L’innovazione nel processo di acquisto “vola” al sud

Gesac, la società di gestione dell’aeroporto di Napoli, utilizza un Portale d’Acquisto Telematico per gestire online gare e Albo Fornitori, basato su tecnologia BravoSolution. Attivo dal 30 settembre 2011 all’indirizzo www.gesac-procurement.bravosolution.com, il portale consente di svolgere online tutti gli affidamenti (diretti, a invito, a evidenza pubblica, sotto e sopra soglia) attraverso specifiche funzionalità di negoziazione. Il tutto nel rispetto di quanto previsto dalla normativa pubblica che regola gli acquisti dei cosiddetti “settori speciali”.

In occasione del “primo compleanno” del portale chiediamo a Concetta Ricchizzi, CFO di Gesac, di raccontarci come stanno andando le cose.

Quando è partito il progetto “Portale di Acquisto telematico” e con quali obiettivi?
Il portale è stato inaugurato a settembre dello scorso anno, dopo sole 5/6 settimane di sviluppo a cura di BravoSolution, grazie anche all’impegno profuso da tutto il team di Gesac. La scelta di innovare i processi di approvvigionamento si inserisce in un più ampio programma di ottimizzazione dei principali processi interni aziendali, finalizzato anche al miglioramento del livello di servizio al passeggero.

Nel caso specifico degli approvvigionamenti cercavamo una soluzione che, oltre a garantirci maggiore competitività e razionalizzazione dei costi, ci permettesse di interagire più facilmente con i fornitori e consentisse loro di accedere alle occasioni di business – ovvero alle gare – attraverso un processo più snello e trasparente, in condizioni di effettive pari opportunità. Il tutto rispettando scrupolosamente quanto prescritto dal Codice dei Contratti Pubblici, che regola buona parte dei nostri acquisti in quanto azienda appartenete ai cosiddetti “settori speciali”.

Dopo un anno di attività quali risultati e benefici avete riscontrato? Sono in linea con le vostre aspettative?
Uno dei principali obiettivi che c’eravamo dati per l’anno era gestire telematicamente il 100% dei nostri acquisti, sia forniture per “beni & servizi”, sia lavori. Ad oggi siamo a quota 90%, con oltre 150 gare svolte online. Un buon risultato considerando le inevitabili fasi di “adattamento” tipiche di qualunque cambiamento nelle modalità di lavoro, su cui su cui si è impegnato con grande professionalità, per garantire anche all’interno il corretto start-up, tutto il gruppo di lavoro del procurement office. L’utilizzo estensivo delle modalità telematiche ha portato vantaggi significativi già a pochi messi dall’attivazione. Abbiamo guadagnato in efficienza di processo, con una riduzione dei così detti “tempi di attraversamento”, in particolare per le gare ad invito e sottosoglia, stimabile nel 50% rispetto alle modalità tradizionali. La possibilità di invitare alle gare molti fornitori e di compararne agevolmente le offerte ci ha permesso, in molti casi, di migliorare il rapporto qualità/prezzo dei nostri acquisti. Sommando questi risparmi con quelli di processo abbiamo raggiunto, in diversi casi, saving nell’ordine del 25%.

Questi risultati sono strettamente connessi anche ai progressi fatti nella gestione dell’Albo Fornitori, in integrazione con le funzionalità di gara online. Grazie al Portale, i processi di registrazione e qualificazione dei fornitori sono più strutturati, favorendo una reale condivisione delle informazioni in fase di invito alle gare. In particolare circa il 50% dei nostri fornitori di “classe A” (ovvero fornitori principali / strategici) è già stato qualificato e ben 759 sono i fornitori ad oggi registrati al portale. Il tutto attraverso un processo che vede gli stessi parte attiva nel caricamento dei propri dati. L’intero ciclo di acquisto – dalla registrazione e qualifica dei fornitori all’invito alla gara, all’aggiudicazione – risulta dunque più snello, trasparente e tracciato. Inoltre è stato praticamente azzerato il consumo di carta: tutta la documentazione di gara è gestita online, senza oneri per stampe, affrancature, postalizzazioni con notevoli benefici per l’ambiente, oltre che economici.

