Dal 2008 molti capitoli di spesa delle aziende sono stati messi
fortemente in discussione per la crisi in atto in quasi la
totalità dei mercati; ma per gli investimenti in Information
Technology, come evidenziano diverse ricerche, è stato
confermato un atteggiamento di mantenimento e di consolidamento
dei budget con alcuni casi di crescita degli investimenti IT.
Infatti in Italia nel 2010, come anche nel mondo, le ricerche
indicano che l’aumento della spesa tecnologica è una
priorità per il 54% delle aziende mentre il 30% manterrà gli
attuali livelli di spesa e solo il 14% li ridurrà.
Le ricerche, inoltre, confermano che la spesa in Information
Technology non viene più considerata semplicemente come un costo
da controllare, bensì viene sempre più riconosciuto alla
tecnologia un ruolo strategico nella definizione del
posizionamento competitivo dell’azienda. Tale tendenza ha
fatto sì che per i CIO assumano una priorità crescente le
attività di allineamento degli obiettivi della funzione IT agli
obiettivi di business. D’altra parte le problematiche IT
sono sempre più presenti nell’ordine del giorno delle
riunioni del management aziendale e si moltiplicano i casi dove
il CIO è entrato nel comitato direttivo dell’impresa.
In altri termini, si sta quindi verificando una evoluzione della
direzione IT dal ruolo di supporto tecnologico a quello di un
Partner strategicamente importante per lo sviluppo del business e
per la creazione di valore. Le funzioni IT sono dunque chiamate a
garantire contemporaneamente l’efficienza ed efficacia dei
sistemi esistenti con una la necessaria proattività per
promuovere soluzioni tecnology based che supportino
l’innovazione a tutto tondo per l’azienda. Tale
ambivalenza porta tuttavia con sé la necessità di sviluppare
una corretta Governance dell’Information Technology basata
su modelli organizzativi e strumenti che consentano alla funzione
IT di essere realmente e costantemente allineata agli obiettivi
aziendali.
Strategic Management Partners ed Il Sole 24 Ore Business Media
hanno dunque condotto una ricerca con gli obiettivi di stimare il
livello di strutturazione dell’IT Governance nelle aziende
italiane e di valutare come le funzioni IT siano attualmente
orientate alla generazione del valore per il business, nonché di
capire quali siano le previsioni di sviluppo dell’IT
Governance per il prossimo futuro.
La ricerca è stata condotta intervistando un campione composto
da 125 responsabili IT di aziende operanti in Italia,
appartenenti a settori eterogenei, tra cui, ad esempio, il
settore Manifatturiero, il settore Fashion, il settore delle
Utilities e il settore dei Trasporti. Le interviste con
l’obiettivo di chiarire quali sia lo stato dell’arte
attuale e le previsioni a due-tre anni dell’IT Governance,
hanno consentito di approfondire i diversi aspetti dell’IT
Governance:
- Il posizionamento dell’IT nel modello organizzativo;
- Le modalità di misurazione delle performance IT e di
allineamento con gli obiettivi aziendali; - Il ruolo dell’IT nel processo di pianificazione;
- Il livello di interfacciamento dell’IT con il business
(funzioni interne) e con i fornitori che include il livello di
strutturazione del Demand Management, del Service Desk e il
livello di formalizzazione degli SLA; - La formalizzazione, la condivisione e l’applicazione
dei processi all’interno dell’IT; - Il knowledge management dell’IT.
Dalla ricerca è emerso come tra gli addetti ai lavori vi sia la
convinzione che il ruolo dell’IT evolverà sempre più da
partner tecnologico a partner strategico per le singole linee di
business e che i CIO saranno sempre più coinvolti nei processi
decisionali. Peraltro emerge chiaramente che i CIO
italiani, sebbene abbiano un livello nell’organigramma
aziendale pari a quello dei colleghi esteri, presentano un grado
di coinvolgimento nei processi decisionali (34%) che è la metà
della media mondiale (74%).
Tale situazione fa si che i CIO Italiani rispetto ai loro
colleghi stranieri mostrino un certo ritardo nel livello di
proattività. Ritardo che è confermato dal fatto che le funzioni
IT delle aziende italiane sono restie ad adottare sistemi di
performance measurement dell’IT e dei relativi investimenti
e nell’adozione di modelli strutturati per la
formalizzazione dei processi (i.e. ITIL). Infatti il 40%
dei CIO italiani non adotta alcun KPI e solo il
12% delle funzioni IT si è dotata di strumenti formali
di allineamento delle performance IT agli obiettivi
aziendali (BSC-COBIT), mentre ITIL è adottato
solo dal 18% delle aziende, contro il 51% a livello
europeo.
