Innovazione a prova di futuro: adottare un ERP in Cloud, tra best practice e metodologie

Adottare un ERP in Cloud è un passo decisivo per le PMI che vogliono costruire una strategia capace di rispondere anche alle esigenze future di business. È stato questo il leit-motiv di Discovery Day 2023 (qui il primo reportage), l’evento organizzato da SAP in collaborazione con Allos | Part of Fiven per raccontare e mettere a fattor comune le opportunità che nascono dall’adozione di un ERP in Cloud con il supporto dei partner di business in grado di accompagnare il cambiamento anche delle realtà medio-piccole del panorama italiano.

Le 3 caratteristiche dell’ERP in Cloud di SAP

Velocità, aggiornamento, scalabilità: sono queste le tre caratteristiche che rendono le soluzioni SAP a portata di PMI.

Il fattore tempo è uno dei nodi centrali dei progetti di innovazione, soprattutto se si tratta di adottare nuovi modelli di business. È quello che accade, ad esempio, quando un’azienda decide di investire in un mercato diverso rispetto a quello in cui opera, ma anche quando si fanno acquisizioni o si investe in nuove startup: la velocità in questi casi è decisiva ed è fondamentale poter contare su una soluzione affidabile che sia già disponibile e pronta per l’uso.

«In SAP sappiamo quanto sia importante il fattore tempo – ha raccontato Antonella De Bari, Industry Customer Advisor, SAP Emea Sud -. SAP S/4HANA Cloud è una soluzione che si basa su una serie di best practice. È questo fa sì che i tempi di rilascio dei progetti ERP che i clienti intraprendono con i nostri partner siano ridotti. Le best practice sono degli scenari preconfigurati di processo per le differenti aree di business – dall’Amministrazione Finanza e Controllo agli Acquisti, alla Produzione, alle Vendite –, disponibili già all’accensione del sistema. Esistono casi in cui, approcciando solo un ambito, come quello amministrativo, l’implementazione dell’ERP in Cloud abbia richiesto appena 5 settimane. Quando un progetto coinvolge più aree, come i processi di acquisto, di vendita e il real estate, il tempo di go-live può salire a 5 mesi: è il caso di una società che opera nel mondo delle rinnovabili che si occupa della costruzione di impianti fotovoltaici».

Who's Who

Antonella De Bari

Industry Customer Advisor di SAP Emea Sud

E come ha sottolineato Francesco Carrabba, SAP S/4HANA Practice Director di Allos | Part of Fiven: «Il Cloud, in sostanza, consente di declinare il concetto di velocità in modi differenti in termini di: ottimizzazione, reattività e rapidità. La metodologia SAP Activate, basata su un approccio Agile, che noi di Allos abbiamo declinato, rappresenta uno dei pilastri fondamentali per ottenere questi risultati. Grazie alle best practice e agli scenari preconfigurati possiamo dedicarci al processo di Change Management».

Who's Who

Francesco Carrabba

SAP S/4HANA Practice Director di Allos | Part of Fiven

Per essere davvero “a prova di futuro”, però, una soluzione ERP in Cloud deve essere costantemente aggiornata: «SAP prevede due release di nuove funzionalità annuali, ma ci sono anche aggiornamenti mensili della soluzione, che permettono di renderla compliant con i requisiti civilisco-fiscali nei vari Paesi dove è stata adottata. Questo è un grande vantaggio per le organizzazioni: da un lato non incorrono nel rischio di obsolescenza della tecnologia che rimane capace di integrarsi con le novità che si affacciano sul mercato, e dall’altro sono sicure di essere sempre in linea con le normative che cambiano».

Come anticipato, uno dei punti di forza delle soluzioni Cloud di SAP è la scalabilità, che consente anche di supportare l’adozione di nuovi modelli di business quando si decide di investire su nuove società, subsidiary, affiliate, startup. «Il caso esemplare è quello di un’azienda del mondo Oli&Gas che è entrata nel mercato delle colonnine elettriche per la ricarica delle auto ibride ed elettriche, un comparto di business completamente diverso rispetto a quello di partenza. In questo caso qual è il beneficio di una soluzione in Cloud? Utilizzare lo stesso modello dati e avere delle integrazioni native fra i due gestionali per garantire la comunicabilità», ha raccontato la Manager.

