Oggi molti documenti sono prodotti nativamente in modalità informatica e spesso vengono anche formati giuridicamente secondo le disposizioni del Codice della Amministrazione Digitale (CAD) con apposizione di firme elettroniche, avanzate e digitali e/o validazioni temporali (marche temporali), al fine di attestare al documento provenienza ed autenticità, integrità ed una data certa elettronica.
Un’abitudine naturale di molte aziende è quella di archiviare in modo permanente questi documenti nei sistemi gestionali documentali aziendali, in file system o in repository cloud, trascurando che la normativa di riferimento richieda il rispetto di determinate disposizioni di legge.
Spesso questo approccio è legato alla scarsa percezione di un rischio, poiché tra gli addetti ai lavori manca la conoscenza sulle verifiche delle caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità dei documenti informatici nel tempo; manca quindi la percezione del rischio di perdere il valore legale e probatorio acquisito in fase di creazione dei documenti.
Se si partecipa ad una gara pubblica in cui viene richiesto l’invio di documentazione firmata digitalmente, se un dirigente medico firma digitalmente un referto, se si stipula un contratto informatico tra la pubblica amministrazione ed un fornitore abilitato al MEPA, se si riceve una ricevuta PEC, se si firmano documenti nel processo civile telematico o se si firma un documento con firma grafometrica, in tutti questi casi è necessario attivare un processo di conservazione in conformità alla normativa di riferimento vigente.
L’art. 43, comma 3, del CAD – in merito ai documenti di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento – e l’art. 2215-bis del Codice Civile – riguardante la tenuta obbligatoria per disposizione di legge oppure di regolamento, dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa – fissano procedure informatiche e modelli organizzativi ben definiti che devono essere rispettati.
A cura del Centro di Competenza Dematerializzazione Doxee
www.doxee.com
Facebook: facebook.com/doxeeinc
Twitter: @DoxeeInc
LinkedIn: linkedin.com/company/doxee
email: marketing@doxee.com
