La gestione documentale ha un ruolo chiave nella pratica legale. I professionisti si trovano quotidianamente a gestire una gamma di documenti che spazia dai contratti alle sentenze, ai verbali, alle prove documentali di diversa natura e alla corrispondenza legale e amministrativa. È dunque palese quanto una gestione accorta, in termini di catalogazione, di rapidità di accesso alle informazioni e di produzione di documenti sia fondamentale per l’efficienza della struttura – sia essa un ufficio o uno studio legale – ma anche per la precisione delle operazioni quotidiane, per la capacità di rispondere tempestivamente ai clienti e per la fidelizzazione degli stessi.
Purtroppo, il mondo degli studi professionali è ancora piuttosto frammentato per quanto concerne la digitalizzazione e si rileva una spaccatura tra strutture di grandi dimensioni, con centinaia di dipendenti e altrettanti clienti, e quelle più piccole e agili, tra le quali rientrano (ai nostri fini) anche gli uffici legali delle singole aziende. Nell’era delle piattaforme documentali smart, che si fanno carico di centralizzare la gestione del documento, nonché l’accesso e la condivisione rapida con gli aventi diritto (evitando duplicazioni e smarrimenti), alcune strutture gestiscono ancora manualmente molti di questi processi, con sicure inefficienze e forti rischi di compliance.
L’ingresso dell’AI nelle soluzioni documentali
Negli ultimi anni, l’intelligenza artificiale (AI) ha trasformato radicalmente molteplici campi, e la gestione documentale non fa eccezione. Focalizzando l’attenzione su una professione ad alta intensità documentale come quella legale, i benefici possono impattare sul lavoro a 360 gradi dandogli più efficienza, meno costi, più precisione, conformità e soddisfazione del cliente.
A tal proposito, abbiamo interpellato Luca Piacenti, Co-Founder di Dalu, una nuova startup finanziata da Eudata che propone una piattaforma documentale agile, moderna e sicura, nonché dotata di tutti gli avanzamenti tecnologici contemporanei, compresa l’AI generativa.
Who's Who
Luca Piacenti
Parlando dei benefici concreti dell’intelligenza artificiale per la gestione documentale, Piacenti pone l’accento soprattutto sulla «capacità di categorizzare automaticamente i documenti, eseguire ricerche in linguaggio naturale e sintetizzare i contenuti», elementi che porterebbero a un miglioramento dell’organizzazione dei dati, a più efficienza e, ovviamente, alla riduzione degli errori. I benefici, d’altronde, sono evidenti: in una struttura che gestisce decine di tipologie documentali e migliaia di documenti, anche solo automatizzare la loro organizzazione e abilitare ricerche full-text in linguaggio naturale (NLP, Natural Language Processing) per reperire quelli giusti significa cambiare le regole del gioco.
Analisi avanzata e generazione di nuovi documenti
Dal canto suo, l’AI generativa abilita funzionalità senza precedenti. Data la sua capacità di apprendere informazioni dai documenti, di miscelarle agli input dell’utente e di creare nuovi contenuti on-demand, la Generative AI è in grado di efficientare compiti lenti e delicati, come appunto la creazione di testi chiave della pratica legale.
Piacenti ci spiega che la piattaforma Dalu, basata sull’AI generativa di AWS (Amazon Bedrock), è in grado di effettuare un’analisi approfondita dei documenti e di rispondere a richieste complesse in modalità chat: per esempio, «è possibile confrontare e analizzare più file simultaneamente, così da estrarre le differenze o le informazioni specifiche da documenti simili, come per esempio contratti con clausole diverse». Una volta rilevate le differenze tra documenti analoghi (si pensi anche alle sentenze, o alle privacy policy dei siti web), è poi possibile chiedere al sistema di generarne uno nuovo su un modello esistente ma con dati inseriti dall’utente, oppure ancora di sviluppare una sintesi del documento e di incorporarla in una e-mail. Le possibilità di Generative AI, così come i casi d’uso, sono sostanzialmente illimitate.
Più produttività e -30% di tempo
Piacenti quantifica i benefici della soluzione: «Tutto ciò si traduce in incrementi di produttività che possono facilmente arrivare al 30% del tempo. Ciascun utilizzatore può poi tramutare, in modo semplice, il tempo risparmiato in maggiori ricavi o minori costi. Chiaro che l’AI aumenterà rapidamente la competitività di chi la implementa per primo, che avrà costi minori e sarà quindi molto più competitivo di chi sta fermo. Se penso in particolare alle startup, il road to cloud passa per forza anche da questo tipo di processo». La piattaforma, se sfruttata al 100% delle sue potenzialità, promette un effetto significativo sul business dello studio legale, ma lo stesso Co-Founder di Dalu sostiene che l’AI generativa, quanto meno allo stato attuale, rappresenti un potenziamento del professionista, non una possibile sostituzione. L’AI generativa, per quanto abbia già raggiunto livelli di eccellenza in molti casi, in ambito legale richiede ancora una supervisione umana, data la complessità dei processi e delle pratiche, la stretta connessione con tematiche di compliance normativa e la necessità, nella pratica di tutti i giorni, di interpretare i contenuti con competenze specifiche ed esperienza.
Infine, ma non per importanza, va segnalato che la piattaforma Dalu si fa carico anche dell’archiviazione a norma dei documenti, facendo affidamento non solo sulla scalabilità, ma anche sulla resilienza e l’affidabilità del cloud.
Non c’è dubbio che piattaforme come questa rappresentino il basamento tecnologico su cui costruire il presente e il futuro degli studi professionali, puntando sull’innovazione per aumentare l’efficienza operativa, ottimizzare le risorse e promuovere una gestione avanzata dei processi documentali.
