La digitalizzazione offre alle aziende un importante strumento per migliorare l’efficienza operativa con vantaggi in termini di sostenibilità e Customer Experience, due imperativi strategici per competere.
La Digital Transformation, grazie a tecnologie come automazione, Internet of things, Intelligenza Artificiale e analisi dei dati, può infatti portare all’ottimizzazione delle risorse, alla riduzione dei costi e dei tempi di esecuzione, all’aumento della produttività e al miglioramento dell’offerta e dell’esperienza finale.
Queste nuove prassi sono entrate nel modo di operare di molte imprese globali, come dimostra il Technology Proficiency Report preparato annualmente da Thoughtworks. Più di due terzi delle aziende si descrivono come “tecnologicamente avanzate”, visto che fanno pieno uso delle nuove tecnologie nelle loro Operations, sia rivolte all’attività interna che alle relazioni con i clienti, per allargare il mercato, aumentare la redditività, gestire sistemi efficienti e attirare i migliori talenti.
Ma, per centrare l’obiettivo dell’efficienza operativa, non bastano le tecnologie: occorre adottare un approccio strategico e sistematico.
Ancora oggi si possono prendere come base di partenza i principi del Lean management inaugurato da Toyota decenni fa, che puntava a creare un ambiente in cui vengono generati solo prodotti o servizi di valore, senza sprechi o inutili sovraccarichi.
Avere i leader e i dipendenti allineati su prassi e obiettivi è un’ulteriore chiave per il successo: la formazione continua, accanto agli strumenti tecnologici e alla strategia, completa il quadro delle azioni utili per rendere l’impresa efficiente.
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Che cosa si intende per efficienza operativa
L’efficienza operativa in azienda si riferisce alla capacità di un’organizzazione di svolgere le sue attività e processi in modo da massimizzare l’utilizzo delle risorse disponibili (personale, materiali, budget…) e ottenere i migliori risultati possibili.
È, in senso lato, una metrica che confronta il profitto di un’azienda con il costo necessario per realizzare quel profitto. Più specificamente, l’efficienza operativa confronta l’input necessario per sostenere un’organizzazione, inclusi costi, dipendenti e tempo, con l’output ottenuto, ovvero le entrate, la differenziazione sul mercato, l’acquisizione e la fidelizzazione dei clienti.
Migliorando l’efficienza e l’innovazione, le aziende sono più competitive e sostenibili.
Una delle prime aziende ad adottare un insieme strutturato di principi per ottenere maggiore efficienza operativa è stata Toyota con la filosofia del Lean Management.
I principi sono: eliminazione degli sprechi; orientamento al cliente; miglioramento continuo; coinvolgimento dei dipendenti. Il Lean Management prevede anche la “gestione visuale”, ovvero l’uso di strumenti visivi, come cartellini colorati e lavagne di controllo, per rendere le informazioni chiare, accessibili e comprensibili a tutti i membri del team, facilitando la comunicazione e la gestione delle attività.
Come migliorare i processi aziendali: dall’automazione alle competenze
Per ottenere un miglioramento in termini di efficienza si può partire dall’analisi dei processi esistenti per identificare inefficienze e aree di miglioramento. Alcune azioni possono essere:
- Semplificazione e standardizzazione dei processi, eliminando attività non necessarie o ridondanti.
- Automazione dei compiti ripetitivi mediante l’utilizzo di strumenti tecnologici e software.
- KPI: sistemi di monitoraggio e valutazione per misurare le performance e apportare correzioni tempestive.
- Formazione del personale per migliorare le competenze e la conoscenza dei processi.
- Co-progettazione dei processi insieme ai dipendenti per sfruttare le loro conoscenze ed esperienze.
- Cultura del miglioramento continuo, incoraggiando l’innovazione e l’adozione di nuove idee.
- Supply Chain Collaboration: collaborazione con i fornitori e i partner per ottimizzare la catena di approvvigionamento e le relazioni commerciali.
- Servizi self-service per il cliente per migliorare la Customer Experience. Le aziende possono diventare più efficienti fornendo ai clienti la possibilità di accedere a servizi self-service, come l’acquisto online, l’assistenza e il supporto automatizzati e la tracciabilità degli ordini. Ciò riduce il carico di lavoro sul personale e consente ai clienti di ottenere assistenza o informazioni in modo più rapido ed efficiente.
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L’efficienza energetica
L’uso sostenibile delle risorse energetiche è parte integrante delle strategie per l’efficienza operativa. Si tratta di adottare un mix di tecnologie (come i software di Energy Management) e buone pratiche (dal comportamento dei singoli addetti all’adozione dello Smart Working) per minimizzazione l’uso di energia necessaria all’azienda e aumentare il ricorso a fonti rinnovabili – che migliorano il posizionamento dell’azienda sugli obiettivi ESG.
