La conservazione dei documenti informatici solleva, sotto il
profilo delle modalità procedurali e delle problematiche
giuridiche connesse, diversi dubbi tra gli operatori. Cerchiamo,
attraverso la formulazione di specifiche domande e risposte, di
chiarire i principali aspetti della tematica.
Quali sono le regole principali in materia di
conservazione dei documenti informatici?
Il Codice dell’amministrazione digitale, recentemente
modificato dal d. lgs. 30 dicembre 2010, n. 235, disciplina agli
artt. 40 e ss. la formazione, la gestione e la conservazione dei
documenti informatici. Con particolare riguardo alla
conservazione, la principale fonte normativa di riferimento è
rappresentata dall’art. 43, che sancisce il generale
principio della libertà delle forme nella conservazione dei
documenti informatici, stabilendo che “i documenti degli
archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto,
dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge
o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi
e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la
conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la
conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle
regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71”.
Naturalmente, se i documenti sono prodotti in originale in
formato digitale, la modalità logicamente conseguente di
conservazione dei documenti è quella digitale. Il processo di
conservazione sostitutiva dei documenti, quindi, può riguardare
tanto i documenti informatici, quanto i documenti analogici.
Come avviene il procedimento di conservazione?
Il procedimento avviene mediante la memorizzazione del documento,
nel caso di documenti informatici, o dell’immagine di esso,
nel caso di documenti analogici, su supporti ottici. Il
procedimento termina con l’apposizione, sull’insieme
dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale
da parte di un soggetto, il responsabile della conservazione, il
quale attesta il corretto svolgimento del processo. I requisiti
del sistema di conservazione sono descritti dall’art. 44
del Codice dell’amministrazione digitale: in particolare,
devono essere garantiti l’identificazione certa del
soggetto che ha formato il documento, nonché
dell’amministrazione o dell’area organizzativa di
riferimento, l’integrità del documento e la leggibilità e
la reperibilità delle informazioni identificative. Alla luce del
dato normativo richiamato si può, quindi, affermare che il
diritto, invocando il principio di libertà delle forme della
conservazione, riconosce ai soggetti un ampio spazio di
autonomia. Spetta, infatti, ai soggetti interessati stabilire
compiutamente le procedure della conservazione.
Quali sono le principali novità normative in materia di
conservazione?
Tra le principali novità introdotte dal d. lgs. 30 dicembre
2010, riveste un particolare rilievo la disposizione di cui
all’art. 44 bis del Codice dell’amministrazione
digitale. La norma consente l’affidamento
dell’attività di conservazione e di certificazione dei
relativi processi a soggetti pubblici e privati, i quali possono,
inoltre, chiedere l’accreditamento presso DigitPA. Merita,
inoltre, attenzione la disposizione di cui all’art. 44,
comma 1° bis, secondo cui il responsabile della conservazione
opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei
dati.
La conservazione dei documenti solleva problematiche
relative alla normativa sulla protezione dei dati
personali?
É necessario inquadrare, sotto il profilo della normativa a
tutela dei dati personali, il responsabile della conservazione.
Occorre, infatti, chiedersi se questi sia titolare autonomo del
trattamento o responsabile del trattamento. Una problematica non
di poco rilievo considerata la circostanza per cui il processo di
conservazione può essere affidato, tramite un contratto di
outsourcing, ad un soggetto terzo.
Quale dunque deve essere l’approccio a questa
tematica?
Deve essere un approccio il più possibile aperto, considerato
che il diritto pone molti meno vincoli di quanto si pensi. Il
diritto, infatti, fornisce gli strumenti, ma non pone vincoli
alla libertà dei soggetti interessati di definire le procedure.
Ampio spazio, quindi, all’autonomia negoziale.