«Le nostre aziende fronteggiano la sfida/necessità della diversificazione – ha fatto eco Carrabba -. In un mercato in continua evoluzione si trovano ad affrontare l’implementazione di nuovi modelli di business e la crescita dimensionale, sia sul mercato nazionale che internazionale. Fattore critico di successo è anche disporre di una soluzione che risponda ai requisiti attuali assicurando scalabilità costante. SAP S/4HANA Cloud è la risposta a queste esigenze: la disponibilità di 51 localizzazioni e i modelli di implementazioni basati su Best Practices e Industry Solutions permettono, infatti, di replicare in modo più agevole rispetto al passato i progetti in differenti contesti. Un esempio è quello del two tier ERP che consiste nell’implementare la soluzione S/4HANA Cloud public edition presso le filiali mantenendo nell’HQ la soluzione S/4. Il vantaggio è di dotarsi di un’unica suite applicativa, organica all’interno dei sistemi aziendali, che non richieda costi per ampliamento delle risorse tecniche, o per la revisione dei processi e la formazione degli utenti».

«E garantisce autonomia. Se si ha un modello di business diverso rispetto alla Capogruppo è, infatti, possibile gestire in maniera molto più autonoma i processi, si può bilanciare l’utilizzo della soluzione più complessa adottata a livello centrale», ha ribadito Antonella De Bari.

La metodologia di Allos per portare il cambiamento tecnologico in azienda

Ma quando si sceglie di intraprendere un percorso di innovazione non è sufficiente scegliere la tecnologia giusta, per renderlo efficace si deve accompagnare l’organizzazione passo dopo passo. È questo che fa Allos, a partire dalla fase di “discover”, quando il cliente ancora non ha scelto la soluzione.

«Seguiamo un modello improntato sul Change Management – ha sottolineato Carrabba –. Nelle battute iniziali cerchiamo di capire, interfacciandoci con il cliente, come si possono calare nella sua realtà le best practice di SAP. È proprio partendo da questo patrimonio che individuiamo quali soluzioni sono applicabili allo scenario con cui ci stiamo approcciando. Si tratta di un passaggio centrale perché ci consente da una parte di individuare i tratti distintivi dell’azienda, quello che la differenzia da un’altra, pur all’interno dello stesso settore: spesso si tratta di caratteristiche che creano un vantaggio competitivo che va mantenuto. Questo diventa poi il filo conduttore durante tutta la fase progettuale: con una logica di implementazione “fit to industry” rispondiamo ai requisiti dell’azienda sia attraverso l’implementazione delle best practice sia con l’arricchimento dello standard ERP con la Business Technology Platform di SAP e l’offerta di LoB (Line of Business)».

Un approccio di questo tipo porta benefici in termini di ottimizzazione dei processi aziendali, dei tempi e dei costi. «Il progetto consiste in iterazioni e interazioni che portano a una focalizzazione sui fattori di differenziazione dell’azienda sul mercato e alla realizzazione di un modello in cui si riduce l’effort delle attività a minore valore aggiunto, aumentano la reattività ad affrontare i cambiamenti, anticipandoli. L’approccio Agile e le best practices si riflettono anche sulla rapidità di introduzione della tecnologia con conseguente riduzione degli investimenti richiesti, assicurando contestualmente la qualità dei processi implementati. È questa la caratteristica del modello Agile che Allos ha declinato: l’obiettivo è massimizzare quello che SAP mette a disposizione. Le best practices sono il tratto distintivo di SAP nel mondo ERP e coprono l’80-90% dei processi aziendali».

A seguire c’è il post avvio che Allos porta avanti con un approccio “partnership oriented”: «Accompagniamo il cliente in tutte le fasi per tenere il passo con le innovazioni e gli aggiornamenti di SAP, annuali o mensili. Lo facciamo mettendo a disposizione il nostro modello: operativamente realizziamo incontri periodici con i clienti per informarli sulle novità e abbiamo una struttura di Application Management con cui supportiamo gli utenti nel day by day per garantire la migliore esperienza con il sistema. E poi c’è un’Academy per formare le persone: è questo uno dei nodi centrali quando si intraprendono questi progetti. Parlando con i clienti emerge, infatti, la scarsa disponibilità di risorse con competenze e con skill adeguate: ecco perché la nostra Academy, parallelamente alle skill progettuali e all’approccio progettuale al sistema, fornisce le competenze per gestire la fase di implementazione e poi la fase di manutenzione», ha concluso Carrabba.