L’atteggiamento piuttosto reattivo della maggior parte
delle funzioni IT è confermato dai differenti livelli di
strutturazione che hanno dato ai loro service desk e
demand management. Infatti, circa l’80% delle
aziende intervistate si sono dotate di una struttura di Service
Desk mentre sono ancora poche le aziende che hanno investito per
strutturare i loro processi di Demand Management.
Tali risultati seppure con alcune differenze, sono stati
confermati anche nei diversi cluster analizzati. In particolare
emerge come le aziende quotate, rispetto alle aziende padronali,
abbiano una maggiore sensibilità ai temi della governance
dell’IT ma presentino comunque un ritardo nel performance
measurement. Mentre, tra i vari settori analizzati, Fashion e
Utilities mostrano migliori livelli di strutturazione
dell’IT Governance sebbene con eccellenze in aree
differenti.
L’importanza dei temi legati alla governace delle funzioni
IT è però confermata dalla volontà generalizzata tra i CIO
italiani di investire nei prossimi tre anni per recuperare gli
attuali gap.
A tal proposito la ricerca consente di dare alcuni suggerimenti
utili per avere una funzione IT realmente proattiva e
strutturata:
- coinvolgere sempre il CIO nei comitati direttivi,
- garantire l’allineamento dei KPI IT agli obiettivi
aziendali attraverso modelli strutturati (BSC-COBIT) - adottare meccanismi di misurazione e incentivazione per la
funzione IT - introdurre modelli strutturati di formalizzazione dei
processi (i.e. ITIL) - formalizzare processi e ruoli di Demand Management
- sviluppare processi formali per assicurarsi
l’applicazione dei processi IT
Ottenere una funzione IT che consenta realmente di diventare un
fattore abilitante per il business può essere realizzato sia con
un approccio Top-Down sia con un approccio Bottom-UP.
Nel caso in cui si opti per un approccio Top-Down, CEO e
CFO che normalmente sono i principali responsabili dei CIO
dovranno privilegiare l’introduzione di sistemi di
BSC-COBIT per la funzione IT. Tali strumenti infatti
consentiranno loro di dialogare con i CIO non solo su aspetti
legati alle tecnologie, che per definizione non sono in grado di
comprendere a pieno, ed ai relativi costi ma piuttosto hai
benefici attesi e di quanto questi benefici siano realmente
allineati agli obiettivi strategici dell’azienda favorendo
dunque un processo continuo di valutazione e di supporto al
processo decisionale.
Per quanto riguarda invece un eventuale approccio Bottom-UP,
il CIO dovrà investire nel miglioramento della propria
comunicazione interna, dove normalmente le funzioni IT
sono piuttosto carenti. I CIO dovranno dunque privilegiare gli
inteventi legati ai processi interni ed ai relativi KPI. Il
miglioramente di tali processi infatti consente la drastica
riduzione della tipica conflittualità tra l’IT e le altre
funzioni e dunque favorisce una migliore percezione dell’IT
e del suo reale ruolo come fattore abilitante per il business.
In sintesi la crescente importanza del ruolo dell’IT
richiede l’introduzione di meccanismi di governance delle
funzioni IT in modo da garantire l’efficienza e
l’efficacia delle stesse. Strategic Management Partners ha
dunque elaborato un modello per lo sviluppo dell’IT
Goverance basato su due direttrici differenti:
- La prima direttrice che ha la finalità di garantire la
proattività e l’allineamento della funzione stessa e che
prevede una serie di interventi basati sul coinvolgimento
costante dei CIO nei comitati direttivi e sul performance
management. - La seconda direttrice invece prevede una serie di interventi
volti a garantire l’efficienza e l’efficacia delle
attività di sviluppo e di manutenzione del day-by-day. Efficacia
ed efficienza che possono essere incrementate attraverso
l’adozione di modelli strutturati di gestione e
formalizzazione dei processi IT, (i.e. ITIL) e di modelli
organizzativi che favoriscano la strutturazione delle attività
di Service Desk e Demand Management.
