La gestione dei processi di stampa anche nell’era digitale rimane un anello importante del workflow documentale e questo per ogni tipo di organizzazione. Le stampanti e i multifunzione, infatti, sono un cardine portante di quella catena del valore costituita dall’informazione: non a caso, secondo IDC il 50% dei documenti di business oggi è ancora in formato cartaceo. Che si tratti di depliant, contratti, fatture, documenti di trasporto, bilanci, progetti o presentazioni, l’output di stampa ha un valore operativo e strategico, aiutando il colpo d’occhio a controllare la funzionalità delle informazioni rappresentate, offrendo un supporto tangibile a qualsiasi percorso di comunicazione che favorisce il confronto, lo scambio e la capitalizzazione dei contenuti.
Gli analisti di IDC hanno evidenziato come oggi 7 aziende su 10 si aspettino un miglioramento della qualità dei prodotti/servizi esistenti e quasi 7 aziende su 10 abbiamo come obiettivo di business quello di aumentare la produttività di dipendenti, partner e collaboratori. Le esigenze degli utenti sono di poter utilizzare soluzioni tecnologiche intuitive e caratterizzate da un’interattività multicanale, capace di garantire un’unica soluzione di continuità all’operatività quotidiana e garanzie di sicurezza rispetto alla business continuity e alla riservatezza dei dati. La domanda fondamentale, per tutte le aziende, è la seguente: come affrontare la trasformazione dei workflow documentali a seguito dello Tsunami digitale?
Perché anche la stampa diventa smart
Dal printing allo smart printing, infatti, oggi ci sono una serie di soluzioni tecnologiche che, oltre a consentire un approccio più razionale e più efficiente nella produzione dei documenti scritti, condivisi e archiviati, inaugurano nuove opportunità di servizio rispetto alle modalità di accesso e di fruizione degli stessi.
Prima ancora delle scelte tecnologiche, il punto di partenza di una buona gestione, sono le vision. Ogni organizzazione vive di informazioni, la maggior parte delle quali viene formalizzata e trasmessa attraverso documenti che scritti, codificati, protocollati e poi organizzati per essere scambiati, ricercati e conservati. L’informazione, infatti, non è un oggetto, ma una relazione che nasce dall’incontro di un dato oggettivo con l’interpretazione di quel dato fatta dalle persone che lavorano insieme e che, per lavorare insieme, condividono informazioni e interpretazioni. E lo fanno sempre più in modalità omnicanale, utilizzando una varietà di dispositivi fissi e mobili.
Con un plus: sistemi di riconoscimento e autenticazione intelligenti al punto da sfruttare l’identificazione univoca associata all’NFC di smartphone e tablet oppure integrata negli smart badge che abilitano i servizi di stampa on demand a qualsiasi utente registrato nel sistema aziendale.
La terza piattaforma come abilitatore della smart economy
IDC, non a caso, parla di terza piattaforma, indicando alle aziende quale deve essere l’orientamento della governance.Più che importante, diventa strategico gestire un nuovo paradigma tecnologico, costituito da un ecosistema di risorse e applicazioni, in vario modo integrate, che includono servizi cloud, infrastrutture mobili, big data e social media. L’obiettivo? Aumentare la produttività individuale e, di conseguenza, la produttività aziendale, andando a semplificare l’interazione uomo-macchina ma anche i processi aziendali, sfruttando il cloud per offrire nuove piattaforme ottimizzate e sicure per ospitare i documenti digitali e utilizzarli quando servono davvero.
La consumerizzazione dell’IT e quella digital transformation che ha reso incredibilmente più veloce la comunicazione hanno aumentato le aspettative degli utenti nei confronti dei servizi erogati. E poter stampare un documento quando serve, nel momento in cui serve davvero, indipendentemente dal dispositivo utilizzato, costituisce un aspetto chiave della moderna comunicazione. Ecco perché nell’era dello smart working anche la stampa diventa smart. E lo fa in tanti modi diversi.
“Il Mobile Printing – ha spiegato Martino Mombrini, Direttore Marketing della Divisione Information Technology di Samsung Italia – è una funzionalità che semplifica e velocizza l’attività di stampa per chi lavora su dispositivo mobile. Attraverso l’app Samsung Mobile Print, ad esempio, è possibile stampare dal proprio smartphone o tablet immagini, pdf, fogli di calcolo, presentazioni o pagine web; è anche possibile ricevere scansioni e mandare fax dal proprio multifunzione Samsung, il tutto in mobilità, senza fili e senza dover installare alcun driver di stampa. Con Samsung Mobile Print è anche possibile controllare il livello dei toner della propria stampante o multifunzione, senza doverla aprire. L’app avvisa automaticamente quando una cartuccia toner deve essere sostituita, permettendo un intervento immediato e puntuale che non va a rallentare il flusso di lavoro della stampante o multifunzione”.
Quando il cloud fa la differenza
Sfruttare le tecnologie mobile e il cloud per garantire flessibilità dei processi di stampa alle aziende che privilegiano i fenomeni di smart working e mobility è uno dei punti di partenza e di arrivo dell’R&D firmato Samsung. “Attraverso l’applicazione Cloud Print – ha sottolineato Mombrini – Samsung fornisce alle aziende un metodo sicuro per sfruttare appieno le possibilità offerte dal cloud. Samsung Cloud Print consente agli utenti di gestire documenti, immagini e altri file senza bisogno di rete o connessione Wi-Fi, permettendo anche alle aziende con dipendenti frequentemente in movimento di sfruttare questo potente strumento. La creazione di un account è semplicissima: basta scaricare l’applicazione Samsung Cloud Print™, autenticare il proprio account inserendo il proprio numero di telefono e abbinare lo smartphone con la stampante via NFCcon un semplice tocco”.
Il tutto con la garanzia di avere massima interoperabilità tra sistemi operativi differenti, dal momento che l’applicazione è disponibile per PC Windows ma anche per Smartphone e Tablet con sistema operativo Android o iOS. Perché nell’era della collaboration non devono più esserci barriere di ingresso nell’uso della migliore tecnologia.
