Uno studio di 35 persone tra associati e collaboratori, 400 clienti (di cui 150 aziende), e tre sedi sempre connesse tra loro in IP tramite wireless e VPN. Qualitas Commercialisti Associati, di cui Massimo Fumagalli è un associato, è un esempio di come la tecnologia può razionalizzare la complessità di una professione articolata. E di come la burocrazia può mettere i bastoni tra le ruote alle migliori intenzioni (ma i rimedi ci sono sempre).
Cominciamo dalla vostra infrastruttura tecnologica di base
Tre anni fa, per rivedere tutta la struttura informatica, abbiamo adottato un sistema di virtualizzazione. Abbiamo un blade server (tre blade IBM), che fa capo alla sede di via Parini a Lecco. Questa è connessa a 20 megabit in wireless con il provider Eolo (Hiperlan/Wimax) con l’altra sede di Lecco. Le antenne dei due palazzi sono a vista, infatti. La sede di Milano si collega in VPN al server.
Ma perché una connessione diretta e non via Internet?
In questo modo tutti, nelle tre sedi, accedono in modo diretto, sicuro e a qualità garantita agli stessi dati e servizi. A portare via più banda è la richiesta di stampe, perché il file deve andare avanti e dietro tra server e sede. Prima lo facevamo con una rete fissa e si creavano grandi code di file da stampare, ma ora paghiamo dieci volte in meno per avere una banda dieci volte superiore. La connessione diretta ci serve anche per parlare in VoIP tra le sedi. Usiamo invece la linea normale per le chiamate esterne. Abbiamo sperimentato infatti problemi di qualità del VoIP su telefonate a numeri esterni. Per Internet, abbiamo 4-5 ADSL negli studi, anche per il backup.
E che cosa ci mettete su questa rete?
Abbiamo in rete dischi di qualità per dati usati quotidianamente, mentre quelli di archivio li mettiamo su hard disk meno performanti. Quanto ai servizi utilizzati, qui c’è un problema. Noi commercialisti dobbiamo usare i software più disparati. Intraweb per il rapporto con le dogane, Entratel/Fisco online per i rapporti telematici con l’agenzia delle entrate e poi altri software per le connessioni con le banche. A questo si aggiunge Comunica, con il registro imprese (Camera di commercio).
E qual è il problema?
Non c’è una tecnologia standard. Per esempio riguardo alle smart card per la firma digitale e alle business key USB rilasciate dal registro imprese. Queste sono come smart card ma hanno un software residente, per essere utilizzate da qualsiasi postazione. Alcune non sono certificate per funzionare in ambienti virtuali. Per ovviare abbiamo virtualizzato il pc. D’altra parte il sistema di virtualizzazione ci permette di ritrovare il nostro desktop virtuale ovunque andiamo, nelle varie sedi. E via VPN accediamo alla nostra configurazione, via computer o tablet. Io con iPad posso fare aggiornamenti software di sera quando nessuna utilizza i server. Usiamo anche iPhone in studio per accedere da remoto ad allegati di posta.
Quali altri software usate?
Ovviamente usiamo prodotti Office, per la contrattualistica, lettere, bilanci, più un pacchetto gestionale per generare le dichiarazione redditi e bilanci (B.Point).
Come entra le tecnologia nei rapporti con i clienti?
Abbiamo un servizio di scambio documenti via web, con i clienti, tramite aree riservate sul sito. Con il software Tandem di Osra i clienti possono inoltre inserire la contabilità direttamente sui server dello studio. Oppure li mettiamo noi e loro vedono scadenze, possono stampare l’ultimo bilancio di verifica.
Queste cose potreste farle via Cloud
Ci stiamo pensando, ma non prevediamo per ora investimenti. Una tecnologia che pensiamo invece di adottare a breve è la conservazione sostitutiva. Abbiamo già un software per poterla farle. Sarebbe utile per eliminare la grande massa di carta. La normativa non aiuta, inoltre: per il vincolo a mettere in digitale entro 15 giorni le fatture (vincolo che verrà rimosso con le nuove normative in attesa di attuazione ndr). Ci obbligherebbe a una tempestività che non riusciremmo a rispettare.
Quanto avete speso per la tecnologia e quali difficoltà avete incontrato?
Circa 100-150 mila euro per fare tutta l’infrastruttura. Più 30-40 mila euro anno in connettività, assistenza, manutenzione. I costi però li abbiamo ridotti con la virtualizzazione e il wireless. Il problema è sempre quello dei nuovi adempimenti che magari richiedono software non più supportati. E le camere di commercio tendono a cambiare spesso i software che il professionista deve usare per i rapporti con l’amministrazione. Per il resto, non abbiamo sperimentato problemi di installazione o di downtime.
In sintesi, quali sono i vantaggi che avete avuto dalla tecnologia?
La virtualizzazione ci permette di evitare costi ogni volta che c’è un PC da sostituire. Costava più l’intervento del tecnico della macchina, per ripristinare i servizi su un nuovo PC. Quindi il primo vantaggio sono i minori costi di upgrade, manutenzione e sostituzione della macchina. Poi il vantaggio di poter accedere ovunque a dati e servizi.
Quali consigli vuole dare ai suoi colleghi su che cosa adottare e come farlo?
Per chi ha più sedi, la virtualizzazione è un ottimo espediente. Bisogna solo stare attenti alle incompatibilità con smart card e business key, allora è necessario utilizzare espedienti tecnici per ovviare. Noi ci siamo rivolti a un buon system integrator locale.
