la disponibilità di strumenti di collaborazione in tempo reale, social network, wiki e digital mentorship favorisce lo scambio di competenze, conoscenza ed esperienze in modo trasversale, in tutta l’organizzazione. Questo si traduce in un problem solving più efficace e rapido.
- Decision making: le piattaforme di collaborazione e, più in generale, gli hub di produttività digitale, offrono all’azienda la certezza di identificare i migliori talenti e raggrupparli all’interno di team d’eccellenza a prescindere dal fatto che i soggetti coinvolti operino in Smart Working, lavorino n sede oppure siano impiegati presso il cliente. Questo si riflette direttamente sulla qualità dei processi decisionali, contribuendo ad accelerare il time-to-market dei progetti e ad accorciare i cicli d’innovazione.
Le piattaforme di collaboration a supporto delle PMI, il valore della system integration
Nel mondo della system integration, la collaborazione remota è la norma. I consulenti IT operano, infatti, spesso direttamente presso la sede del cliente e devono magari confrontarsi più volte al giorno con tecnici e specialisti in sede. La creazione di team geograficamente distribuiti è, dunque, una prassi. Il system integrator torinese Pragma Progetti da anni sperimenta i benefici dei modelli di collaborazione in team innovativi e digitalizzati. È, dunque, in grado di condividere la propria esperienza e aiutare i clienti che vogliono abbracciare i nuovi modelli di smart collaboration facendo leva su un’expertise maturata sul campo e sulle potenzialità di un hub tecnologico semplice ma completo come Microsoft Teams. Una piattaforma di collaborazione che permette di creare spazi virtuali sicuri in cui condividere file, chattare e fare videomeeting nell’ambito di gruppi di lavoro definiti. Una soluzione che permette di creare repository di video e altri contenuti interattivi accessibili on demand, per migliorare le attività di formazione e la condivisione di esperienze e know how. L’inclusione di Teams all’interno della piattaforma di produttività Microsoft 365 permette di capitalizzare tutti i benefici della gestione in cloud della scrivania dell’ufficio, offrendo all’utente un ambiente unico in cui operare e collaborare con colleghi e consulenti. L’integrazione con la piattaforma di Busines Intelligence Microsoft Power BI permette ai membri dei diversi team di lavoro di avere accesso a informazioni sempre aggiornate e consistenti in modo sicuro, potenziando il valore della collaborazione anche in mobilità. Vantaggi che potranno essere ulteriormente accentuati grazie alla consulenza e ai servizi informatici messi in campo da Pragma Progetti.
