L’attuale Atac, primo gruppo di trasporto pubblico in
Italia centrale, è il risultato della fusione, avvenuta il 1
Gennaio 2010, di Trambus, MetRo e la “vecchia” Atac
in un’unica realtà.
Le tre aziende avevano un approccio eterogeneo agli
approvvigionamenti e alle soluzioni tecnologiche innovative a
supporto. Trambus aveva avviato in modo
sistematico già dalla fine del 2002 l’utilizzo delle gare
on line, in particolare negoziazioni dinamiche per
l’acquisto di ricambi autobus. Atac non
aveva invece, all’atto della fusione, esperienza di gare
telematiche; la gestione degli acquisti seguiva un approccio
decentrato, dove le diverse direzioni avevano autonomia nei
processi di acquisto. Diversamente dalla “vecchia
Atac”, MetRo operava in modo centralizzato
ma, anch’essa, senza il supporto di soluzioni di
eProcurement.
L’approccio innovativo di Trambus è stato condiviso dalla
nuova Atac, che ha promosso l’utilizzo di soluzioni di
eProcurement nella nuova struttura Acquisti sia come fattore
abilitante per l’integrazione tra le ex-strutture
organizzative, sia per ottenere i vantaggi di snellimento delle
procedure, trasparenza e, non ultimo, massimizzazione del
risultato economico e qualitativo, che l’esperienza di
Trambus evidenziava come raggiungibili.
Spiega Antonio Abbate, Direttore Centrale Affari Societari,
Acquisti e Valorizzazione Immobiliare di ATAC: «In
quest’ottica abbiamo sia consolidato, da un lato,
l’utilizzo sistematico delle gare online
sulle procedure sopra soglia, sottosoglia ed in economia; in
parallelo abbiamo introdotto l’Albo Fornitori
Digitale, integrato con la soluzione per la gestione
delle gare online». L’intero progetto è stato
gestito con il supporto di BravoSolution, sia sul fronte
tecnologico che di project management.
Albo Fornitori Digitale per le gare
sottosoglia
L’adozione dell’Albo Fornitori Digitale è coerente
con la logica di massima trasparenza e apertura al mercato che
caratterizza la gestione di tutti gli acquisti di Atac, anche nel
caso delle procedure più “informali”, ovvero quelle
sottosoglia.
«Abbiamo lanciato l’Albo Fornitori Atac nel Maggio
del 2010 – racconta il manager – e ad, oggi, sono oltre
1.400 i fornitori qualificati che vengono quotidianamente
coinvolti nelle procedure sottosoglia. L’Albo Fornitori
Digitale agevola l’accesso dei fornitori alle opportunità
di business poiché consente, a qualunque impresa, di presentarsi
e sottoporsi al consueto e rigoroso processo di
qualifica/valutazione per via telematica, dunque in maniera più
snella e strutturata rispetto alle modalità tradizionali. Il
nostro obiettivo è infatti quello di avere, per ogni categoria
merceologica, il numero massimo di fornitori possibili, i più
qualificati e competitivi naturalmente.
Gestiamo questo processo di qualifica chiedendo numerosi
documenti ed informazioni specifiche per ogni categoria. E’
chiaro come la gestione di un così grande volume di dati, tipica
di un processo dettagliato, tragga enorme vantaggio
dall’utilizzo di una soluzione informatica di
supporto… Quando dobbiamo indire una gara sottosoglia,
spesso in condizioni di urgenza, possiamo selezionare i fornitori
da invitare tra quelli iscritti e qualificati al nostro Albo con
una rapidità impensabile con le modalità
tradizionali».
Il tutto garantendo, ovviamente, pari opportunità e trasparenza
nei criteri di invito dei fornitori.
L’Albo Fornitori è una modalità interattiva di relazione
Mercato-Azienda. Come tale non può essere, per natura, statico e
ingessato, ma in costante evoluzione. L’obiettivo per il
2011 è quello di migliorare ulteriormente il l’Albo
Fornitori, tanto nel processo di qualifica, rendendolo ancora
più specializzato, quanto nella ricerca di fornitori che coprano
al meglio le nostre esigenze.
«Abbiamo infatti avviato un progetto sistematico di
aggiornamento della struttura dell’Albero Merceologico, dei
questionari e del processo di qualifica dei fornitori, con un
sempre maggiore coinvolgimento delle strutture tecniche, che sono
poi i clienti interni del processo di approvvigionamento –
afferma Abbate.
