La fattura elettronica è solo una componente di una più ampia rivoluzione digitale che interessa in prima persona la PA ma coinvolge pesantemente anche le imprese, che subiscono un obbligo, e devono dotarsi di sistemi per la produzione e invio della fattura e per la sua archiviazione e conservazione.
Emettere fatture elettroniche alla PA comporta la loro conservazione digitale, con nuove regole tecniche non dissimili da quelle applicabili per la conservazione sostitutiva dei documenti analogici, che vengono trasformati in digitale mediante scansione.
«Certo, per le fatture la conservazione è un obbligo, per gli altri documenti solo una facoltà, ma adottare un approccio omogeneo, per gestire e conservare digitalmente tutte le fatture, non solo quelle per la PA, e gli altri documenti correlati, porta grandi vantaggi operativi. Infatti, avere documenti simili su diversi sistemi documentali o alcuni addirittura ancora nei faldoni, sarebbe più che un efficientamento, un rallentamento al lavoro quotidiano», afferma Giovanni Marrè, AD di it Consult. L’opportunità dunque è quella di trasformare un onere burocratico, potenzialmente molto costoso sul piano organizzativo, in occasione di miglioramento.
Da un lato, utilizzare soluzioni come josh Archive!, che gestiscono e associano in fascicoli i diversi documenti collegati, ad esempio, a un ordine, trasforma l’obbligo della fattura PA da una incombenza, talvolta gestita come eccezione, in una occasione per semplifi care e velocizzare non solo la consegna, ma anche tutte quelle altrimenti costose operazioni di ricerca, verifi ca e prelievo del documento (per richieste di pagamento, contestazioni, liquidazioni etc..).
Dall’altro lato, l’emissione di una fattura alla PA è un processo articolato, con diverse fasi, a partire dalla generazione nell’ERP, fino alla consegna via PEC allo SdI, passando per la firma digitale. Allora l’utilizzo di josh, lo strumento con cui è possibile disegnare i processi – come fossero diagrammi di flusso – coinvolgendo però le singole persone con attività da eseguire sul loro browser, aumenta la rapidità di emissione e la completezza delle informazioni disponibili. E, in generale, introduce una nuova modalità di gestione per processi che può estendersi non solo a quelli operativi come questo, ma anche a processi più strategici, come lo sviluppo di un nuovo prodotto, portando incrementi di efficienza consistenti e indicatori di performance che guidano gli ulteriori miglioramenti che questo approccio è in grado di innescare.
Dotarsi quindi di sistemi di archiviazione e conservazione documentale insieme a sistemi di gestione dei processi apporta benefici molto importanti, non solo per i risparmi diretti legati all’eliminazione della carta, ma soprattutto per la possibilità di digitalizzare i processi che davvero consente di “cambiare marcia”, di ottenere maggiori risultati economici con sforzi inferiori, proprio perché fa governare direttamente, senza intermediari, quei processi che consumano e producono informazioni, modificandoli in autonomia quando occorre.
