Da un’indagine realizzata a livello globale da IDC e commissionata da Ricoh, intervistando circa 1.500 responsabili di processi basati su documenti di grandi aziende private e pubbliche emerge la necessità di ottimizzare i processi presso le pubbliche amministrazioni, per ridurre i costi e migliorare i servizi erogati.
Il campione di operatori pubblici intervistati dalla società di ricerche ha rivelato di possedere piena consapevolezza che molti problemi nel proprio lavoro siano derivanti da processi di gestione documentali inefficienti. Solo il 35.9% degli impiegati pubblici definisce infatti i processi di cui è responsabile come efficienti ed efficaci, contro il 51,7% dei corrispondenti operatori del settore privato.
I piani che un po’ dappertutto sono stati messi in atto dai governi per tagliare la spesa negli enti pubblici hanno fatto slittare le iniziative di livello strategico in aree quali il reengineering dei processi, che – secondo IDC – avrebbero potuto far recuperare ulteriori risorse a vantaggio dei servizi resi al cittadino.
E nonostante alcune esperienze di successo (anche in Italia), questa mancanza ha influito negativamente sui progetti che riguardano il miglioramento dei processi documentali: solo il 33% degli intervistati che operano nella PA centrale dà priorità ai progetti che rendono più efficienti i processi basati su documenti, contro il 43% degli operatori del settore privato.
I benefici della gestione documentale
Secondo IDC ci sono grandi opportunità per migliorare i servizi delle PA centrali intervenendo sulla gestione documentale. L’ottimizzazione nell’utilizzo dei documenti e dei relativi processi interni collegati potrebbero complessivamente ridurre del 17,5% i costi per le pubbliche amministrazioni.
Secondo la società di ricerche, punti di partenza andrebbero ricercati nei processi che, ancora oggi, comportano largo uso della carta, in particolare nel settore dei rimborsi delle tasse o della gestione degli incassi. I vantaggi maggiori provengono dagli ambiti in cui esistono scadenze temporali da rispettare e nei quali la carta comporta maggiore rischio d’errore.
Altri benefici, secondo IDC, possono essere ottenuti affrontando in logica end-to-end i processi, ossia integrando documenti che attraversano i confini dell’amministrazione e vengono trasferiti da un ente all’altro. Una chiave di successo dei progetti in ambito documentale è lo studio dei flussi di lavoro in cui sono coinvolti i documenti per arrivare all’ottimizzazione complessiva e quindi all’innovazione dei servizi resi.
