Fin dall’introduzione della fattura elettronica obbligatoria (2019) è apparso chiaro agli esperti che il vero valore per le imprese si sprigiona solo adottando un approccio di digitalizzazione sistemica dei processi di ciclo attivo e passivo. Le imprese che hanno classificato la fatturazione elettronica come mero adempimento si trovano oggi a rincorrere quelle più lungimiranti, rispetto alle quali presentano dei ritardi in termini di efficienza, di innovazione, di valorizzazione del dato e di competitività.
Enrico Liverani, Chief Consulting & Account Manager Officer di Digital Technologies, sottolinea in modo chiaro quanto l’approccio iniziale, legato alla pura conformità, non abbia molto senso al giorno d’oggi perché la fatturazione elettronica è diffusa a livello internazionale, coinvolge tutte le aziende e può potenzialmente creare ottimizzazione nell’ecosistema di rapporti tra clienti e fornitori. «Le aziende devono realizzare che la fatturazione elettronica porta con sé un doppio valore: in primis, fornisce loro un dato strutturato, già validato e compliant, su cui costruire un percorso di ottimizzazione a più ampio spettro; inoltre, le obbliga ad avere una relazione digitale con i clienti e i fornitori, che può abbattere le inefficienze dell’era del cartaceo, della moltiplicazione dei portali, dei dati non strutturati e delle procedure manuali effettuate al di fuori dei sistemi».
Who's Who
Enrico Liverani
Non tutte le aziende hanno colto l’opportunità
Secondo Digital Technologies, che da anni aiuta le aziende a cogliere l’opportunità della fatturazione elettronica nazionale e internazionale, di strada da percorrere ce n’è ancora molta; non tutte le organizzazioni, infatti, hanno saputo integrare la fatturazione in un processo digitale ottimizzato end-to-end. Se nel ciclo attivo le maggiori inefficienze si annidano nella gestione delle anagrafiche, in quello passivo il tema è più ampio: «Non avendo colto le opportunità offerte dal dato strutturato, tra cui la possibilità di avviare controlli e workflow automatizzati, molte aziende svolgono molte attività manualmente, e quindi sono soggette a errori e inefficienze». Paradossalmente, se non si adotta un approccio sistemico e una volontà di ottimizzazione end-to-end la fattura elettronica invece di semplificare crea maggiore complessità, rallentando le procedure seguite in azienda da anni.
Di sicuro, il modello di fatturazione italiano non aiuta, poiché è fondato su una centralizzazione che risulta ottimale solo per la fattura: non è adatto quindi a gestire anche gli altri documenti del ciclo dell’ordine, come il documento di trasporto e l’ordine di acquisto. Aprire il Sistema d’Interscambio ad altre tipologie documentali è complesso poiché il suo scopo è l’emersione del sommerso; piuttosto, avrebbe senso sviluppare un modello fondato sull’interoperabilità e sul coinvolgimento di service provider, come avviene a livello europeo con Peppol. Digital Technologies crede fortemente nel concetto di interoperabilità come soluzione alle sfide della fattura elettronica, anche (e soprattutto) nel contesto internazionale.
Come intraprendere il percorso di ottimizzazione del processo
Come affrontare nel modo corretto un percorso che dalla fatturazione elettronica porta all’automazione di processi più ampi nel contesto del ciclo attivo e passivo, con contestuale ricorso all’automazione?
Focalizzandoci sul ciclo passivo, nel quale il peso delle inefficienze può essere molto rilevante. «Per prima cosa – ci spiega Liverani – occorre monitorare il tempo di attraversamento delle pratiche: l’elaborazione della fattura, tutte le verifiche e i controlli fino al pagamento del fornitore». Quale sequenza viene effettuata? Quali i controlli? Con quali sistemi viene eseguito il processo? Tutti gli step vanno identificati, monitorati e misurati: analizzare i dati secondo i KPI prefissati permette di identificare immediatamente le sacche di inefficienza, senza che ci sia bisogno di un input esplicito da parte degli operatori, che magari hanno una visibilità parziale. In questa fase di assessment si potrà mappare la frammentazione dei sistemi in uso, ma anche rilevare operazioni effettuate al di fuori di essi, in modo destrutturato e non organizzato.
Il secondo step è ovviamente quello dell’ottimizzazione del processo, che a seconda dell’esito dell’assessment può consistere in qualche intervento dedicato o in una vera e propria riprogettazione. L’obiettivo a cui tendere è quello di eliminare tutta la gestione destrutturata e farla convergere in un unico sistema in grado di creare, elaborare, immagazzinare, ottimizzare e valorizzare i dati di processo, creando efficienza, ma anche nuove opportunità e know how aziendale. Disporre di dati fruibili e di qualità è il prerequisito di ogni ottimizzazione presente e futura.
Il ruolo dell’automazione e dell’iperautomazione
In questa fase entra in gioco l’automazione. «C’è molto interesse in questo tema – aggiunge Liverani – ma non bisogna dimenticare che, per sfruttare l’automazione, occorre avere dati fruibili e di qualità all’interno di un sistema. Il processo potrebbe essere gestito ancora in forma manuale, ma se c’è disponibilità di dati, si capisce immediatamente dove, in che modo e con quale soluzione intervenire».
Per esempio, nell’ambito della fatturazione elettronica le aziende sono chiamate a gestire la moltitudine di canali in ingresso, perché al momento non ci sono obblighi di fatturazione elettronica B2B tra aziende di Paesi diversi. Un sistema in grado di presidiare tutti i formati e i canali e di automatizzare il processo di acquisizione dati e di registrazione delle fatture rappresenta un elemento di valore, cui magari associare ulteriori automazioni legate ai workflow approvativi. L’importante è che nulla avvenga al di fuori del sistema e che il dato venga gestito al meglio, aprendo opportunità di efficientamento e di innovazione.
Non da ultimo, in quest’ambito si inserisce l’Hyperautomation, uno dei grandi temi del momento. L’Hyperautomation si posiziona al di sopra della base appena descritta e si sostanzia in una piattaforma tecnologica finalizzata all’automazione intelligente del maggior numero di processi aziendali. L’Hyperautomation è un approccio, il cui toolbox tecnologico comprende AI, Machine Learning, Process Mining, piattaforme BPM e iPaaS, con una particolare propensione per la programmazione low code e no code. Partendo dalla disponibilità di dati di processo, diventa così possibile adottare un’automazione più intelligente.
