Ridurre le spese e le trasferte migliorando la produttività senza però sacrificare la qualità del servizio a cittadini e aziende. Sono gli obiettivi che INAIL (Istituto Nazionale per l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro) ha raggiunto con l’adozione di tecnologie di comunicazione integrata e collaborazione per i circa 10.000 dipendenti. L’Ente è infatti caratterizzato da un elevato decentramento geografico con almeno una sede per ogni provincia italiana e da procedure delicate che trattano dati sensibili.
INAIL ha quindi adottato una soluzione per rendere più efficienti ed efficaci i processi di comunicazione e condivisione delle informazioni tra la sede centrale, le sedi territoriali e le altre diverse strutture sparse sul territorio italiano. Dopo aver già adottato Exchange 2010, INAIL ha scelto di implementare Microsoft Lync, con i servizi di presenza e messaggistica istantanea e le funzionalità di videoconferenza.
“L’aspetto critico e al tempo stesso stimolante di questo genere di tecnologie è la componente di coinvolgimento organizzativo. Queste tecnologie, essendo pervasive, necessitano di un approccio non solo tecnologico, ma, direi, principalmente organizzativo in quanto determinano una crescita nelle interazioni tra le persone e, conseguentemente, una crescita per le stesse con una migliore pianificazione del tempo dedicato ai singoli tasks”, ha affermato Stefano Tomasini, Direttore Servizi Informativi e Telecomunicazioni di INAIL.
In virtù degli ottimi risultati già ottenuti, il progetto, avviato nel 2011, è ora in fase di evoluzione. In primo luogo è prevista l’integrazione della piattaforma VOIP Avaya e della piattaforma UCC Lync, che estenderà i servizi telefonici. Contestualmente è prevista la migrazione a Lync 2013, grazie a cui anche gli utenti in mobilità potranno fruire del servizio fonia attraverso l’integrazione con Skype.
INAIL punta a ridurre i costi agendo a più livelli: spese di viaggio, affitto dei locali, servizi tradizionali di conferenza e sul traffico telefonico fisso-mobile. Si mira inoltre a migliorare l’efficienza e la collaborazione tra team, semplificando anche le procedure di governance e compliance. All’interno di un ente come INAIL le tecnologie di comunicazione integrata e collaborazione si offrono a molteplici scenari di utilizzo, che possono migliorare la produttività dei dipendenti e la qualità del servizio a cittadini e imprese, trasformando le sfide legate alla Spending Review in opportunità. Interessanti prospettive potranno riguardare il telelavoro per esempio in caso di malattia e infortunio e il lavoro in mobilità che caratterizza gli ispettori di vigilanza. Anche in termini di formazione i vantaggi potranno essere notevoli grazie all’attivazione di webinar verso l’interno e l’esterno. A livello di servizi, mediante l’integrazione con il mondo social sarà possibile semplificare il rapporto con i cittadini e consentire di comunicare in maniera più immediata con l’ufficio di competenza, allo stesso modo si potrà consentire agli utenti autenticati come per esempio i patronati di contattare gli esperti dal portale tramite servizi chat e voce.