Alcuni tra i metodi ad alta efficienza più diffusi sono il riuso di imballaggi o forniture durevoli al posto delle alternative usa e getta; il ricorso a risorse energetiche rinnovabili; l’utilizzo di sistemi IT e apparati di ultima generazione e l’audit energetico.
Il ruolo della digitalizzazione
La digitalizzazione interviene in numerose fasi dei progetti per aumentare l’efficienza operativa, perché permette di attuare in modo più accurato e veloce le strategie che creano efficienza.
È il caso dell’automazione dei processi, che include strumenti di complessità diversa. Si può partire dall’implementazione di software per la gestione documentale digitale e da piattaforme di collaborazione e di condivisione delle informazioni, che aumentano l’efficienza operativa, favorendo la collaborazione tra i membri del team e riducendo il tempo dedicato alla ricerca di documenti.
Fondamentali anche il CRM (Customer Relationship Management) e l’ERP (Enterprise Resource Planning). Ci sono poi sistemi avanzati di BPM (Business Process Management) e RPA (Robotic Process Automation), che aiutano a semplificare e velocizzare le operazioni e ridurre il tasso di errore. Su questi si possono innestare i software di Process Mining, che riescono a migliorare ulteriormente l’efficienza analizzando i dati dei sistemi di business e evidenziando con quale priorità vanno automatizzati i processi in base all’impatto e al ritorno sull’investimento (ROI).
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Due tecnologie chiave: Data Analytics e IoT
Per tenere traccia dei progetti di efficientamento e migliorare i risultati nel tempo sono preziosi gli strumenti per l’analisi dei dati e reporting. L’utilizzo di software di Business intelligence consente di ottenere informazioni approfondite sulle performance aziendali, identificare tendenze, individuare punti di forza e debolezza e prendere decisioni basate sui dati per migliorare i processi.
L’uso di IoT e sensori è un’altra tecnologia alla base dell’efficienza operativa. I sistemi di tracciamento e controllo basati sulla tecnologia consentono, infatti, alle aziende di tenere traccia delle performance operative in tempo reale.
Attraverso l’utilizzo di sensori, dispositivi connessi a Internet e software di monitoraggio, è possibile rilevare anomalie, identificare problemi e prendere provvedimenti immediati per migliorare l’efficienza e prevenire situazioni critiche.
Come misurare l’efficienza operativa: alcuni KPI
Ci sono diversi KPI (Key Performance Indicator) che possono essere utilizzati per misurare l’efficienza operativa di un’azienda. Alcuni esempi comuni sono:
Tempo di ciclo. Misura il tempo richiesto per completare un processo o un’attività specifica.
- Utilizzo delle risorse, come macchinari, attrezzature, personale.
- Costo per unità di prodotto.
- Percentuale di scarti o difetti.
- Produttività del lavoro.
- Percentuale di attività completate nel tempo previsto.
- Tempo di attesa o di ciclo per cliente, ovvero il tempo che un cliente impiega per ottenere un prodotto o un servizio, dalla richiesta all’adempimento.
- Percentuale di aderenza al piano di produzione.
Esempi di iniziative di successo
Da diversi anni le aziende, a partire dalle più grandi, sono impegnate nell’adozione di tecnologie per l’efficienza dei loro processi.
Alcuni esempi di scala globale sono i robot nei magazzini di Amazon, i droni per le consegne UPS o la sicurezza nelle fabbriche Ford. L’AI per il controllo qualità nelle fabbriche e il posizionamento delle merci nei porti smart – si fa anche in Italia, per esempio a Bari, Genova e altre città.
In Italia e nel settore del banking un esempio di come si può aumentare l’efficienza operativa è quello di Intesa Sanpaolo con il lancio di Isybank. La banca digitale è espressione di un nuovo modello di servizio alla clientela e della strategia di sviluppo digitale di Intesa Sanpaolo.
Un altro caso è quello della multinazionale del pharma Bayer, che ha migliorato la sua agilità e efficienza operativa con una soluzione di Enterprise Content Management in Cloud che gestisce l’onboarding dei partner e il monitoraggio delle transazioni.
I possibili esempi sono molto più numerosi, ma in ogni caso l’elemento chiave per tutti è il piano strategico: attuare le iniziative per l’efficienza operativa sulla base di un’analisi ragionata delle esigenze e priorità e inserirle in un programma ad ampio respiro, che include la formazione delle persone, evitando azioni isolate che sono, per definizione, contrarie all’efficienza.
