Un percorso per conformarsi alla normativa, ma anche e soprattutto per cambiare gradualmente l’organizzazione e introdurre efficacia ed efficienza nei processi. Così ATM, l’azienda di trasporti pubblici di Milano, sta vivendo il suo progetto di fatturazione elettronica.
Già da qualche anno l’azienda studiava come introdurre, anche per esigenze espresse dal business – cioè dalla direzione clienti, che si occupa di fatturazione sia attiva che passiva – delle logiche di efficientamento e ottimizzazione in questi processi. La scadenza imposta dalla legge però ha giocato un ruolo fondamentale: ha spinto ATM all’azione e ha innescato l’investimento.
La legge di cui parliamo è ovviamente l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (PA), che è scattato il 6 giugno 2014 per quanto riguarda le PA nazionali, e si è esteso alle PA locali il 30 marzo 2015. Anche le prime due fasi del progetto ATM hanno avuto queste scadenze. La prima è servita per lo più per fare esperienza, perché in quest’ambito l’azienda non ha alti volumi di fatture. La seconda invece è fondamentale, perché coinvolge il Comune di Milano che è il cliente ATM per eccellenza.
Una delle chiavi del successo del progetto è stata la fase preparatoria. ATM partiva da un contesto caratterizzato da una normativa “giovane”, in rapida evoluzione, e da una totale mancanza di esperienze concrete, né proprie né di altre aziende che fatturano verso la PA. In questo quadro l’azienda di trasporti milanese ha creato un gruppo di lavoro trasversale rispetto ai business, coinvolgendo anche la parte finanziaria, quella legale e l’IT, quest’ultima in un ruolo chiave per i determinanti risvolti tecnologici di un progetto di fatturazione elettronica.
Il contributo di queste diverse componenti ha consentito all’azienda di fare una serie di scelte strategiche poi rivelatesi vincenti, come per esempio il ricorso all’outsourcing. Una scelta per ATM insolita perché l’azienda tendenzialmente gestisce i progetti IT internamente, attraverso una struttura di circa un centinaio di persone, che supportano tutte le società del gruppo nella gestione di tecnologie e progetti, e ultimamente erogano anche servizi per il Comune, per esempio la gestione del controllo degli accessi di “Area C” e relative tecnologie. Stavolta, però, l’azienda ha ritenuto che esternalizzare fosse più indicato, proprio per la complessità dello scenario, nonché per il fattore tempo: approntare questo processo in casa avrebbe chiesto una lunga preparazione, mentre l’outsourcing consente tempi molto più stretti.
Inoltre la normativa sulla fatturazione elettronica spinge su alcuni elementi, come la necessità di adeguare i sistemi contabili e di gestire la firma digitale e la conservazione sostitutiva, che all’interno di ATM erano affidati a gruppi di lavoro diversi. E poi c’era la necessità di interfacciarsi con la direzione amministrativa. Tutto ciò ha spinto l’azienda alla ricerca di un partner qualificato, la cui scelta è stata gestita ovviamente attraverso una gara. Gara da cui è uscita vincente Ifin Sistemi, che secondo ATM coniuga le caratteristiche cruciali che servivano per questo progetto: la conoscenza di norme e processi riguardanti la fatturazione elettronica verso la PA, la firma e la conservazione digitale, e la competenza di gestire tutti questi elementi in un ambiente SAP.
Il progetto riguarda per ora le sole fatture verso la PA, per cui è stato modificato un singolo flusso di fatturazione entro un sistema SAP che in ATM è molto complesso. L’intervento è stato quindi molto preciso, “chirurgico”, per fare in modo che solamente le fatture della PA siano gestite secondo le modalità previste dalla normativa, senza creare regressione in tutti gli altri processi gestiti dal sistema SAP.
Per la prima fase del progetto, che riguardava gli enti pubblici centrali, ATM non aveva grandi volumi da gestire, ma la complessità è stata comunque notevole perché l’azienda partiva da zero. Nonostante questo, la scadenza normativa è stata rispettata appieno da subito. Nella seconda fase la situazione è stata opposta. Da un punto di vista tecnologico la logica è stata quasi di “continuità”, ma sono cambiati drasticamente i volumi, perché il progetto si è esteso verso il maggior cliente di ATM, che è un ente locale: il Comune di Milano. Tecnologicamente ATM era pronta da tempo, ma era cruciale che anche dall’altra parte ci fosse una predisposizione totale.
Quanto alle fatture verso aziende private e singoli utenti – non soggette agli obblighi di legge – queste saranno il tema di una terza fase del progetto. Secondo l’azienda la fatturazione elettronica su tutti i clienti porterà importanti riduzioni di costi sia per se stessa, sia per i suoi clienti.
A proposito di benefici, ATM è ancora in una fase iniziale, ma il processo di “efficientamento” s’è avviato, e anche la parte finanza ha compreso l’opportunità connessa a questo cambiamento: via via sta evolvendo la sua organizzazione per far si che la tecnologia porti sempre più vantaggi di efficienza ed efficacia. Un esempio è la possibilità di monitorare gli invii delle fatture, un altro è il passaggio dalla conservazione cartacea a quella digitale.
Benefici che stanno sempre più emergendo e maturando, e per di più innescano un circolo virtuoso che porta alla digitalizzazione e ottimizzazione di altri processi “limitrofi” alla fatturazione elettronica. ATM sta comprendendo sempre più la tecnologia e i concetti di fatturazione e conservazione digitale, e questo la porta ad allargarne l’ambito. Per esempio è in corso di valutazione la possibilità di estendere la firma digitale ad altri processi aziendali, come gli acquisti o i processi di collaudo interni, dove questa logica può fare davvero la differenza.
****** Da GuidaMI alla Metro di Copenhagen ******
Nata nel 1931, ATM (Azienda Trasporti Milanesi) è una SpA di proprietà del Comune di Milano, che gestisce il trasporto pubblico nel capoluogo lombardo e in 46 Comuni della Provincia, servendo un territorio con 2,4 milioni di abitanti.
Negli anni le attività si sono ampliate sia nell’ambito dei trasporti che nel settore commerciale e tempo libero. Oggi ATM gestisce una rete metropolitana con quattro linee, e una rete di superficie con decine di linee di autobus, tram e filobus che serve tutta la città di Milano, i Comuni di area urbana e una parte del territorio della Provincia.
L’offerta comprende inoltre la metropolitana leggera tra Cascina Gobba/M2 e l’Ospedale San Raffaele, la funicolare Como-Brunate, i servizi di car sharing GuidaMi e di bike sharing BikeMi, nonché la gestione di 21 parcheggi di corrispondenza, il sistema SostaMilano, la vendita di spazi pubblicitari, l’affitto di locali commerciali, strutture aziendali e attività per il tempo libero come servizi turistici e noleggio vetture. Da gennaio 2008 ATM gestisce anche la metropolitana automatica di Copenhagen: 21 chilometri di linea totalmente automatizzata tra le più avanzate al mondo.
Per governare al meglio tutte queste attività, dal 2007 ATM si è strutturata in un Gruppo formato da nove società guidate dalla Capogruppo ATM SpA.