Come è stato vissuto, al vostro interno, il “change management” correlato all’adozione del Portale di Acquisto?
Il progetto è stato gestito congiuntamente dalla Funzione Acquisti (Procurement) e dalla Funzione Affari Legali. La condivisione di impegno, metodi ed obiettivi ha sicuramente aiutato il buon esito del progetto. Grosse criticità non ce ne sono state: diversamente sarebbe stato difficile arrivare a gestire – in pochi mesi – oltre il 90% dei nostri acquisti attraverso il portale. Tale implementazione è stata l’occasione per allineare tutta la Funzione Acquisti e l’intera Azienda all’uso di procedure standardizzate e codificate. Sicuramente questo ha richiesto a tutti noi uno sforzo, soprattutto alla funzione coinvolta, che si è occupata della gestione del portale acquisti e che già dopo sole 4 settimane si muoveva in piena autonomia.

Tale sforzo è stato ampiamente ripagato, dai vantaggi del nuovo metodo di lavoro e tale fase ha contato su un adeguato supporto formativo e metodologico fornito da BravoSolution.

Ritiene che l’innovazione tecnologica possa aiutare il vostro settore a crescere in efficienza?
L’impatto dei processi di acquisto sulla competitività aziendale è – come noto – molto significativo. La razionalizzazione di questi processi può dunque favorire quella crescita di competitività che, mai come adesso, rappresenta una priorità per tutte le aziende, in particolare per quelle di pubblico servizio.

Un’ulteriore urgenza riguarda la trasparenza della spesa. La nostra esperienza conferma che le più avanzate soluzioni tecnologiche di Spend Management permettono di raggiungere risultati tangibili su entrambi questi aspetti già a breve termine. Si tratta dunque, da parte degli organi competenti, di favorire quanto più possibile la cultura dell’innovazione e di agevolare l’accesso a soluzioni che, ormai, sono ampiamente consolidate e alla portata di realtà di qualsiasi dimensione.

Avete in programma ulteriori sviluppi del Portale di Acquisto telematico?
La gestione del fornitore è un cardine del nostro programma di ottimizzazione del processo di acquisto. Per questo abbiamo deciso di sviluppare con BravoSolution un progetto di integrazione del Portale Acquisti con il nostro sistema gestionale interno così da annullare, solo per fare un esempio, doppie imputazioni dei dati a vantaggio di velocità e precisione di processo.

Un altro punto di attenzione riguarda la funzionalità di Vendor Rating, che ci permetterà di ampliare ulteriormente il quadro informativo sui fornitori e di valutarne oggettivamente potenzialità e “performance” (tecnicamente si parla di “valutazione preventiva” e “valutazione consuntiva”), anche attraverso modalità collaborative, ovvero coinvolgendo nel giudizio una pluralità di “clienti interni”. Gesac intende puntare sull’innovazione e dunque sull’ulteriore ottimizzazione del processo di acquisto.

DA SAPERE

Aeroporto Internazionale di Napoli
L’Aeroporto Internazionale di Napoli, gestito dalla società Gesac Spa, è il primo aeroporto italiano ad essere stato privatizzato. L’acquisizione del pacchetto azionario di maggioranza da parte di BAA Italia, società partecipata al 100% da BAA, gruppo inglese leader mondiale nella gestione aeroportuale.

Nel giugno 2006 il Consorzio ADI – Airport Development Investment Ltd – guidato dal gruppo spagnolo Ferrovial, acquisisce la proprietà del gruppo BAA.

Nel dicembre 2010, è stata perfezionata la cessione della maggioranza azionaria di Gesac, e dunque il passaggio definitivo dal gruppo spagnolo Ferrovial al gruppo italiano F2i SGR-Fondi Italiani per le Infrastrutture.

La compagine azionaria della Gesac è così composta:

• 70% Sistema Aeroportuale Campano S.p.A.
• 12,5% Comune di Napoli
• 12,5% Provincia di Napoli
• 5% Aliport S.r.l.

F2i SGR – Fondi Italiani per le Infrastrutture è il più grande Fondo operante in Italia.

Il Fondo, tramite una società di gestione del risparmio – F2i Sgr – opera come una vera e propria holding, decidendo progetti di investimento nelle infrastrutture, per creare importanti filiere in specifici comparti (distribuzione del gas, acqua, aeroporti, autostrade, energie rinnovabili, TLC).

Lo scalo di Napoli rappresenta il primo investimento del gruppo F2i nel settore aeroportuale.