Secondo la quasi totalità (92%) dei CIO delle banche, la rete Intranet sta ampliando i suoi confini, estendendosi verso gli ambienti consumer ed extranet, e fondendosi in un unico workspace informativo e di lavoro in grado di supportare sempre più le esigenze delle aziende. Un’evoluzione che trova conferma nelle previsione di budget per il 2012, in crescita per il 55% delle banche partecipanti alla rilevazione.
Sono alcuni dei risultati della ricerca dell’Osservatorio Intranet Banche della School of Management del Politecnico di Milano in collaborazione con ABI Lab. La ricerca 2012, giunta alla nona edizione, ha visto la partecipazione di 13 imprese bancarie rappresentative di oltre il 70% del sistema in termini di dipendenti.
Il ruolo delle Intranet nelle banche
“La Intranet delle banche si sta affermando sempre più come un ambiente di lavoro completo e integrato con le applicazioni core del business – afferma Mariano Corso, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Intranet Banche della School of Management del Politecnico di Milano – in cui la comunicazione e la collaborazione fra le persone trovano un canale fondamentale per il loro sviluppo”. Ma avverte: “Per accompagnare la transizione verso nuovi modelli organizzativi non è sufficiente l’adozione, anche se tecnologicamente corretta, di strumenti più o meno “alla moda”, occorre intervenire allo stesso tempo sulla cultura, sugli spazi e sui modelli di leadership, e definire strategie e modelli di governance adeguati. Solo in questo modo è possibile “scaricare a terra” la potenzialità della Intranet che, da strumento di comunicazione unidirezionale, diventa ambiente di collaborazione e condivisione di conoscenza e vera leva di innovazione e di ridisegno dei modelli organizzativi e di servizio”.
Dalla Ricerca emerge infatti come la Intranet abbia un ruolo rilevante in particolare in alcuni ambiti:
· Supporto strategico – Nel supportare sempre più le esigenze strategiche delle banche, la Intranet sta parzialmente estendendo i suoi confini allargandosi agli ambienti consumer ed extranet e fondendosi in un unico “Virtual Workspace” all’interno del patrimonio informativo aziendale. Gli ambiti chiave per lo sviluppo della Intranet, su cui si stanno concentrando gli investimenti, sono i sistemi di Enterprise Content & Document Management e gli strumenti di Unified Communication & Collaboration che, secondo l’84% dei CIO, stanno modificando in modo rilevante le logiche di relazione e di collaborazione delle persone
· Supporto alla vita professionale – La Intranet ha un ruolo fondamentale nel supporto alla vita professionale, per cui si sta configurando progressivamente come un ambiente completo ed evoluto. Infatti è in grado di integrare sempre più servizi aziendali (come sportello self service per la gestione orario lavoro e rimborsi spese, sistemi di valutazione del personale, IT help desk, etc.) e strumenti a supporto dell’operatività con informazioni e applicazioni essenziali per lo svolgimento quotidiano delle proprie mansioni.
· Supporto della funzione HR – La Intranet consente di semplificare e velocizzare attività operative e amministrative della funzione HR attraverso l’uso di servizi e applicazioni fruibili dal portale, ma anche di supportare in modo strategico i processi digestione delle Risorse Umane, (anche grazie a strumenti innovativi di analisi delle metriche HR, di gestione / pianificazione della forza lavoro, di ricerca e selezione del personale.
Le potenzialità da sviluppare
Vi sono però degli ambiti in cui le banche non sfruttano ancora pienamente le potenzialità della Intranet e per cui esistono margini di miglioramento e opportunità di sviluppo ed evoluzioni future:
· Sviluppo delle Community – Gli strumenti per la gestione della conoscenza e la creazione di relazioni, e dunque anche di Community professionali, sono discretamente diffusi nelle banche: soltanto il 35% dichiara di non avere attualmente iniziative e di non aver programmato di introdurle nel breve-medio periodo, nel 53% è già presente una community, nel 12% l’introduzione è prevista nei prossimi 12 mesi. Ma l’utilizzo è spesso circoscritto a progetti ed esigenze specifiche e limitato ad alcune funzioni o gruppi aziendali, con impatti molto eterogenei fra loro. Fra le famiglie professionali in cui attualmente si registra una maggiore presenza di community si trovano i Sistemi Informativi e la Comunicazione Interna, mentre le aree in cui si prevede il maggior tasso di introduzione di iniziative sono l’Organizzazione e la Rete. I maggiori benefici si registrano infine in famiglie professionali come Promotori, funzione Commerciale e Business Unit di gestione clientela Retail, gruppi generalmente dispersi e distribuiti sul territorio, ma con elevati livelli d’interazione.
– Consumerizzazione e nuovi device mobili – Le banche non sembrano a oggi essere ancora fortemente influenzate da questi trend innovativi che invece si stanno progressivamente affermando in altri settori. Solo il 23% dei CIO ritiene che la consumerizzazione dell’IT sarà il fenomeno di maggior impatto sull’evoluzione futura dei modelli organizzativi e dei sistemi informativi aziendali e nell’84% delle banche i dipendenti non possono utilizzare dispositivi personali (personal computer, smartphone, ecc) per lavorare. Inoltre il fenomeno Mobile e la diffusione dei nuovi tablet per il 77% dei CIO non avranno un impatto considerevole sui modelli organizzativi e di lavoro delle banche.
· Nuovi modelli e modalità di lavoro – La Intranet può essere uno strumento abilitante dei modelli di lavoro di tipo Smart Working, in cui principi quali la collaborazione, la responsabilizzazione delle persone, la personalizzazione e la flessibilità dello spazio e dello stile di lavoro diventano pilastri fondanti dell’organizzazione lavorative. Oggi, però, gli strumenti tecnologici vengono percepiti dai Responsabili HR ancora poco maturi nel supportare le esigenze emergenti delle persone e i nuovi modelli di leadership, in particolare per quanto riguarda la “personalizzazione”, ovvero la possibilità data alla persona di riconfigurare, attraverso la Intranet e i nuovi device mobili, l’ambiente di lavoro e le modalità di collaborazione sulla base delle sue preferenze ed esigenze specifiche.
La Governance della Intranet
Dall’analisi degli aspetti di Intranet governance, la ricerca mette in luce come l’attenzione delle banche sia rivolta principalmente alla fase di gestione delle iniziative. In questo scenario, la raccolta delle esperienze delle banche ha evidenziato che, nei casi di maggior successo, la governance della Intranet è stata impostata con un’attenzione particolare alla “guida strategica”, coinvolgendo tutti gli attori chiave della banca e richiedendo piani adeguati per la gestione del cambiamento. Si è rivelata come best practice inoltre la capacità di coinvolgere gli utenti finali nella definizione del percorso di evoluzione della Intranet, comprendendone pienamente le esigenze e supportandole in modo efficace anche attraverso servizi diffusi in ambito consumer e fruibili da device mobili.
