Il Cloud Computing cambia radicalmente il lavoro dell’avvocato. Non solo perché è una via più facile per ottenere quei vantaggi di efficienza che, da sempre, l’informatica promette ma che sono difficili da realizzare in un piccolo studio, ma perché il Cloud può accompagnare l’avvocato nel suo lavoro, evitandogli fastidi, perdite di tempo, migliorandone la qualità.
Iacopo Destri, fondatore un anno fa di C-Lex Studio Legale, in cui oggi lavorano una ventina di persone sulle due sedi di Milano e Pisa ha avuto le idee chiare fin dall’inizio: “Ci siamo voluti chiamare C-Lex, con la “C” di Cloud non per caso – spiega l’avvocato -. Il Cloud era funzionale al modo con cui intendevamo impostare lo studio e il nostro lavoro, secondo i principi del lean management, che abbiamo messo in pratica con la collaborazione di esperti della materia”.
Lean management, dalla Toyota allo studio legale
Per declinare nello studio legale la stessa filosofia (lean) che ha reso Toyota famosa nella gestione d’impresa tanto quanto nella produzione d’auto, C-Lex ha trovato in OA Sistemi di Wolters Kluwer un interlocutore sensibile alla tematica, circostanza che ha consentito allo studio di sfruttare al massimo Cloud, dematerializzazione, tecnologie mobili, con l’obiettivo di ridurre i costi di struttura e poter operare più vicino al cliente.
“La prossimità con il cliente è un elemento del lean – continua Destri -. Non è solo una connessione in rete con lo studio, ma per esempio, la possibilità per il cliente di accedere alla sua documentazione, ai fascicoli che lo riguardano e, non ultima in ordine d’importanza, la possibilità di monitorare le parcelle e il montante di spesa sulla base dei tariffari. Quest’ultimo aspetto dà trasparenza al cliente ed è molto apprezzato in particolare dalle aziende che devono fare previsioni e mettere in budget le spese legali come tutte le altre”.
Nuovi modi di lavorare
Le tecnologie digitali possono aiutare in molti modi il lavoro dell’avvocato, dematerializzando i documenti, consentendo di condividere lo schermo del computer, come anche di accedere remotamente agli strumenti di lavoro.
“Un aspetto per noi importante era collaborare remotamente alla modifica di un contratto con un cliente che, per esempio, risiede in un’altra città – spiega Destri -. La tecnologia di condivisione del desktop ci ha consentito di immaginare una filosofia di lavoro innovativa”.
Se da una parte la condivisione e la collaborazione sono funzionalità di commodity su Internet, la differenza è data dall’integrazione con l’ambiente gestionale.
“La condivisione evita di dover scambiare tante bozze di uno stesso contratto, ma è anche importante poter avere documenti organizzati in modo efficace, non come elenco di cartelle e sottocartelle. Serve infatti che siano accessibili dall’anagrafica cliente, dall’elenco delle controparti, dalle informazioni su chi ha lavorato alla pratica, dall’elenco appuntamenti. Un sistema integrato consente di tenere traccia di tutte le attività sia sotto il profilo temporale, sia della tariffazione”.
In misura ancora più significativa il Cloud contribuisce a innovare le modalità di lavoro. “Il fatto di usare un sistema di gestione in Cloud permette all’avvocato di accedere alla documentazione di un cliente da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento – continua Destri -, consultare le anagrafiche o altri documenti in funzione con le azioni da intraprendere”.
L’avvocato in udienza può quindi caricare le attività svolte senza attendere il ritorno in studio, ma può anche aggiornare i contenuti e accedere alle proprie risorse da remoto, con vantaggi di riduzione dei costi.
“Il Cloud non è solo un modo per ottenere un più facile accesso alle applicazioni, – afferma Destri -. ci offre vantaggi in termini di sicurezza, sollevandoci dagli oneri di garantire i livelli minimi nel trattamento dei dati soggetti a privacy. Grazie al Cloud, non occorre fare investimenti infrastrutturali difficili da gestire nella nostra scala e in ogni caso che sarebbero fonte di costi per noi e per il cliente”.
Con il Cloud C-Lex ha ridotto gli oneri IT alle componenti client e a un server di backup dei dati: “Non perché temiamo che il gestore li perda, ma perché vogliamo la garanzia di recuperarli in poco tempo nel caso malaugurato di una interruzione di rete”.
Il supporto normativo
Per quanto riguarda il rispetto delle normative, Destri concorda sul fatto che ci siano oggi delle criticità per l’uso di servizi come il Cloud nell’ambito legale: “Con i servizi Cloud è importante valutare attentamente la catena di trattamento dei dati, avendo particolare riguardo al provider (titolare, responsabile o co-titolare), luogo di conservazione delle informazioni (UE o extra UE), soggetti coinvolti nella fornitura dei servizi, solo per fare degli esempi. Servirebbero inoltre maggiori garanzie sul fatto di poter migrare i dati da un sistema all’altro in caso d’interruzione dei rapporti con il fornitore”.
Per Destri, allo stato attuale basta seguire una serie di raccomandazioni (come le Linee Guida del Garante della Privacy sul Cloud Computing e l’Opinion 05/2012 dell’Art.29 Data Protection Working Party), in attesa di normative più specifiche. “Nel nostro caso, il gestionale adottato dallo studio (Kleos, ndr) si avvale dei data center di Deutsche Telekom e fornisce garanzie riguardo la memorizzazione dei dati all’interno dell’Unione Europea”.
