Parlare di Analytics spesso equivale ad affrontare il tema delle strategie rivolte all’esterno dell’organizzazione. Come comprendere e quindi migliorare il rapporto con i clienti? Quali sono gli approcci al business che generano maggior valore? Che strumenti riescono a supportare la crescita dell’impresa nello scenario competitivo? Sono queste le domande a cui di solito rispondono gli insight ottenuti dall’analisi dei dati sul fronte del marketing e delle operations. Ma le piattaforme analitiche stanno assumendo un ruolo sempre più importante anche rispetto allo sviluppo dei processi interni. Il primo obiettivo, generalmente, è il raggiungimento della massima efficienza possibile nella gestione dell’ordinaria amministrazione. Colli di bottiglia, rallentamenti, ridondanze, errori metodologici, ma anche scarsa qualità percepita da parte di utenti e clienti: sono tutte istanze che possono essere affrontate grazie alla Business Intelligence applicata al process management. Non si può però sottovalutare l’importanza che il Process Mining – così si definisce l’insieme di tecniche e tecnologie in grado di estrarre valore dall’analisi dei dati generati dai processi – riveste in occasioni di eventi straordinari: dai merger alle ristrutturazioni, passando la creazione di nuove divisioni e subsidiary, fino all’avvicendamento nel board di manager con funzioni strategiche.
Come funziona una piattaforma di Process Mining
Questo perché il Process Mining rende trasparenti i meccanismi che agiscono alla base dei processi, evidenziando rapporti di forza e relazioni di causa-effetto tra decisioni, azioni, performance e output, tenendo conto inoltre di eventuali nuove variabili introdotte nel sistema e di KPI specifici per ciascuna area di interesse. Accedendo al log dei sistemi informativi e acquisendo dalle applicazioni aziendali dati anche molto eterogenei tra loro, le piattaforme di Process Mining riescono in altre parole a ricostruire i pattern che contraddistinguono il funzionamento di intere filiere. I dati di log sono infatti riconoscibili attraverso identificativi univoci di istanza di processo, richiami all’attività di processo a cui si riferiscono e marcature temporali. Diventano per questo gli elementi su cui si puntella la mappatura di processo, ottenuta tramite algoritmi di automated process discovery e analisi comparative dettagliate e personalizzate. Le piattaforme sfruttano modelli statistici avanzati per ipotizzare casi ottimali e scenari disfunzionali in modo da valutare il gap con la situazione attuale ed elaborare raccomandazioni sulle azioni da intraprendere per ottimizzare i cicli produttivi e organizzativi a partire dallo status quo.
Le caratteristiche di ARIS, la soluzione di Software AG
È esattamente ciò che fa ARIS, la soluzione di Software AG dedicata al Process Mining. Estraendo dati dall’ecosistema applicativo dell’azienda, ARIS ricostruisce ciascuna delle istanze di ogni singolo processo, mostrando agli utenti tutte le variabili che contraddistinguono le procedure e gli schemi decisionali. Gli insight ottenuti dall’analisi delle variabili più frequenti mettono poi a confronto i processi per come sono stati concepiti a livello teorico e i processi per come funzionano effettivamente nel quotidiano. La misurazione delle prestazioni, in questo senso, contribuisce all’elaborazione di modelli efficaci da utilizzare per sostenere qualsiasi progetto di trasformazione o implementazione. La piattaforma inoltre consente di scovare e comprendere alla radice le cause remote di un determinato risultato di business, non solo mettendo in relazione i punti deboli e le deviazioni indesiderate lungo le ramificazioni del processo, ma anche identificando inefficienze in termini di costi e di tempi delle operazioni eseguite correttamente.
Una funzionalità di ARIS, in particolare, offre agli stakeholder la facoltà di verificare in che modo i processi messi in produzione risultano coerenti e conformi sul piano operativo. Costruendo simulazioni accurate che descrivono i possibili scenari applicativi determinati da specifiche modifiche, la piattaforma aiuta a scegliere con maggior oculatezza tempistiche e modalità di roll out di nuove soluzioni e approcci. È questo ciò che all’atto pratico rende possibile il fine tuning in corsa dell’esecuzione di ciascun processo. Non si tratta dunque di mettere in opera piani di ristrutturazione o reingegnerizzazione dell’architettura operativa, ma di avviare un circolo virtuoso che aiuterà l’organizzazione, e in particolar modo i decisori di business, a monitorare il livello di efficienza della macchina aziendale e a migliorare costantemente i processi, man mano che si evolve lo scenario competitivo e mutano le esigenze di utenti e clienti.
Il caso Banque PSA Finance
È ciò che ha per esempio deciso di fare Banque PSA Finance, la società che si occupa dei servizi finanziari offerti dal costruttore automobilistico PSA, sui propri processi critici. Parliamo dunque di operazioni complesse e delicate, che necessitano della massima precisione per generare valore sia per i clienti sia per il gruppo. «Abbiamo puntato su una piattaforma di Process Mining per comprendere in prima battuta quanto fossero efficienti i processi di vendita, dalla generazione della proposition all’interazione dei clienti con i point of sales», spiega Jean-Mathieu Stevens, Quality Manager di Banque PSA Finance. «La scelta è ricaduta su ARIS perché la soluzione ci consente di digitalizzare la review dei processi, aumentando la visibilità sui problemi che rallentano la filiera e sulle scelte da intraprendere per mitigarli o risolverli».
