“Il digitale è diventato il nuovo campo di battaglia per le aziende che cercano di distinguersi, soprattutto nel customer care” afferma un recente report di McKinsey. Questa affermazione trova una forte risonanza nello specifico ambito della gestione degli ordini, dove l’efficienza operativa e la precisione sono fattori cruciali.
Immaginate una scena comune: un’impiegata sopraffatta da una miriade di email e pdf, impegnata a inserire manualmente ogni singolo ordine nei sistemi aziendali. Non solo questo approccio è inefficace, ma genera anche frustrazione. Tuttavia, molte aziende non hanno ancora abbracciato una digitalizzazione completa, perpetuando metodi obsoleti.
«Parlando di gestione del ciclo dell’ordine, le aziende pensano ancora soprattutto all’archiviazione di bolle e fatture», spiega Paolo Grotto, Responsabile vendite e BDM di Arket, società che affianca alla consulenza e all’analisi dei processi aziendali, software proprietari di facile utilizzo e semplici da integrare.
«Oggi invece è possibile fare un salto di qualità e concentrarsi su qualcosa di molto più trasformativo: la digitalizzazione dei processi. Eliminare attività ripetitive a basso valore aggiunto, lasciando quelle più complesse agli esseri umani, è il passaggio che può fare la differenza».
RPA e sistemi di workflow per innovare la gestione ordini
Arket si distingue nel panorama della digitalizzazione della gestione ordini grazie all’integrazione di tecnologie avanzate come la Robotic Process Automation (RPA) e sistemi di workflow, che automatizzano il caricamento degli ordini, riducendo drasticamente gli errori e migliorando l’efficienza. «Mettiamo a disposizione un connettore che si collega ai sistemi aziendali, acquisisce email, scarica allegati ed estrapola dati degli ordini,» racconta Grotto. Questo approccio non solo ottimizza i processi operativi, ma libera anche il personale per concentrarsi su attività più complesse e gratificanti.
Nel flusso tradizionale, l’ordine arriva via email e viene caricato manualmente, creando colli di bottiglia. «Una soluzione spesso adottata per automatizzare il processo consiste nel richiedere al cliente stesso di caricare il suo ordine in un portale dedicato. Noi – puntualizza Grotto – puntiamo invece a mantenere la trasmissione dell’ordine come prima, senza aggravi in termini di incombenze per il cliente, ma con un sistema che estrae dati e li inserisce nel sistema informativo».
La digitalizzazione della gestione ordini è una necessità strategica. Secondo McKinsey, il digitale è già da tempo diventato un fattore di differenziazione decisivo. Più della metà degli intervistati che stanno superando le aspettative operative lo attribuiscono a livelli elevati di integrazione digitale. Tuttavia, è interessante notare che questi high performer sono ancora una minoranza nel panorama globale. Questo suggerisce che c’è un enorme potenziale non sfruttato per le aziende che sono pronte a innovare.
L’importanza della formazione e delle competenze
In questo scenario, un ruolo chiave è giocato da formazione e sviluppo delle competenze del personale. «Molte organizzazioni non possiedono ancora le competenze critiche necessarie per gestire la transizione», sottolinea Grotto.
Arket affronta questa sfida offrendo supporto e programmi di formazione per aiutare le aziende a sfruttare appieno le nuove tecnologie. Con un approccio che combina consulenza e piattaforme software, Arket si assicura che le aziende possano affrontare con successo le resistenze al cambiamento e garantire un’implementazione efficace delle soluzioni digitali.
«Il 33% del successo di un progetto di automazione dei processi è dato dalla piattaforma, un altro 33% dalla consulenza, e il restante 34% dalla capacità dell’azienda di adattarsi al cambiamento», chiarisce Grotto, evidenziando l’importanza di un approccio graduale e ben supportato.
Focus sulla riduzione delle barriere all’adozione
Inoltre, è cruciale riconoscere che le tecnologie proposte da Arket non solo si integrano facilmente con i sistemi esistenti delle aziende, ma sono anche scalabili per adattarsi alle esigenze di aziende di diverse dimensioni e settori. «Le nostre soluzioni si adattano alle modalità operative del cliente e all’ERP in uso e non richiedono investimenti importanti. Automatizziamo quello che le aziende già fanno, chiedendo solo di analizzare con attenzione il processo», spiega Grotto. Questo approccio non solo riduce le barriere all’adozione, ma permette anche alle aziende di diverse dimensioni di trarre vantaggio dalle stesse tecnologie avanzate.
Efficienza e competitività con una gestione ordini innovativa
Guardando al futuro, la gestione ordini in un’ottica digitale non rappresenta solo un’opportunità per migliorare l’efficienza, ma anche un mezzo per potenziare la competitività aziendale. «Oggi ci sono svariate soluzioni che permettono di agire in questo senso», afferma Grotto.
Non a caso, con l’evoluzione delle tecnologie e la crescente necessità di automazione, soluzioni come quelle proposte da Arket diventeranno fondamentali per le aziende che desiderano ottimizzare le loro operazioni e migliorare la soddisfazione dei dipendenti e dei clienti.
In questo contesto, Grotto mette l’accento sull’importanza della personalizzazione delle soluzioni per adattarsi alle esigenze specifiche di ogni azienda: «Costruiamo flussi che rispondono alle esigenze specifiche delle imprese, evitando approcci generici. Questo ci permette di automatizzare la maggior parte dei casi, lasciando spazio all’intervento umano solo quando necessario». L’approccio non solo migliora l’efficienza operativa, ma assicura anche che l’esperienza cliente rimanga centrale, riducendo i tempi di risposta e migliorando la qualità del servizio.
Gestione ordini: una leva fondamentale per il successo
Il futuro della gestione degli ordini è chiaramente orientato verso l’adozione di soluzioni digitali che, al netto dei benefici operativi, trasformano l’intero ecosistema aziendale. Le aziende che abbracciano questa trasformazione non solo ottimizzano le loro operazioni, ma migliorano anche la soddisfazione dei loro dipendenti e clienti. «Questi processi che inizialmente interessavano solo le aziende più grandi ora si spostano anche su realtà più piccole», osserva Grotto, chiarendo come la democratizzazione della tecnologia stia rendendo possibile per tutte le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni, di beneficiare di queste innovazioni. Le aziende devono quindi considerare la gestione degli ordini non solo come un processo operativo, ma come un elemento strategico fondamentale per il successo e la crescita futura.
«Le barriere all’adozione delle tecnologie digitali stanno gradualmente diminuendo, permettendo anche ad imprese di dimensioni più contenute di accedere a strumenti avanzati che prima erano riservati alle grandi organizzazioni – chiude con ottimismo Grotto -. Questo cambiamento non solo promuove l’efficienza, ma permette anche una maggiore competitività a livello globale».
