Nei processi strutturati tradizionali il workflow gestito dal software gestionale automatizza l’utente, ingabbiandolo in una serie di passi precodificati attivati via email che irrigidiscono il lavoro. Ma da oggi anche il workflow è cambiato.
Top Consult ha, infatti, progettato il nuovo WorkFlow Collaborativo, che consente all’utente di gestire in forma diversa anche il flusso dei documenti all’interno dei processi di lavoro, come ad esempio gli acquisti o le pratiche di vendita. «La possibilità di gestire in modo collaborativo i processi strutturati anche complessi, che coinvolgono più utenti e interagiscono con altri processi – afferma Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult –, consente di coniugare l’utilizzo delle regole aziendali e degli automatismi prefissati con la flessibilità e l’intuitività tipiche delle funzioni collaborative del sistema: niente email, ma gruppi di lavoro, bacheca e notifiche. Noi rimuoviamo la rigidità dei processi e facciamo diventare “collaborativo” il sistema, mantenendo gli automatismi pur mettendo al centro delle soluzioni l’’Utente Collaborativo’, sempre attivo, partecipe e informato, sia in ufficio che in mobilità».
La soluzione di TopMedia Social NED è progettata per lavorare in modo “smart” ed evoluto: un Designer Grafico definisce e visualizza azioni, regole e partecipanti; l’utente segue e interviene nel workflow attraverso la home page dei client Windows o Web, oltre che mediante una specifica App Mobile che gli permette di tenere sotto controllo gli ambienti collaborativi e i flussi in cui è coinvolto. Le funzioni di approvazione guidano l’utente nei vari passaggi in modo automatico, per bloccare o inoltrare un documento, navigare, firmare digitalmente tramite il Client Surfer o l’App Surfer Mobile.
Il controllo Workflow è invece il cruscotto di monitoraggio che consente all’utente di verificare in ogni momento, anche graficamente, lo stato di avanzamento dei processi strutturati in cui è coinvolto. Se l’utente è il manager responsabile del flusso, vede i passaggi che ha eseguito e, inoltre, tutti quelli delle persone che gli riferiscono; può controllare assenze e anomalie, redistribuire lavori o approvarli direttamente. Nel WorkFlow Collaborativo di Top Consult l’utente è sempre collegato, anche in mobilità, con i colleghi coinvolti negli stessi processi ed è quindi aggiornato in tempo reale; interagisce in modo attivo, non subisce i processi e ha sempre la visione d’insieme di quelli che lo riguardano. D’altra parte, il sistema collaborativo traccia e archivia tutto: notifiche, messaggi e annotazioni di ciascun utente, risposte e telefonate, interventi e attività con i relativi tempi e documenti associati.
Non occorre andare a cercare e portare dentro altri documenti o le email, perché qui tutto nasce già all’interno del workflow; si eliminano quindi le barriere presenti negli ERP con i relativi silos informativi a sé stanti. E inoltre anche il modo di lavorare è più sicuro: senza email si abbattono infatti i rischi di intrusioni, attacchi e malware.
