«L’obbligatorietà della fatturazione elettronica verso la PA centrale, che scatta dal 6 giugno prossimo, non è che l’innesco di un processo ben più ampio che, insieme all’affermarsi della firma grafometrica e all’imposizione della PEC (posta elettronica certificata) come “sede elettronica legale” aziendale, di fatto impone alle imprese di tutte le dimensioni di dotarsi di un sistema end-to-end, che oltre a creare la fattura elettronica, dev’essere in grado anche di spedirla, archiviarla e conservarla a norma insieme ai documenti correlati che l’hanno preceduta e seguita, dall’ordine al pagamento».
Così Pier Luigi Zaffagnini, amministratore di Top Consult, spiega lo scenario che si sta delineando in Italia grazie ai vari provvedimenti statali di questi ultimi anni, volti a favorire la dematerializzazione e lo snellimento dei processi nei settori pubblici e privati.
«Vista la scadenza ormai vicina, i media si stanno concentrando sul tema della fatturazione verso la PA, ma in realtà la normativa obbliga anche alla spedizione via PEC e alla conservazione a norma». Quindi tutto il processo deve diventare digitale, ma non solo: «Grazie al recepimento di una specifica direttiva UE nel 2013, le aziende possono gestire con lo stesso processo digitale anche le fatture verso qualsiasi altra impresa privata, anche se il formato elettronico in questo caso non è vincolato come nel caso della PA: può essere un semplice PDF».
Di conseguenza, sottolinea Zaffagnini, si può dire che la carta non è più solo un elemento di inefficienza economica e di processo, ma in un certo senso diventa “fuori legge”: «Una fattura elettronica stampata non ha più nessuna efficacia probatoria, nè valore legale».
Dal punto di vista di Top Consult, che da oltre 25 anni lavora sulla gestione documentale ed è stato uno dei pionieri della conservazione sostitutiva in Italia, ovviamente è il software gestionale che deve creare la fattura elettronica, ma subito dopo essa deve andare in input al sistema di gestione dei documenti. Questo provvede ad archiviarla, spedirla via PEC al Sistema Di Interscambio (la piattaforma gestita da Sogei che valida le fatture per la PA e le instrada verso l’ente di competenza), o direttamente all’azienda cliente se privata, e quindi ad archiviare la ricevuta di consegna e quella di ricezione mettendo in conservazione digitale a norma il tutto.
Oltretutto, come accennato, due altre tecnologie fortemente favorite o imposte dalla normativa stanno ulteriormente accentuando la necessità per le aziende di dotarsi di sistemi di gestione documentale digitale: la PEC e la firma grafometrica.
«Nel primo caso ormai è obbligatorio per tutti anche avere una casella PEC, definita come la sede legale elettronica dell’azienda, a cui arrivano e da dove partono tutte le comunicazioni ufficiali: e anche queste a norma di legge vanno tutte archiviate e conservate in digitale».
Nel secondo caso la legge parla di firma elettronica avanzata (FEA), di cui la firma grafometrica è una delle applicazioni: «È una tecnologia semplicissima da usare, basta un tablet con un’apposita penna, ed è facile pronosticarne il successo – osserva Zaffagnini -, ma il documento con firma grafometrica è a maggior ragione digitale, e va conservato in tale formato a norma, e soprattutto la firma grafometrica è a sua volta un documento che contiene dati biometrici (pressione, velocità, inclinazione della scrittura, ecc.), e quindi sensibili, e soggetti alle direttive più restrittive a tutela della privacy: la legge obbliga a crittografarli, e ad avvertire preventivamente chi firma di come saranno trattati questi dati».
In definitiva, quindi, i processi diventano digitali e devono seguire obbligatoriamente le varie norme di legge, e le imprese devono imparare a lavorare in modo completamente nuovo, senza carta, perché la carta diventa “fuorilegge” in azienda. «Nel nuovo scenario efficienza dei processi da un lato ed efficacia probatoria dall’altro sono due aspetti dello stesso cammino che porta alla gestione digitale completa dei documenti aziendali».
Tutto ciò è tutt’altro che banale. Per riuscirci, aziende e organizzazioni devono far sì che tutti usino la gestione elettronica dei documenti: sia gli utenti professionali che quelli occasionali. Obiettivo non facile: per raggiungerlo occorre farsi affiancare da un partner affidabile ed esperto della materia, e dotarsi di un software di gestione elettronica dei documenti potente, affidabile e soprattutto semplice, intuitivo nell’uso e con funzionalità collaborative per coinvolgere tutta l’azienda.
«La scelta giusta è Top Consult con il suo nuovo Top Media Social NED. Top Consult ha oltre 25 anni di esperienza, tutta focalizzata sulla gestione documentale, è stata pioniere della conservazione sostitutiva a norma di legge, conosce già la strada attraverso centinaia di progetti realizzati e integrati con Sistemi Informativi diversi, a fianco di aziende di ogni tipo e dimensione».
«La nuova piattaforma documentale TopMedia Social NED – conclude Zaffagnini – è sviluppata per realizzare soluzioni enterprise per grandi aziende e grandi enti della Pubblica Amministrazione, ma anche per fornire sotto forma di Pacchetti Applicativi su cloud o in house soluzioni pronte all’uso per le PMI. E’ semplice da usare anche da parte di utenti non professionali come manager e mobile worker, e offre funzionalità social e di collaboration per gruppi di lavoro, creando dei “social network” interni che rimuovono la rigidità dei workflow aziendali eliminando, le e-mail inutili».
*****DA SAPERE*****
La piattaforma TopMedia Social NED
La piattaforma TopMedia è usata da circa 500 aziende italiane ed europee, tra cui realtà come Lavazza, L’Orèal, ACI Informatica, Gruppo RINA, TAG Heuer. «Con il nuovo TopMedia Social NED abbiamo innovato fortemente il prodotto, come ci hanno testimoniato i clienti che hanno fatto da pilota. Siamo certi di aver fatto con TopMedia Social NED un prodotto “unico”: dotato di funzionalità social e collaborative, fruibili anche da smartphone e tablet, è la prima piattaforma documentale enterprise italiana, che compete con quelle internazionali, ma è conforme alle norme italiane, meno complessa e costosa », commenta Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore di Top Consult. Come piattaforma enterprise, TopMedia Social NED può essere utilizzata dalle grandi organizzazioni per realizzare progetti articolati conservando la semplicità di personalizzazione. Per le PMI invece sono stati realizzati i Pacchetti Applicativi TopMedia Social NED, pronti all’uso e contenuti nei costi, fruibili sia in house che in modalità cloud computing.
