La fatturazione elettronica in Italia sta compiendo il salto decisivo verso la diffusione sistematica, grazie soprattutto alle scadenze imposte dalla normativa, tra cui, proprio in questi giorni, l’estensione dell’obbligo di fatturazione digitale anche verso gli enti locali della PA.
Il numero di realtà che propongono soluzioni software e servizi in questo campo sta quindi crescendo, e diventa sempre più difficile per ciascuno far emergere la propria offerta. Un aiuto viene dalla vasta gamma di problemi specifici che le aziende utenti si trovano a dover affrontare nel passaggio alla fatturazione digitale.
Fornire una soluzione efficace per una di queste è un ottimo modo per differenziarsi, e su questo scommette Ifin Sistemi con alcune caratteristiche peculiari della sua suite Invoice Channel. Un esempio è il modulo Ifin Translator, che risponde a una tipica criticità creatasi con la normativa di fatturazione elettronica obbligatoria verso la PA. Questa infatti impone che la fattura sia un file XML con requisiti ben precisi: è l’unico formato accettato dal Sistema di Interscambio di Sogei, a sua volta l’unico strumento verso il quale si possono inoltrare le fatture verso gli enti pubblici.
Il sistema fatturante del fornitore deve perciò produrre la fattura per la PA in tale formato, ma cosa accade se non è in grado di farlo? Come far dialogare sistemi che non parlano la stessa “lingua”? È qui che interviene Ifin Translator, che “traduce” qualsiasi formato di fattura in quello standard accettato da Sogei.
10mila fatture tradotte in 6 mesi
«È un problema molto diffuso in Italia, un tipico caso è quello delle filiali locali di multinazionali estere che emettono fatture nel formato del sistema informativo centrale della casa madre, tipicamente implementato e gestito negli Stati Uniti piuttosto che in Germania, Regno Unito o addirittura India – spiega Leonardo Anselmi, Project Manager Ifin Sistemi –. Da una parte per avere a che fare con la PA italiana ormai l’XML per il sistema di Sogei è l’unica strada, dall’altro adattare il sistema fatturante può richiedere un intervento anche di 50 o 100mila euro, e spesso la multinazionale in Italia non ha un business verso la PA così importante da giustificare un investimento del genere».
Ifin Translator, continua Anselmi, è in grado di tradurre nell’XML di Sogei una vasta gamma di input, per esempio spool di stampa, testi, estrazioni di database, formati EDI e PDF. «Ma “tradurre” non è sufficiente: il modulo compie un vero processo, effettuando una serie di controlli di coerenza e correttezza dei dati e di sequenzialità delle fatture, integrando il file con altri eventuali dati necessari, che preleva da apposite librerie e dizionari, aggiungendo dove è richiesto anche allegati, e quindi inviando il tutto al Sistema Sogei». L’intero processo è tracciabile in ogni dettaglio, e gestibile attraverso un’interfaccia semplice per l’utente, e un ciclo automatico che può processare grandi volumi in modo massivo. «Un nostro cliente ad esempio nei primi sei mesi di fatturazione digitale alla PA ha tradotto 10 mila fatture».
Oltre alle filiali di multinazionali, sottolinea Anselmi, Ifin Translator è molto utilizzato per esempio dai centri servizi, che emettono fatture per conto di aziende di tutte le dimensioni, dalla multinazionale alla piccola realtà che per motivi economici o di complessità tecnologica non vuole adattare il suo gestionale solo per mandare poche fatture all’anno a Sogei. «Ma è molto apprezzato anche da studi di professionisti, e da “postalizzatori”, che vedono nella fatturazione elettronica conto terzi verso la PA l’evoluzione del loro lavoro classico di stampa e invio delle fatture. E anche da realtà bancarie e assicurative, che a tendere sono interessate a workflow ancora più integrati – che arrivino a gestire anche le fasi di pagamento e incasso –, ma che in questo modo cominciano a fornire ai loro clienti il servizio di fatturazione elettronica».
Conservazione, la certificazione di Agid
Al di là del modulo Ifin Translator, aggiunge Giovanni Maria Martingano, Amministratore di Ifin Sistemi, «in generale la suite Invoice Channel è stata sviluppata con due linee guida principali: l’estrema facilità d’uso per l’utente finale, e la completezza, cioè la capacità di coprire in tutti i tipi di scenari l’intero ciclo della fatturazione elettronica, fino anche alla conservazione digitale a norma, grazie all’integrazione nativa con l’altro nostro prodotto Legal Archive, per cui abbiamo tra l’altro appena ottenuto l’accreditamento come conservatore certificato presso AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale».
Per esempio è possibile trasmettere automaticamente in volumi massivi le fatture direttamente dal sistema fatturante al sistema Sogei, oppure ovviamente tradurle come spiegato in precedenza, o ancora compilarle o modificarle a mano, con un’interfaccia di gestione, o caricarle via web da XML.
Il sistema permette poi di effettuare controlli capillari sulle fatture, notificare cambi di stato e riscontri dal Sistema di Interscambio, e integrare fasi e attività per automatizzare ulteriormente i processi. «Per esempio la fase di firma digitale e l’invio verso Sogei sono integrati con retry automatici. Se ci sono difficoltà nella firma o nella trasmissione, il sistema ritenta un numero importante di volte senza allertare l’operatore: lo fa solo quando veramente ce n’è motivo».
«L’idea è semplificare la vita al reparto amministrativo»
Tutto viene tracciato in automatico, le fasi della fattura, e le notifiche collegate, fino al versamento, quando la fattura viene messa nello stato “conservato”, e si possono ottenere statistiche su fatture, loro stati, spedizioni, notifiche e tutto ciò che concerne il processo. L’utente può filtrare in modo molto rapido per stato, tipo documento, metadati, visualizzando la fattura in un modo più semplice rispetto all’accesso diretto al file XML.
«Abbiamo pensato anche alla PA, sviluppando anche tutta la parte passiva della fatturazione elettronica dal punto di vista dell’ente pubblico che riceve la fattura, ma tornando ai fornitori della PA abbiamo cercato di andare incontro anche a realtà con sistemi fatturanti molto complessi e pesanti – conclude Martingano -. L’idea è semplificare la vita al reparto amministrativo, anche grazie al lavoro che facciamo prima di iniziare a lavorare alla configurazione del software: abbiamo sempre puntato fortemente sull’approccio “sartoriale” alle esigenze del cliente, che si esprime in molti modi, dall’analisi di fattibilità, al project management, alla competenza delle persone che mettiamo in campo».
******Ifin Sistemi, 2500 clienti nel mondo della dematerializzazione*******
Fondato nel 1981, il gruppo Ifin ha sede a Padova ed è specializzato nella gestione documentale nel senso più lato. Negli anni ha costituito un ampio portafoglio di soluzioni dall’archiviazione al content management, dalla conservazione digitale alla fatturazione elettronica, e oggi è uno dei principali player nel mondo della dematerializzazione, con oltre 2500 clienti nei settori automotive, commercio, industria, bancario, assicurazioni, sanità, PA e servizi.
All’interno del gruppo operano Ifin Sistemi, che fornisce soluzioni di Document Management, fatturazione elettronica e conservazione digitale ad aziende private e pubbliche; Ifin Med, che offre soluzioni di gestione documentale e conservazione digitale per il mondo clinico/sanitario; e IfinConsulting, che eroga servizi di consulenza normativa e formazione.
