Che la dematerializzazione sia una grande opportunità per aiutare le aziende a crescere e a sfidare la crisi è ormai fuori di dubbio. Lo dice l’Unione Europea, che con la sua Agenda Digitale punta sulla digitalizzazione di una pletora di documenti -e dei relativi processi- nei più svariati ambiti, dalla cartella clinica in Sanità, alla pagella scolastica, fino agli aspetti amministrativi. E lo conferma il Governo italiano, che sta procedendo speditamente nell’approvare normative che spingono la PA e le aziende in questa direzione. Il commissario per l’Agenda Digitale italiana, Francesco Caio, l’ha messo nero su bianco, mettendo la Fatturazione Elettronica sul podio delle priorità assolute per il nostro Paese. Con un duplice obiettivo: digitalizzare il ciclo passivo, per aiutare imprese e PA a tenere i costi sotto controllo, e al contempo gettare le basi per la Spending review, necessaria per far fronte all’inevitabile contrazione della spesa pubblica. «Non c’è più alcun dubbio, la strada è segnata e le aziende si devono attrezzare – afferma Mara Galetto, Senior Manager di BravoSolution, azienda specializzata nella gestione innovativa del ciclo source-to-pay -. E questo vale non solo per le aziende che dovranno già rispettare la scadenza di giugno, che rende obbligatoria la Fatturazione Elettronica verso la PA centrale. Ma anche le altre, perché tutte prima o poi dovranno adeguarsi».
Perché la Fatturazione Elettronica va vista come un’opportunità da cogliere subito e non solo come un obbligo da rispettare?
Fermo restando l’obbligo normativo, la dematerializzazione del ciclo amministrativo rappresenta una grande opportunità di risparmio e crescita di efficienza sia nella relazione con le PA che fra imprese stesse. Al momento non sembra esserci spazio per proroghe quindi per le aziende è necessario trovare al più presto soluzioni per gestire in maniera paper-less la fatturazione verso la PA. Appoggiarsi ad un provider specializzato può essere risolutivo: è importante però verificare che si tratti di un intermediario abilitato, conforme cioè ai requisiti previsti dal DM 55/2013 PA per questi operatori. È un passaggio importante. In Italia la PA, centrale e locale, è il primo committente delle imprese italiane: sul totale di 5 milioni di imprese, si stima che i fornitori della PA siano 2 milioni, per un volume complessivo di oltre 60 milioni di fatture. Ma anche le altre imprese non possono stare alla finestra perché, stando alle dichiarazioni degli “addetti ai lavori”, in futuro l’obbligo verrà esteso. Sembra confermato, ad esempio, il decreto che obbligherà anche le PA Locali alla Fatturazione Elettronica a partire da giugno 2015. Ed è probabile che l’Unione Europea fisserà il 2020 come scadenza per lo scambio elettronico dei documenti amministrativi fra tutti gli stati membri.
Quali sono i benefici potenziali?
La gestione strutturata e informatizzata del ciclo amministrativo consente di ridurre i tempi ed errori nella gestione dei dati, evita la loro rilavorazione, aumentando la produttività, assicura la condivisione delle informazioni da parte di tutte le funzioni coinvolte e consente una più facile e veloce fruibilità del dato. Oltre, naturalmente, alla riduzione dei costi legati al trattamento dei documenti in cartaceo, come ad esempio le spese di spedizione. Ci sono poi vantaggi indiretti. quali l’attivazione di logiche collaborative sia fra direzioni aziendali, sia fra cliente e fornitore. Se poi anche i processi a valle del ciclo amministrativo – in particolare la gestione degli acquisti – sono digitalizzati, i benefici su tutta la “filiera” aumentano in maniera esponenziale. Si arriva a un efficientamento e ad una tracciabilità di tutto il processo sourceto- pay, con dati gestiti in modo strutturato, organizzato e digitalizzato
Ci faccia un esempio di queste logiche collaborative cliente – fornitore…
Pensiamo al fornitore in trepida attesa del pagamento di una fattura… Grazie a soluzioni tecnologiche ad hoc il fornitore ha la possibilità di verificare autonomamente, attraverso un dashboard opportunamente profilato ed accessibile via web, tempi di contabilizzazione e pagamento. Questo può agevolare, ad esempio, meccanismi di conti anticipi o cessioni del credito. BravoSolution ha una grande competenza nelle soluzioni di Procurement, frutto di 14 anni di esperienza con importanti aziende e PA.
Come avete esteso questo alla Fatturazione Elettronica?
I due cicli, ovvero quello del sourcing e la Fatturazione Elettronica, sono correlati, due facce della stessa medaglia: per questo è naturale estendere il processo, in modo da avere una copertura end to end. La nostra soluzione è in grado di ottemperare tutti gli obblighi normativi, ed è flessibile: ad esempio, grazie ad uno specifico servizio “chiavi in mano”, i fornitori della PA potranno affrontare le imminenti scadenze di legge senza modificare le proprie modalità di fatturazione. Al contempo, il destinatario della fattura, sia pubblico sia privato, potrà automatizzare il proprio ciclo passivo, dalla fase di acquisizione, alla riconciliazione e contabilizzazione delle fatture, terminando con la conservazione elettronica. In altre parole la nostra soluzione è in grado di gestire la dematerializzazione di tutto il processo source to pay, dalla generazione in forma digitalizzata del fabbisogno – con la pubblicazione di una gara o la richiesta di fornitura in forma digitale- all’aggiudicazione, fino alla gestione del documento fiscale emesso dal fornitore.
Nelle grandi aziende la gestione paper-less del ciclo passivo è prassi consolidata. Ma le PMI che si trovano a far fronte alle scadenze previste dalla legge, come possono affrontarle?
Come dicevo le nostre soluzioni sono flessibili, adattandosi alle esigenze anche del piccolo fornitore o del professionista. Il servizio che abbiamo sviluppato è in grado di gestire fatture in qualunque formato (dalla carta ai formati strutturati) provvedendo alla trasformazione nello standard richiesto dal ricevente (.xml PA; tracciati proprietari, tracciati strutturati….), includendo inoltre la conservazione sostitutiva a norma di legge. Le soluzioni per innovare i processi “a norma di legge” esistono, e sono di facile accesso. È importante che le aziende, di ogni dimensione, lo sappiano, così da trarne tutti i benefici possibili.