Il paradigma è il miglioramento continuo, da praticarsi
quotidianamente con il supporto di soluzioni tecnologiche
adeguate – come nel nostro caso – ma, soprattutto,
attraverso un lavoro di “cambiamento culturale” delle
organizzazioni, che costituisce la vera sfida che stiamo
affrontando».
L’esperienza di “Vendor
Rating”
Un processo di acquisto orientato, come nel caso ATAC, alla
massima apertura al mercato tramite l’Albo Fornitori
digitale e alla valorizzazione, anche grazie alle gare online,
della competitività tra i fornitori ha, come conseguenza
“naturale”, la necessità di monitorare e valutare il
comportamento “ex-post” dei fornitori.
«Siamo un’azienda “industriale” e non
possiamo permetterci fornitori che non rispettino i massimi
criteri qualitativi e prestazionali, piuttosto che di puntualità
nelle forniture – spiega il manager -. Stiamo quindi
avviando un processo strutturato di monitoraggio delle
performance dei nostri fornitori, in particolare per le categorie
più direttamente correlate al nostro core business».
L’obiettivo è misurare oggettivamente le
prestazioni del fornitore, superando però la
focalizzazione sul concetto di “penale” sulla
fornitura in favore di criteri di valutazione di performance più
ampi e strutturati, nel medio periodo e complessivamente. La
soluzione sviluppata da BravoSolution offre, infatti, la
possibilità di calcolare e valutare le performance dei fornitori
– sia a livello globale che di singola commessa – sulla
base di KPI quantitativi, con chiara visibilità
sull’andamento nel tempo. Inoltre, i processi di
valutazione possono essere gestiti in maniera
“collaborativa”, chiamando i diversi “clienti
interni” ad esprimersi, sempre attraverso un processo
strutturato sotteso dalla soluzione tecnologica. Ciò incrementa
la responsabilizzazione e la collaborazione interaziendale.
Gare on line, una prassi consolidata
Se l’utilizzo dell’Albo
Fornitori digitale si sta progressivamente affermando nei
processi di acquisto di Atac, la gestione telematica di
gare sopra soglia, sottosoglia ed in economia è, ormai,
prassi consolidata in azienda. I risultati 2010 sono stati
incoraggianti, con oltre 2.100 gare condotte on line per
oltre 115 Milioni di Euro a base di gara, di cui 20 procedure
soprasoglia per circa 90 Milioni di Euro a base di gara.
Tutte le risorse che si occupano di acquisti sono state formate e
hanno avviato l’utilizzo sistematico di queste soluzioni,
seppur con diversi gradi di adozione, anche dovuti alle diverse
categorie merceologiche trattate.
Per Atac è indispensabile avere un approccio al mercato molto
efficiente poiché la maggior parte degli acquisti, in termini di
numerosità, è riferita ai ricambi Autobus, categoria che
include moltissimi articoli diversi e che si caratterizza per un
mercato di approvvigionamento molto competitivo.
«Il supporto della tecnologia – commenta il manager –
ci permette di confrontarci quotidianamente con il mercato di
fornitura in maniera rapida ed efficiente, valorizzando la forza
competitiva delle diverse alternative. Il nostro obiettivo è
però quello di utilizzare queste soluzioni anche per tutte le
categorie di servizi e lavori, anche per le complesse gare
soprasoglia, con appalti da decine di milioni di euro aggiudicati
all’offerta economicamente più vantaggiosa».
In queste gare, che vedono spesso la partecipazione di decine di
fornitori, la documentazione presentata è spesso molto
consistente con, ad esempio, offerte tecniche costituite da
progetti di diverse centinaia di pagine.
Queste procedure richiedono inoltre livelli di formalismo molto
elevati, in tal senso le gare telematiche consentono di:
• garantire la massima trasparenza, essendo tutte le
operazioni svolte tracciate a livello informatico, e quindi
minimizzando il rischio di contenzioso procedurale;
• rendere più efficiente il processo di gestione della
documentazione di gara essendo gestita elettronicamente, tanto
per i fornitori quanto per Atac.
«Per il 2011 abbiamo importanti obiettivi – conclude
il manager – che, oltre a confermare l’utilizzo delle
procedure telematiche per gli acquisti in economia, prevedono una
progressiva estensione di questa modalità anche per gare
soprasoglia e per le procedure all’offerta economicamente
più vantaggiose.
Tutte queste attività sono finalizzate a supportare
adeguatamente l’azienda nel raggiungimento degli sfidanti
obiettivi individuati dal piano industriale, primo fra tutti, il
pareggio gestionale 2015».
