Giusto Faravelli ottimizza la gestione documentale della filiera grazie a una soluzione di Enterprise Content Management

Ottimizzare ed efficientare tutta la gestione documentale garantendo consistenza ai dati in tutte le fasi del processo di fornitura e Supply Chain. Eliminare le sacche di inefficienza, le duplicazioni e la frammentarietà di flussi documentali scarsamente integrati. Queste, in poche righe, le esigenze che Giusto Faravelli ha portato all’attenzione di Konica Minolta poco più di un anno fa, quando ha deciso di affidarsi al vendor per riprogettare tutto il Document Management.

Chi è Giusto Faravelli

Questa azienda, fondata a Milano nel 1926, distribuisce ingredienti e materie prime per i settori nutraceutico, farmaceutico, Food e produzione industriale. Un’attenzione quasi maniacale alla qualità è il segreto che ha portato una piccola realtà a conduzione familiare ad espandere il proprio business dandogli un respiro globale, con l’apertura di sedi in Francia, Spagna, Repubblica Ceca, Germania e filiali negli Stati Uniti e in Cina.

Il ruolo del nuovo Enterprise Content Management

Proprio la gestione documentale era il “Tallone di Achille” che impediva all’azienda di adottare approcci data-driven a sostegno dei processi decisionali. L’assenza di un presidio centralizzato di tutti i flussi relativi al caricamento e alla classificazione dei documenti si traduceva in «processi farraginosi – spiega in questo video Marcello Granconato, Digital Transformation Director di Giusto Faravelli – che avevamo cercato di migliorare attraverso una soluzione sviluppata in casa con l’aiuto di alcuni consulenti. Una soluzione che, però, si è rivelata totalmente inefficace, perché i tempi di caricamento dei documenti erano molto lunghi e la classificazione delle informazioni troppo complessa».

Quando si è rivolta a Konica Minolta, l’azienda era quindi alla ricerca di uno «strumento di Enterprise Content Management evoluto, che nelle nostre intenzioni ci doveva permettere di avere le informazioni rilevanti sempre a portata di mano, realizzare un sistema ottimizzato per caricare più velocemente i dati e, soprattutto, poterli navigare e fare ricerche molto più rapidamente».

Dati consistenti, aumentati e sempre sincronizzati

I benefici legati all’integrazione della piattaforma si sono resi evidenti da subito. «Due quelli più rilevanti – chiarisce il manager –. Il primo è che le procedure di caricamento dei documenti risultano notevolmente snellite. Prima, infatti, non avendo un sistema integrato, c’era sempre il rischio che i dati non fossero perfettamente sincronizzati. Oggi, invece, grazie a questa soluzione, abbiamo la certezza che i dati sono sempre sincronizzati in tempo reale e la classificazione dei documenti è diventata chiaramente più affidabile. Il secondo è che abbiamo avuto la possibilità di aumentare i nostri dati con dei metadati che rendono la ricerca tra i documenti molto intuitiva, perché basata sulle informazioni che risultano più utili all’utente».

Più trasparenza lungo tutto il processo d’acquisto

Visti i risultati ottenuti nei mesi scorsi, Giusto Faravelli ha deciso di recente di estendere l’utilizzo della piattaforma Konica Minolta a tutte le attività di gestione e archiviazione degli ordini fornitori e processing dei documenti logistici. «Oggi, con il nuovo Enterprise Content Management riusciamo a dare evidenza di tutto il processo d’acquisto e tutti gli attori che ne fanno parte possono accedere facilmente alla documentazione disponibile all’interno del sistema».

Ma non finisce qui, perché Granconato e il suo team hanno iniziato a “esportare” questo nuovo modello di gestione documentale anche nelle filiali estere a partire da quella tedesca, per la quale è già iniziato l’iter di mappatura e classificazione dei dati.